Con el objetivo de mejorar sus resultados, son muchas las empresas que elaboran un mapa de procesos para entender la manera en la que funcionan. Si bien puede parecer una actividad fácil de llevar a cabo, crear un diagrama de este tipo implica conocer en detalle las tareas de cada departamento de la organización. Algo que, sin dudas, implica un desafío, pero también una gran oportunidad para crecer.
En este artículo te explicamos cómo llevar a cabo este ejercicio y los beneficios de tener esta imagen global de la empresa para tomar decisiones de negocio y optimizar resultados.
Mapa de procesos de una organización : definición y uso
Un mapa de procesos puede definirse como un gráfico gracias al cual puede tenerse una mirada integral sobre las actividades de una empresa. El mismo permite no solo entender en detalle cada proceso que se lleva a cabo en la organización, sino también la interrelación entre cada uno de ellos.
Este gráfico debe incluir:
- Procesos estratégicos
- Procesos clave (o también llamados operativos)
- Procesos de soporte (o también llamados de apoyo)
Dependiendo de la actividad que realice la empresa, el mapa de procesos variará. Por poner un ejemplo: mientras que en ciertas organizaciones las actividades que realiza el departamento de servicio al cliente pueden enmarcarse en lo que llamaríamos procesos de soporte, en otras, estas pueden ser parte de los procesos clave.
En otras palabras, cada organización debe, en función del producto o servicio que comercialice, armar su propio mapa de procesos.
¿Para qué sirve un mapa de procesos?
Un mapa de procesos sirve para entender mejor el funcionamiento de la organización y, a fin de cuentas, mejorar la calidad de producto o servicios ofrecidos. Como un diagrama de esta naturaleza muestra no solo el proceso en sí, sino también el impacto que los procedimientos tienen sobre otros procedimientos, puede decirse que el mapa de procesos también ofrece la posibilidad de optimizar la colaboración de los equipos.
Para que el mismo permita reflejar las actividades que realiza una empresa, es aconsejable que en su armado participen representantes de cada área. Nadie mejor que ellos para dar cuenta de la manera en la que se llevan a cabo las tareas en un sector.
Además, entre otros de los beneficios de un mapa de procesos podemos mencionar:
- Identificación de problemas ocultos. Gracias al mapeo de procesos es posible detectar en qué instancias o fases se producen fallas que pueden evitarse. Este es el primer paso para optimizar procesos que, a su vez, tienen incidencia en otros.
- Estandarización de procesos. En términos prácticos, una vez que el mapa de procesos está finalizado, también sirve para que los empleados de la organización lo tomen como una guía para llevar a cabo sus actividades de la manera más uniforme y eficiente posible, reduciendo el margen de error en la ejecución. Asimismo, un mapa de procesos puede convertirse en el punto de partida para formar a los nuevos colaboradores que ingresan en la organización.
¿Cómo hacer una cartografía de procesos?
Para realizar un mapa de procesos, es necesario empezar por determinar las entradas y salidas.
- La entrada puede definirse como la necesidad que tiene un cliente.
- La salida es todo aquello que la organización pueda hacer para satisfacer esta demanda.
Entre ambas, se encuentran todos los procesos (estratégicos, clave y de soporte) que deben llevarse a cabo para conseguir el objetivo. Dentro de cada uno de ellos, encontramos macroprocesos con procesos internos que deben ser pensados en secuencia.
Los procesos estratégicos, en líneas generales, son aquellos que engloban al funcionamiento de toda la empresa y son a largo plazo. En general, son realizados por la dirección. Los mismos se realizan teniendo en cuenta los objetivos generales de la organización, así como sus valores.
En cuanto a los procesos claves u operativos, son aquellos que definen los procesos básicos para que pueda obtenerse el producto o servicio que se comercializa. Por ejemplo, la selección de proveedores o el almacenamiento de los productos. Por último, los procesos de apoyo permiten que tanto los procesos estratégicos y claves puedan desarrollarse sin problemas.
Conclusión
En definitiva, el objetivo principal de un mapa de procesos es poder mejorar la manera en la que funciona una empresa. Con un diagrama de este tipo en mano será mucho más fácil entender qué procedimientos pueden perfeccionarse y de qué manera. Y, cuando se trata de optimizar procesos, muchas de las veces es gracias a la tecnología que puede lograrse este objetivo. Hoy en día, todos los departamentos de una organización pueden beneficiarse con la adopción de soluciones pensadas para automatizar tareas, reducir errores y mejorar resultados.
Expensya, por ejemplo, permite optimizar la gestión de gastos profesionales logrando que todos los involucrados en este proceso ganen tiempo para dedicar a tareas de mayor valor añadido. Gracias al OCR+ de la aplicación, que reconoce el 95% de la información de cualquier justificante, los empleados no solo dejan de perder tiempo, sino que se reducen los errores asociados a la carga manual de datos. El departamento financiero, por su parte, también se beneficia porque cuenta con todos los datos en un solo lugar, que pueden ser fácilmente exportados en pocos clics.
En definitiva, los mapas de procesos se han convertido en un apoyo sustancial para las organizaciones interesadas en comprender la manera en la que llevan a cabo sus operaciones y llegar a conclusiones sobre los aspectos que pueden trabajarse, ya sea de manera interna o con ayuda externa de la mano de proveedores especializados.
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