Vivimos en una época marcada por la innovación donde los avances tecnológicos son cada vez más prometedores. En ese contexto, la gestión de los gastos profesionales, que en las empresas solía considerarse una de las tareas más ingratas, hoy en día puede realizarse de una forma sencilla y fluida gracias a un excelente sistema, el denominado reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Todo sobre la tecnología OCR
En la actualidad, numerosas aplicaciones utilizan el reconocimiento óptico de caracteres en distintos campos, por ejemplo el de las finanzas. Las soluciones que aporta esta tecnología responden a algunas de las necesidades expresadas por diversos sectores, donde la entrada y el archivo de datos pueden llegar a convertirse en una auténtica tortura diaria.
En este artículo, analizaremos juntos qué es el reconocimiento óptico de caracteres y qué es lo que aporta.
¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres?
El reconocimiento óptico de caracteres u OCR (en inglés, optical character recognition) puede definirse simplemente como un software de reconocimiento de texto que, mediante un simple escaneado, extrae el contenido de la imagen generada y lo transforma en cadenas de caracteres que se pueden guardar en un formato utilizable por los procesadores de texto. En otras palabras, se trata de un procedimiento que permite llevar a cabo un reconocimiento alfanumérico completo de los caracteres impresos o manuscritos para después almacenarlos en forma de datos.
Para reconocer los caracteres, el software observa y examina la imagen pixel a pixel, en busca de formas que posean las características de los caracteres. Según el nivel de complejidad o el grado de desarrollo del software, buscará correspondencias con los caracteres y las fuentes disponibles en el propio programa o tratará de identificar los caracteres analizando sus características.
La tecnología OCR permite analizar las diferentes partes del documento (bloques de texto, imágenes, cuadros, etc.), examinar los espacios en blanco y descomponer el texto en líneas, palabras y caracteres.
¿Qué ventajas ofrece la tecnología OCR?
El nacimiento de esta nueva tecnología ha facilitado la labor cotidiana de muchos profesionales, como por ejemplo los del sector de la contabilidad. Permite a los usuarios extraer la información de forma rápida y precisa, convertirla en un formato digital y disfrutar de una gestión documental eficaz, segura y flexible.
Para ilustrar las aportaciones de las herramientas de reconocimiento inteligente, a continuación presentamos algunas de las ventajas que ofrecen:
• Ahorro de tiempo
La entrada de datos en un sistema informático para su utilización en otros procesos es una tarea extremadamente penosa que exige una gran cantidad de tiempo. Gracias a la automatización de ese tipo de trabajo, ese tiempo puede emplearse en tareas más útiles.
• Documentos modificables
Como hemos señalado más arriba, cualquier documento de texto, incluso cuando se presenta en forma de imagen, puede convertirse en un documento editable gracias a un software OCR. El sistema también permite buscar palabras clave en el texto y comparar documentos.
• Aumento de la productividad y de la calidad del servicio
Al incrementar la velocidad de tratamiento de la información y eliminar la posibilidad de que se cometan errores al introducir los datos en el sistema, la productividad mejora y, por consiguiente, también el servicio prestado a los clientes.
• Rápido rendimiento de la inversión
Este tipo de solución puede implementarse con gran rapidez y su mantenimiento es sencillo, por lo que el rendimiento de la inversión es muy rápido.
• Eliminar los archivos físicos
Los sistemas de OCR ofrecen archivos de documentos digitalizados y estandarizados con información accesible. Por lo tanto, además de disfrutar de un sistema de archivo más eficaz, el espacio dedicado al almacenamiento de los documentos físicos se reduce considerablemente.
• Tratamiento programable
El tratamiento de los documentos puede realizarse de forma manual en cualquier momento, pero también puede automatizarse y programarse por lotes de archivos.
• Eliminación de la información confidencial
Al permitir la edición de los documentos, sobre todo en el caso de los archivos PDF, se puede eliminar la información confidencial y otros «datos ocultos» como los metadatos, los comentarios, las capas de texto, los marcadores, etc.
• Accesibilidad para las personas con discapacidad auditiva o visual
El reconocimiento óptico de caracteres facilita el acceso a los documentos a las personas que presentan una discapacidad auditiva o visual.
¿Cuáles son las funcionalidades de un software OCR?
Cuando queremos copiar el texto de una imagen e importarlo a un procesador de texto, nuestro primer reflejo suele ser transcribir el texto en el ordenador. Sin embargo, transcribir el contenido de un documento a cuyos datos no podemos acceder directamente, ya esté en papel o en formato digital, puede ser una tarea muy trabajosa.
Gracias al desarrollo y a la actualización de las aplicaciones de reconocimiento digital, ahora podemos digitalizar todos los documentos que queramos en formato de texto con un alto grado de precisión, para poder trabajar con ellos como si fueran archivos de texto.
Para que te hagas una idea, estas son algunas de las funcionalidades de ese tipo de software
• Reconocimiento fiable de los caracteres: resultados precisos y rápidos, y algunas soluciones son capaces de reconocer hasta 200 idiomas diferentes.
• Compatibilidad con una amplia gama de formatos: Excel, Word, PDF, OpenDocument Text, PowerPoint, HTML y otros formatos.
• Reconocimiento de los códigos de barras y de las fuentes clásicas
• Separación de los documentos: separa de forma automática los documentos teniendo en cuenta el número de páginas, las páginas vírgenes, los códigos de barras o reglas programadas.
• Integración con otros sistemas
Las recomendaciones técnicas relativas a la tecnología OCR se refieren principalmente a la resolución mínima de la imagen digital ya que, como hemos comentado, constituye un factor determinante para obtener un resultado satisfactorio. Cuanto mayor sea la resolución de digitalización, mayor será la precisión del OCR.
Expensya, una solución que permite aplicar el reconocimiento óptico de caracteres a los documentos financieros
La tecnología OCR+ de Expensya es mucho más avanzada y precisa que todo lo que ya puedas conocer. No solo se limita a reconocer en pocos segundos los datos pertinentes de una factura (importe, IVA múltiple, fecha, categoría, medio de pago, moneda, etc.), también es capaz de recuperar las facturas del usuario, leer facturas en correos electrónicos, introducir en masa decenas de facturas e incluso buscar datos de nivel 3 (tasa turística, diferencia mediodía/noche, etc.). Para ello, se basa en las palabras clave que contienen los recibos.
Una revelación para las empresas y sus trabajadores, ya que supone un ahorro mucho mayor de tiempo y de dinero. Visita el sitio de Expensya para disfrutar plenamente de la solución y de las ventajas del reconocimiento óptico de caracteres durante 30 días sin ningún compromiso.
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