Qué es la digitalización de documentos contables

La digitalización de documentos ha llegado a las empresas para quedarse. Se acabaron las montañas de papeles, las miles de carpetas llenas de documentación y el buscar durante horas un justificante porque no sabes dónde lo guardaste. Gracias a la digitalización las empresas ganan tiempo, espacio y efectividad. Pero ¿sabes cómo se digitalizan los documentos? ¿tienen la misma validez que la copia en papel? ¿cuáles son las ventajas?

En este artículo encontrarás todas las respuestas a las dudas que puedan surgir en torno a la digitalización de documentos contables.

Qué es la digitalización de documentos contables

La digitalización de documentos es un proceso que permite convertir un documento en papel a una imagen en formato digital gracias a una aplicación de escáner. Es decir, pasar todos los documentos en formato físico a un formato digital. Sin duda, este proceso supone una ventaja para las empresas, ya que además de ahorrar una gran cantidad de espacio, hace que la información sea accesible para todos los empleados.

A veces, cuando una empresa quiere digitalizar todos los documentos contables con los que cuentan, piensan que eso va a llevar una gran cantidad de tiempo, teniendo que pasar de manera manual todos los documentos por un escáner. Pero hoy en día, existen programas con gran potencia que permiten aumentar el número de páginas escaneadas por minuto.

Es importante también que la empresa decida antes de comenzar el proceso si las herramientas de digitalización serán adquiridas o alquiladas. Esta decisión debe tomarse en cuenta dependiendo de las necesidades de la empresa, del número de documentos contables a digitalizar, si hay personal para realizar el proceso, la disponibilidad, etc.

El proceso:

En general, las etapas con las que debe contar el proceso de digitalización son las siguientes:

• Reunir toda la información a digitalizar. A pesar de que puede ser la parte que más tiempo conlleve en la empresa, es esencial decidir cuáles son los documentos que deben estar en formato digital.
• Escanear la documentación para pasarla a formato digital. La capacidad del escáner es la que decidirá la cantidad de tiempo que se destinará a esta tarea.
• Pasar los documentos por una herramienta OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), con la que transformar las imágenes en páginas de texto. Esto permite crear documentos de texto en los que se puede trabajar y editar una vez que ya estén digitalizados.
• Almacenar la información. Este paso es esencial, ya que mejora el acceso a la información para todos los departamentos d de empresa.

Tras tener toda la información en formato digital, las empresas deben decidir si se destruye el papel o si bien es información sensible que merece ser mantenida. Según la ley, la documentación importante de una empresa (los justificantes y facturas, por ejemplo), deben conservarse durante 6 años a contar a partir del último asiento contable. Si los documentos en formato digital tienen validez original, las empresas pueden deshacerse del formato papel.

Otro paso esencial es realizar copias de seguridad de los documentos digitales para facilitar el acceso a la información en el caso de que se dañe o pierda el archivo digital.

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Digitalización certificada

Este ha sido uno de los mayores avances para todas las empresas actuales. La digitalización certificada es un proceso por el cual un documento digital pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial.

Las empresas pueden digitalizar su documentación (facturas, recibos…) de manera certificada solo a través de los softwares homologados por la Agencia Tributaria, según la Ley 37/1991, 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Así se garantiza que la copia que ha sido digitalizada a través de un software homologado tiene la misma validez legal que el original ante cualquier organismo oficial que solicite el documento gracias a la firma digital.

La legislación habla de plazos, normas y excepciones diferentes en función de si se trata de documentos contables o fiscales, pero no diferencia entre formatos, siempre que las copias tengan valor legar.

Cuáles son los documentos relativos a la contabilidad

Con los avances tecnológicos con los que contamos actualmente, si una empresa no tiene sus documentos en formato digital está por detrás de las demás. Y es que sin duda es una ventaja competitiva tener toda la información a mano y en solo unos segundos.

Un documento contable es un documento mercantil que acredita una operación. El tipo más habitual de documento contable es la factura, pero existen más como los comprobantes externos y los internos.

Ejemplos de documentos contables externos (que proceden del exterior de la empresa):

• Facturas de pagos y cobros
• Extractos bancarios
• Notas de envío y cartas comerciales
• Comprobantes postales
• Tiques de restauración
• Declaraciones de impuestos
• Recibos

Ejemplos de documentos contables internos (se emiten en la empresa):

• Listas de salarios y sueldos
• Comprobantes de salida de mercancías
• Copias de facturas de pagos
• Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
• Justificantes de devoluciones o cambios
• Recibos de caja o comprobantes de ingreso
• Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Aunque la documentación deba conservase en papel o en formato digital, también se ha de anotar en los libros de registro con todos los datos: el número y la serie de la factura o el recibo, la fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones si es diferente, el nombre y los apellidos, la razón social o denominación completa, el número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

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Ventajas de la digitalización contable

Sin duda, la digitalización de documentos contables no solo trae consigo ahorro de espacio, sino también mayor eficiencia y productividad. Estas son algunas de las ventajas que conlleva transformar la documentación a formato digital:

• Ahorro de espacio, tiempo y dinero
• Mejor gestión de registros
• Documentación accesible
• Protección y seguridad
• Colaboración con el medio ambiente
• Mayor eficiencia d ellos empleados
• Ayuda en la toma de decisiones

La solución Expensya te acompaña en la digitalización de documentos

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