En inglés conocido como expense management, el control de gastos es una actividad que realiza el departamento financiero de la empresa y que permite gestionar de manera más efectiva los egresos de dinero.
Esta tarea puede convertirse en una verdadera ventaja competitiva para las organizaciones, permitiéndoles ahorrar costes y ganar tiempo. Para entender cómo llevarla a cabo, no te pierdas este artículo.
Qué es el control de gastos
Comencemos por el principio: un gasto, en contabilidad, es la disminución en el activo de una empresa por un desembolso realizado para que ésta pueda llevar adelante su actividad. El expense management o control de gastos puede definirse entonces en un segundo término como la actividad mediante la que se concibe una estrategia financiera para que la organización logre optimizar sus recursos, evitar gastos innecesarios y obtener mayores beneficios.
En la práctica, esto implica realizar un seguimiento detallado de los ingresos y egresos, definir los presupuestos y objetivos, así como llevar a cabo un monitoreo (continuo o periódico) de las cuentas empresariales.
Cuál es el objetivo del control de gastos
La finalidad de realizar esta tarea tan importante para la organización es, como su nombre lo indica, vigilar los gastos que existen para evitar que se generen fugas de dinero y que se realicen gastos que podrían evitarse. Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben realizar este análisis exhaustivo de sus cuentas para poder proyectarse y evitar problemas a largo plazo relacionados con la falta de liquidez.
Cuáles son los beneficios de una buena gestión de gastos
Como mencionábamos anteriormente, entre los principales beneficios de un control de gastos efectivo se encuentra el de adelantarse a posibles problemas financieros que puede atravesar la organización si los gastos en algún momento superan a los ingresos. En otras palabras, llevar a cabo esta tarea es fundamental para que una empresa pueda crecer sobre bases sólidas, ganando transparencia sobre sus procesos y no dejando nada librado al azar cuando de sus cuentas se trata.
Además, entre otras de las ventajas de controlar los gastos podemos mencionar:
- Crear acuerdos con nuevos proveedores. Conocer en detalle en qué se están invirtiendo los recursos de la empresa sirve para hacer un mejor aprovechamiento de ellos. Por esto puede decirse que un control de gastos realizado correctamente puede dar lugar a evaluar oportunidades que se están pasando por alto, como por ejemplo la firma de acuerdos con proveedores capaces de impulsar el crecimiento de la organización.
- Mejorar acuerdos con proveedores actuales. Al tener toda la información actualizada y disponible sobre los acuerdos en curso con los proveedores, los departamentos financieros que realizan un control de gastos efectivo pueden también conseguir un mayor margen de maniobra a la hora de renegociar precios y condiciones de pago con estos.
- Eliminar gastos que se pueden evitar. Otras de las ventajas de tener visibilidad sobre los desembolsos que se realizan con regularidad es eliminar aquellos que pueden dejar de hacerse sin que por ello se vean afectadas las actividades de la empresa. Son los llamados “gastos hormiga”, siempre asociados a importes pequeños y aparentemente irrelevantes pero que, a fin de mes, representan un volumen de gasto importante y evitable.
- Preparación frente a imprevistos. Una empresa que tiene sus gastos controlados está sentando las bases para mejorar su rentabilidad y su liquidez, y así estar mejor preparada en caso de una situación inesperada (como puede ser un siniestro o una crisis económica).
El rol de Expensya en el control de gastos de tu empresa
Hasta hace algunos años, las organizaciones realizaban su control de ingresos y egresos con un soporte en formato físico o con un tradicional documento Excel. Con la digitalización, han aparecido softwares para automatizar esta tarea. Es el caso de Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, que ayuda a las organizaciones a facilitar este proceso tan importante para la salud de las finanzas empresariales.
Con un solo tomar una fotografía desde la aplicación, la tecnología OCR+ de la herramienta captura el 95% de la información de los justificantes, haciendo que los empleados no tengan que perder más tiempo subiendo manualmente estos datos. Los departamentos contables, por su parte, también ahorran horas en sus jornadas de trabajo pudiendo realizar la validación de estos documentos con mayor rapidez.
Del mismo modo, la solución también permite crear reglas de gastos acordes con la política de la empresa para que controlar los desembolsos de los colaboradores sea todavía más fácil. Por ejemplo, los administradores de la cuenta pueden establecer montos fijos de reembolso para bloquear los gastos que superen dichos límites o crear alertas visuales para avisar tanto al empleado como a su supervisor.
Además, dado que Expensya cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, cuando un documento es subido a la herramienta éste cuenta con la misma validez que la versión física del mismo. Así, toda la información de los gastos de los empleados se encuentra en un solo lugar, dándole la posibilidad a los departamentos financieros de encontrar fácilmente las informaciones que necesitan y de realizar analíticas para tomar mejores decisiones de negocio. Todo esto, sin lugar a duda, resulta sumamente útil cuando hablamos de llevar a cabo un control de gastos efectivo.
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