Qué es un software de gestión documental

Un software de gestión documental. Palabras como estas son cada vez más y más comunes en las empresas, ya que si algo caracteriza a las sociedades actuales es la cantidad de información que mueven. Los archivos crecen y crecen y los sistemas de almacenamiento tradicionales se quedan obsoletos. Es por eso por lo que la digitalización es clave para que las empresas aumenten su productividad, y para esto, nada mejor que contar con un software de gestión. ¿Quieres saber qué es exactamente? ¿Para qué sirve? ¿Qué ventajas puede ofrecer a tu empresa? En este artículo encontrarás todas las respuestas.

Qué es un software de gestión documental

Un software de gestión documental o document management system (DMS) en inglés, es un sistema de gestión que está diseñado para organizar, gestionar y almacenar todos los documentos existentes en una empresa. Esta herramienta administra y controla toda la información documental de una sociedad de manera digital en una sola plataforma centralizada. Todos los empleados pueden acceder a esta información de manera sencilla y transparente, sin tener que buscar en montañas de documentos en papel la información que necesitan.

Todos los documentos de la empresa se escanean y se envían al software de gestión documental que se haya elegido, para así tener la información en un único lugar ubicado en la nube, pudiendo recuperarse de manera rápida y cómoda, ahorrando una gran cantidad de tiempo. Los documentos pueden modificarse y archivarse en esta plataforma.

El software de gestión documental tiene, como principal objetivo, ofrecer una organización digitalizada de los documentos de una empresa, proporcionando un acceso seguro a todos los archivos para los empleados, además de una gestión de archivos óptima para mejorar la productividad de la sociedad.

Cabe destacar que en un software de gestión se pueden almacenar todo tipo de archivos digitalizados, desde documentos a imágenes o vídeos e incluso otros programas informáticos. Es muy importante, a la hora de elegir el sistema, decidir la capacidad con la que este va a contar y decidir el uso que se le va a dar.

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Funciones de un software de gestión documental

Una de las funciones principales de un sistema de información como estos es la de proporcionar un acceso seguro a los archivos digitales, además de una gestión de archivos óptima. Pero las funciones son numerosas, siendo algunas de las principales:

• Legitimar la información existente en el documento
• Acceso a los archivos de forma segura y rápida
• Dar soporte a numerosos dispositivos de gestión de archivo
• Ofrecer los datos exactos que se busquen
• Minimizar o descartar una posible pérdida de información
• Dar soporte a múltiples usuarios

Ventajas para la empresa

Organización: en un sistema de gestión como estos que estamos comentando, la principal ventaja es el ahorro de tiempo para los usuarios en encontrar exactamente la información que se está buscando, sobre todo si el software cuenta con un reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Además, se evitan duplicados o grabación de datos por terceros, así como fotocopias de archivos sensibles, por ejemplo.

Digitalización: si algo está a la orden del día en las empresas es la digitalización de documentos en papel. Con un escáner, los documentos en formato físico se almacenan en versión digital, lo que conlleva un gran ahorro de espacio en las empresas. Además, tener toda la información digitalizada es un gran beneficio tanto para la sociedad como para los trabajadores.

Productividad: cuando una empresa no cuenta con las herramientas necesarias para el buen funcionamiento de esta, la productividad es uno de los principales problemas que aparecen. Pero gracias a un software de gestión documental, el tiempo que antes se invertía en buscar un archivo en particular entre miles de documentos en papel se reduce a tan solo unos minutos. Así, la productividad no se verá afectada, ya que los empleados no tienen que gastar horas en encontrar lo que buscan.

Centralización: en ciertas empresas, donde la organización no está muy bien definida, los empleados no saben en donde se almacena la información. O, en ocasiones, los empleados guardan la información en sus ordenadores particulares, pudiendo perderla y evitando que otros empleados que la necesiten tengan acceso fácil a ella. Por eso, centralizar toda la documentación en una única plataforma es una de las grandes ventajas que estos softwares de gestión documental ofrecen.

Flujos de trabajo: gracias a la automatización de la información, los flujos de trabajo son más eficaces, sencillos y productivos. Con un software de gestión documental, todos los departamentos de una empresa pueden tener una visión global de todos los procesos de trabajo existentes.

Seguridad: tener la información digitalizada y en la nube aumenta considerablemente la seguridad de ésta. Los documentos se encriptan y pasan por un sistema de seguridad que no es fácil de descifrar en caso de que alguien ajeno a la información quiera acceder a ella. Muchas empresas tienen aún sus dudas respecto al almacenamiento de la información en la nube, pero sin duda es una de las formas más seguras de conservación.

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Expensya, una solución que incluye las funciones de gestión documental

Seguro que conoces Expensya como una solución de gestión de gastos profesionales. Pero esta plataforma va mucho más allá. Expensya incluye las funciones de gestión documental, ya que cuenta con un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR+) único. Los recibos, tiques y facturas de un usuario de Expensya pueden subirse a la plataforma con tan solo una fotografía. El empleado toma una foto del tique, el OCR hace su trabajo sacando todos los datos importantes (fecha, tipo de gasto, método de pago, país, divisa, etc.) y la información se almacena en nuestro sistema.

Una de las principales ventajas de Expensya es que cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, gracias a la cual, los archivos digitalizados cuentan con el mismo valor legal que uno en formato físico. Así, una vez subido el gasto a la solución, el trabajador puede deshacerse del papel, lo que conlleva un gran ahorro de espacio. Todos los datos se quedan almacenados en el sistema de Expensya durante 6 años, por si un cliente necesita acceder a archivos más antiguos.

Además de todo esto, Expensya es uno de los mejores sistemas de gestión de gastos profesionales, contando con todo tipo de módulos, dependiendo de las necesidades de cada usuario.

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