Qué es la refacturación de gastos y cómo gestionarla

En una empresa se incurre en diferentes tipos de gastos. Además de los servicios o las ventas que una empresa factura a sus clientes, también existen gastos que la empresa incurre en su nombre y luego los recupera refacturándolos a los clientes. Este es el proceso de la refacturación de gastos, que puede parecer un poco complejo si no se conocen todos los entresijos.

Es por eso que en este artículo vamos a desglosar la refacturación, sus etapas y cómo se computa el IVA en estos casos. ¡Este artículo es para ti!

Qué es una nota de gastos

Para comprender todos los puntos de este artículo, vamos a comenzar por el principio: qué es una nota de gastos.

Una nota de gastos es un documento que refleja los gastos asumidos por un trabajador durante el desempeño de su actividad profesional y que debe presentarse a la empresa, ya sea en formato papel o digital.

En ocasiones, las empresas no pagan estos gastos por adelanto, y son los empleados los que deben poner el dinero de su propio bolsillo para luego recibir el reembolso por parte de la contabilidad de la empresa.

Los datos necesarios para que una nota de gastos se considere válida son: el nombre del proveedor, el concepto del gasto, el importe total y la fecha de la transacción. Algunas empresas pueden requerir más información para llevar un control más preciso.

Para que una nota de gastos sea válida, deben cumplir una serie de condiciones:

• El gasto debe estar vinculado directamente con la actividad económica de la empresa
• Todas las notas de gastos deben ir acompañadas de su justificante (recibo, factura…)
• El importe máximo debe respetar la política de gastos de la empresa

Las compensaciones de gastos relacionados con el trabajo se encuentran excluidas de la base de cotización a la Seguridad Social y exceptuadas del gravamen del IRPF siempre y cuando se cumplan las reglas y respeten los límites del artículo 9 del Reglamento del Impuesto.  Las empresas deben estar preparadas para una posible inspección, por lo que es esencial que conserven todos los justificantes y notas de gastos. La Agencia Tributaria es el organismo responsable de controlar el contenido de las notas de gastos y si la empresa no es capaz de justificar los gastos y su vinculación con la actividad económica de la empresa, Hacienda podría exigir su tributación.

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El principio de la refacturación de notas de gastos

Si una empresa presta servicios por cuenta de alguno de sus clientes, puede refacturar los gastos profesionales incurridos durante esta prestación, venta o prestación de servicios. Estos gastos, realizados por los empleados de la empresa que presta el servicio, se reembolsan a los empleados y se refacturan a los clientes.

Es decir, la refacturación de gastos consiste en el proceso por el que un gasto es realizado a un cliente, pero facturado a la empresa. La realización de diferentes misiones de clientes por parte de sus empleados puede dar lugar a diversos gastos profesionales, como gastos de alojamiento o alimentación y viajes. Estos gastos se resumen en una nota de gastos presentada por el empleado.

Es importante hacer una distinción entre refacturación de gastos y desembolsos.

• La refacturación o devolución de gastos es el proceso por el que la empresa proveedora de servicios incurre en gastos en su nombre y luego los recupera refacturando a la empresa cliente.
• Los desembolsos son gastos realizados por la empresa proveedora en nombre y por cuenta de la empresa cliente. En este caso, la factura se emite a nombre del cliente.

Los desembolsos están destinados a ser reembolsados, mientras que la refacturación de los gastos es consecuencia de un acuerdo o negociación entre el cliente y el proveedor de servicios.

El IVA en la refacturación

Si es el cliente el que se ha comprometido a correr con los gastos incurridos, hay que conocer y comprender las normas relativas a los impuestos en la refacturación de gastos.

El IVA aplicado en las notas de gastos refacturadas se calcula sobre el importe exacto de los gastos realizados. Este se utilizará como base, sin incluir los impuestos:

• Si el IVA de los gastos no es recuperable: la empresa vuelve a facturar al cliente los gastos incurridos sobre la base de su importe, incluyendo el IVA.
• Si el IVA es recuperable: la empresa factura al cliente los gastos incurridos sobre la base del importe antes de incluir los impuestos. El IVA se reclama según el proceso habitual.

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Las diferentes etapas de la refacturación de gastos

Cuando los empleados incurren en varios gastos durante el curso de su actividad profesional con clientes, la refacturación de los gastos puede convertirse en un verdadero reto.

Para proceder a la refacturación de gastos profesionales, la empresa puede:

• Incluir el importe en los gastos como accesorio de la factura de venta que se envía al cliente.
• Hacer una factura específica con el importe de la refacturación.

Los gastos refacturados siguen un tratamiento contable específico según su naturaleza. Este, es diferente del tratamiento contable de la venta o servicios.

Los gastos refacturados se registran en la cuenta 7 -708: “Ingresos de actividades auxiliares”. Esta cuenta es distinta del asiento contable de ventas o prestaciones de servicios, que normalmente se incluye en la cuenta 6, para evitar todo tipo de errores.

Vamos a intentar explicar la refacturación a través de un ejemplo para facilitar su comprensión: cómo contabilizar las devoluciones de gastos comerciales cuando la devolución se incluye en la factura de venta o servicio al cliente:

• Carga en la cuenta 411 “Clientes” el importe (incluido el IVA) que ha refacturado al cliente.
• Abona a la cuenta 708 (o a cualquier cuenta hija de la dedicada 708) “Ingresos de actividades auxiliares” el importe antes de impuestos
• Acredita la cuenta 44571 “impuesto sobre la producción” con el importe del impuesto sobre la producción.

Para la contabilización de los costes incurridos por la empresa antes de la refacturación, el asiento contable es el siguiente:

• Abona en la cuenta 401 (o en cualquier cuenta asociada a la 401) “Proveedores” el importe con impuestos incluidos de los gastos.
• Carga la cuenta de la clase 6 de gastos a refacturar con el importe sin impuestos.
• Carga en la cuenta 44566 “Impuesto sobre otros bienes y servicios” el importe del impuesto soportado.

La solución Expensya para acompañaros en este proceso

En ocasiones resulta difícil gestionar las notas y los informes de gastos, el reembolso de estos e incluso la refacturación de los gastos incurridos en determinadas situaciones. Sin embargo, existe una forma eficaz de abordar este problema. Una solución automatizada de gestión de gastos como Expensya pondrá fin a este proceso: con funcionalidades como la asignación de gastos a proyectos y la posibilidad de indicar si un gasto es facturable a los clientes o no, las personas implicadas en las asignaciones podrán compartir esta información directamente con la empresa. Al final de la cadena, puede exportar los gastos asignados a cada proyecto, o a cada cliente, para refacturar los en unos pocos clics.

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