Seguro que en muchas ocasiones has escuchado hablar de los gastos deducibles y de cómo recuperar un porcentaje del IVA pagado en determinados productos o servicios. Pero también existen los gastos no deducibles. Y en este artículo explicaremos qué son, cómo convertirlos en deducibles y cómo gestionarlos en contabilidad.
¿Qué son los gastos no deducibles?
Para comenzar este artículo, es imprescindible comprender que no todos los gastos en los que incurren las empresas o los autónomos pueden considerarse deducibles.
Un gasto deducible es aquel que puede optar a la devolución de una parte de su porcentaje de IVA, que la empresa o el autónomo pagó en un momento dado, y ahora la Administración se lo devuelve. Y es que todo (o casi todo) lo que compramos, ya sea de manera personal o para la empresa, lleva una cantidad de IVA, llamado soportado, al que debemos hacer frente. Pero eso no quiere decir que el IVA sea siempre deducible en un gasto.
Para ello, es necesario que se den una serie de requisitos establecidos por la Ley del IVA, que en su artículo 95 asegura que es absolutamente obligatorio que el gasto esté directamente relacionado con la actividad empresarial. Además, debe estar justificado mediante facturas originales y registrados en los libros de contabilidad.
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Por lo tanto, aquellos gastos que no cumplan esta seria de características, serán considerados como gastos no deducibles. Pero vamos a ir un poco más allá.
Los gastos no deducibles no pueden incluirse en el cálculo del impuesto a pagar por parte de la empresa, ya que no están relacionados (o esta relación no puede comprobarse) con la actividad comercial de la compañía. Es por esto por lo que la empresa no podrá ahorrarse una cantidad del porcentaje impositivo de estos gastos, por mucho que se realicen en el seno de la misma.
Según el artículo 15 de la Ley 27/2014 del 27 de noviembre, hay una serie de gastos no deducibles en los que no hay discusión alguna:
- Gastos con entidades o personas residentes en paraísos fiscales
- Donativos
- Regalos
- Sanciones y multas
- Las pérdidas del juego
- Dotaciones a fondos internos de pensiones
- Todos los gastos que representen una retribución de los fondos propios
- Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto de Sociedades
- Intereses moratorios
- Gastos asociados a extinciones de contratos
- Gastos para consumo o entretenimiento personal
La ley habla también de una serie de productos cuyo IVA no es deducible bajo ningún concepto, como son la compra de joyas y alhajas, alimentos, bebida o tabaco, espectáculos o servicios recreativos o las atenciones a clientes o terceras personas.
Por qué son gastos no deducibles
Como hemos dicho anteriormente, la legislación actual recoge una serie de gastos que no pueden ser considerados deducibles, ya que no están relacionados directamente con la actividad de la empresa, o porque esta relación con la actividad comercial no puede demostrarse fielmente. Ya que, en el caso de los donativos o regalos, muchas empresas o autónomos consideran que son gastos realizados para forjar una relación comercial. Pero la Agencia Tributaria es clara al respecto.
Sin embargo, existen muchos gastos que las empresas consideran que podrían ser deducibles y luego se encuentran con el no de la Administración. Las principales causas de que un gasto concebido en una empresa se considere no deducible son las siguientes:
- Falta de información básica: que la factura no incluya los datos fiscales o el NIF del proveedor y cliente, fecha o concepto.
- Presentación fuera de plazo (las empresas y autónomos cuentan con 4 años para presentar las facturas completas y originales para la deducción del IVA)
- Facturas no validadas
- Errores en contabilidad: los libros de registro contable deben cuadrar con las liquidaciones para que no haya problemas.
Cómo gestionar este tipo de gastos
En el caso de que las empresas quieran convertir en gastos deducibles aquellos que no son contemplados como tal, existe un proceso, conocido como proceso de rectificación, a través del cual se pueden presentar ante la Administración. Hablamos de esos gastos con falta de información o facturas no validadas.
En estos casos, se debe hacer una selección de los justificantes a presentar, emitidos en un plazo de los últimos 4 años y se deben digitalizar. Estos justificantes se convierten en facturas que contengan los datos esenciales del proveedor y cliente, así como la fecha y el tipo de IVA. Estas facturas se llaman rectificativas, ya que añaden información que falta en el primer justificante. Deben ser validadas con firma y sello por el proveedor o la empresa que prestó los servicios. Y, por último, estos justificantes deben integrarse en los libros contables de las empresas.
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Una de las principales ventajas de la recuperación del IVA con los gastos deducibles es el beneficio económico. Y es que el IVA soportado en actividades empresariales puede restarse al IVA repercutido por la empresa, por lo que la cantidad a ingresar a Hacienda es menor. En empresas que tienen una parte importante de trabajadores en movilidad, la cantidad deducida puede llegar a ser realmente relevante.
Otro gran beneficio es el control de las actividades de los empleados que, gracias a la verificación de los gastos, puede transformarse en oportunidades de mejora de los procesos internos. De hecho, el proceso de deducción del IVA de los gastos no deducibles conlleva en sí mismo un mayor control de los gastos. Por tanto, es una inmejorable oportunidad para detectar posibles fraudes.
Expensya, una solución para la gestión de los gastos no deducibles
La gestión de gastos de empresa y la aparición de gastos no deducibles es un problema para muchas empresas, por falta de información, por no tener las facturas adecuadas o por otras muchas razones. Pero por eso, desde Expensya queremos hacer la vida de todos nuestros usuarios fácil y sencilla.
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Con una plataforma como Expensya, en la que se pueden almacenar todos los gastos relacionados con la actividad profesional, es mucho más fácil poder optar a la devolución del IVA deducible. Expensya es una solución para la gestión de gastos profesionales con la que se pueden gestionar de manera rápida y ágil todos los gastos de los trabajadores.
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