Qué es el control financiero

El control financiero es una actividad que realiza el departamento de finanzas de las empresas. Esta actividad consiste en supervisar y vigilar el estado de las finanzas de la compañía, especialmente a la hora de asegurarse de que no se produce déficit entre los gastos y los ingresos. Pero antes de poner en marcha un buen control financiero es esencial comprender bien este concepto, así sobre quién debe encargarse y cómo se implementa en una empresa. Sigue leyendo para descubrir todo sobre el control financiero.

Definición de control financiero

El control financiero es una de las actividades más importantes y esenciales en el seno del departamento financiero de una empresa, ya que sirve para controlar las cuentas y conocer en qué estado se encuentran los gastos y los ingresos. Aporta información de la empresa, pero también constituye la base de cualquier acción o cambio financiero que se quiera llevar a cabo. Es un punto de referencia fundamental para mantener un correcto equilibrio presupuestario.

En otras palabras, el control financiero es el estudio y análisis de los resultados de una empresa, vistos desde diferentes perspectivas. Hay que comparar los objetivos con los planes y los programas empresariales, tanto a corto como a largo plazo.

Estos análisis necesitan de una serie de procesos de control y ajustes para comprobar que se están siguiendo de manera efectiva los planes de negocio que la empresa desarrolló. Así, estos planes podrán modificarse en caso de irregularidades, desviaciones o cambios imprevistos.

El control financiero debe entenderse también como un instrumento de diagnóstico para detectar y comunicar a otros departamentos de la empresa posibles errores, desajustes o desviaciones del plan económico general, y a partir de ahí, tomar las medidas pertinentes.

Cuáles son los retos de un buen control financiero

Entre los objetivos principales del control financiero se pueden destacar:

• Comprobación: el control financiero sirve para confirmar y comprobar que todo funciona según las líneas establecidas, y que no hay alteraciones considerables en las finanzas de la empresa, cumpliéndose los objetivos presupuestarios marcados. Así, la empresa gana en seguridad y confianza.
• Detección de errores: cuando se produce un desajuste en las finanzas de una empresa, se ponen en peligro los propósitos principales de la misma, y esto puede hacer que se pierda una ventaja esencial frente a la competencia, pudiendo incluso verse comprometida la supervivencia de la entidad. Por eso, detectar errores en las finanzas a tiempo es absolutamente esencial.
• Prevenir: el diagnóstico de posibles problemas detectados gracias a un buen control financiero sirve para sustituir ciertas medidas (compras, ventas, gastos…) por otras de prevención.
• Comunicación y motivación: conocer en tiempo real la situación de la empresa, con sus problemas, errores y aciertos, trae consigo una mejor comunicación de los empleados. Tener una buena salud financiera ayuda a que los trabajadores estén más motivados para seguir en esa línea o mejorar los aspectos necesarios.
• Actuación: los diagnósticos de la situación financiera sirven también para realizar acciones concretas que permitan reconducir una situación negativa, gracias a contar con la información real, concreta y detallada proporcionada por un buen control financiero.

Sobre quién recae esta misión

De manera general, los directores administrativos financieros de las empresas son los responsables de diseñar y controlar las estrategias financieras, así como de coordinar todo lo relacionado con la contabilidad, el mantenimiento y la optimización de los recursos económicos.

Sin duda, la mayor preocupación para ellos es el mantenimiento de las finanzas del día a día. Esto conlleva una gran responsabilidad, ya que cualquier mala decisión puede desencadenar consecuencias muy graves. Todo responsable debe saber como reducir, gestionar y optimizar los gastos de una empresa gracias a un control financiero exhaustivo. Con una buena estrategia, se pueden maximizar los beneficios, reducir desequilibrios y los costes de gestión.

Por eso es esencial que los directores administrativos estén a cargo de un buen control financiero.

Cómo implementar una estrategia de control

Aunque el control financiero no tiene una única metodología, es cierto que todas las empresas deben seguir una serie de pasos comunes a la hora de implementar el control financiero.

El primer paso consiste en realizar los presupuestos. Es la herramienta principal que usan los departamentos contables para realizar el control financiero. A partir de estos presupuestos, la empresa puede conocer su balance de gastos e ingresos, teniendo así un documento en el que encontrar la estrategia principal y sobre el que se basarán las medidas posteriores, Además, debe realizarse un análisis de la situación, fiable, exhaustivo y detallado en varias áreas de la empresa: tesorería, rentabilidad, ventas, etc.

Tras analizar la situación, deben establecerse una serie de indicadores a través de los cuales se puedan elaborar pronósticos y simulaciones de diferentes contextos y escenarios que puedan pasar en la empresa. Estas acciones simuladas son esenciales para tomar decisiones en aspectos como inversiones, rentabilidad, cambios de sistemas…

Los parámetros o indicadores más importantes que deben considerarse y que son claves para los resultados son:

• Rendimiento de los beneficios
• Posición en el mercado
• Productividad
• Situación fiscal
• Situación de activo, pasivo y patrimonio neto
• Pérdidas y ganancias
• Inversiones y amortizaciones
• Cash Flow
• Análisis de los desequilibrios

Una vez establecidos estos indicadores, los estados financieros básicos son los documentos que la empresa debe crear para preparar un ejercicio contable. Los documentos más importantes son:

• Balance general: informe detallado de la situación patrimonial de la empresa en un momento concreto. El balance debe cuadrar, el total del activo debe coincidir con la suma del pasivo más el patrimonio neto.
• Estado de resultados: el resumen de las operaciones empresariales de un periodo concreto. Para saber si una compañía es rentable y si cumple con los objetivos financieros marcados, se deben restar los ingresos de los gastos.
• Flujo de efectivo: este documento muestra las variaciones y movimientos de efectivos en un momento determinado, para averiguar si la empresa necesita o no liquidez.

Para que el control financiero sea útil y efectivo, deben tomarse medidas o decisiones adecuadas para conducir la contabilidad de la empresa hacia los objetivos fijados al principio. Es lo que se conoce como “corrección de los desequilibrios”.

Se deben llevar a cabo también análisis financieros para conocer el éxito que puede tener una posible acción. Permiten conocer la situación de la empresa tanto a largo como a corto plazo, así como la rentabilidad de acciones y proyectos que la empresa esté ejecutando o vaya a ejecutar.

Expensya, una solución para optimizar el control financiero

Si algo tenemos claro es que un buen control financiero es una herramienta segura del éxito de la empresa. Es importante apoyarse en herramientas digitales que nos ayuden con el control y hagan el trabajo más simple.

Una solución para digitalizar el control de gastos facilita la gestión del efectivo y los presupuestos de cada departamento, simplifica la transferencia y la validación, acelera el reembolso y, por último, protege el medio ambiente limitando el uso del papel.

Y aquí es donde aparece Expensya, software de gestión de gastos que ayuda a controlar todos los movimientos de dinero que se hagan en las cuentas de la empresa. No dudes en pedir una prueba gratuita de 30 días o asiste a una demo para saber cómo funciona y qué ventajas puede aportar a tu empresa.