que incluir en las notas de gastos de viajes

¿Qué debe incluir una nota de gastos de viajes?

Compartir en:

En la mayoría de las empresas, los viajes por motivos de negocios son cada vez más frecuentes. Las empresas tienen la obligación de pagar a sus empleados los gastos en los que incurren cuando están fuera de su lugar habitual de trabajo, siempre que éstos estén relacionados directamente con la actividad profesional. Estos deben ser presentados en notas de gastos de viajes.

Sin embargo, no todos los gastos son aceptados por las empresas. Hay que tener claro qué se puede incluir en las notas de gastos de viajes, qué es un gasto profesional y cuáles son los que la empresa reembolsa. Sigue leyendo, porque en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber.

Qué es una nota de gastos de viajes

Las notas de gastos permiten a los trabajadores presentar todos los pagos que han asumido durante el desarrollo de su actividad profesional. Así, la empresa tiene conocimiento de todos los gastos de los empleados y pueden reembolsarlos.

Los gastos de viaje hacen referencia a cualquier gasto incurrido durante un desplazamiento profesional, necesario para llevar a cabo una misión. Es decir, este pago es imprescindible para que la empresa consiga un negocio, un acuerdo o una venta, por ejemplo.

Si un trabajador se ve obligado a dejar su puesto de trabajo habitual, es importante que sepan si la empresa va a reembolsarles los gastos o no. Para esto, contar con una política de gastos es fundamental para todas las empresas, en la que debe constar todos los detalles sobre límites de gastos, tipos de gastos reembolsables y plazos de devolución.

Son tres los tipos de gastos principales que suele incluir una nota de gastos de viaje: desplazamiento, manutención y estancia, que veremos más adelante detalladamente.

Por otra parte, también es esencial distinguir si la empresa se hace cargo de los gastos según un modelo fijo o un modelo por gasto.

Pago fijo: la empresa fija una asignación máxima (dieta) de la que el trabajador puede disponer durante su desplazamiento. Así, no se tiene un control exhaustivo de los gastos del trabajador, y no hay una revisión posterior ni una validación de los gastos.

Pago por gasto: en este caso, la empresa reembolsa según los gastos incurridos. Es importante guardar todos los recibos y justificantes, para poder presentarlos en contabilidad para proceder a su recuperación.

Leer también : Notas de gastos: implementación de una política de gastos

Los diferentes tipos de gastos de viajes

Los gastos de locomoción:

Los gastos de locomoción incluyen todos los gastos que impliquen un medio de transporte para desplazarse fuera de la empresa con el fin de realizar el trabajo en un lugar distinto.

Estos gastos abarcan todos los desplazamientos necesarios para realizar un proyecto profesional fuera del lugar habitual de trabajo. Por lo tanto, no pueden considerarse como gastos de locomoción los trayectos domicilio-oficina.

Los medios de transporte más utilizados suelen ser taxi, tren y avión. Es esencial conservar los recibos de estos transportes para poder obtener el reembolso.

Importante:

  • En algunos casos, la empresa puede exigir el billete de tren o la tarjeta de embarque como prueba para evitar cualquier intento de fraude.
  • Si un trabajador utiliza su propio vehículo para un desplazamiento profesional, podrá recibir una compensación con arreglo a un importe máximo por kilómetro recorrido. En ese caso, se recomienda utilizar una solución de gestión de los gastos de kilometraje para calcular la distancia, así como para el control y la comprobación de los datos.

Existen otros gastos relacionados con los gastos de locomoción, como, por ejemplo:

  •  Los gastos de peaje y aparcamiento: dichos gastos se reembolsarán como los demás, es decir, previa presentación de los recibos correspondientes. En algunos casos, las empresas incluso equipan a sus trabajadores con dispositivos de identificación para los sistemas de telepeaje con el fin de facilitar la gestión de ese tipo de gastos.

Los gastos de manutención:

Los gastos de manutención incluyen todos los gastos relacionados con la restauración pagados durante una misión profesional.

En general, se incluyen las comidas y cenas en los restaurantes y las compras de alimentos realizadas en grandes superficies.

Importante: Quizás organices alguna vez una comida de negocios para invitar a comer a clientes. Esas notas de gastos de viaje se vigilan mucho ya que se prestan a excesos o a posibles fraudes. Los gastos deben ser razonables y los recibos deben respetar las exigencias legales.

Los gastos de estancia:

Los gastos de estancia se refieren a todos los gastos relacionados con el alojamiento de los empleados durante un viaje de negocios.

Ya sean en un hotel o a través de una plataforma de alojamiento, los gastos de estancia se reembolsan cuando el trabajador se encuentra a un mínimo de 50 km de su domicilio o a más de 1 hora y 30 minutos en transporte público.

Por supuesto, estos gastos deben justificarse, además de ser razonables y proporcionados teniendo en cuenta la misión del trabajador.

Importante: la Agencia Tributaria no aprecia demasiado las notas de gastos de viajes de hoteles de lujo (5 estrellas), y podría considerar su reembolso como un pago en especie.

Los gastos profesionales:

Los gastos profesionales designan todo lo que abarcan las compras de pequeños equipos o los gastos necesarios para desempeñar correctamente la labor profesional, como, por ejemplo

  • La suscripción a un servicio.
  • La entrada a un congreso, a una feria, etc.
  • El contrato de teléfono.

Cómo integrarlas en contabilidad 

Para que el proceso de reembolso sea fluido y fácil para ambas partes, empleados y contabilidad, es necesario detallar todos los gastos asumidos. Se necesita una justificación (recibo o factura, dependiendo del tipo de gasto) para poder tramitar su devolución, una vez aprobado el gasto por los mánagers.

Tanto si el reembolso se hace mediante pago por gasto o pago fijo, hay que tener en cuenta que estos gastos tienen carácter compensatorio, por lo que no se encuadran en la categoría de salario. Los gastos se pueden abonar por día, semana o mes en la nómina o con un pago fuera de ésta.

Todas las empresas deben conocer los conceptos que se incluyen en la base de cotización social, cuando se sobrepasen estos límites:

  • Gastos de alojamiento: en municipio distinto, exceso del importe justificado.
  • Gastos de manutención con pernocta, en España: en municipio distinto, exceso de 53,34 €/día.
  • Gastos de manutención con pernocta, en el extranjero: exceso de 91,35 €/día.
  • Gastos de manutención sin pernocta, en España: en municipio distinto, el exceso de 26,68 €/día.
  • Gastos de manutención sin pernocta, en el extranjero: exceso de 48,08 €/día.
  • Kilometraje: exceso de 0,19 €/km.

En el caso de pagar un importe fijo, sin necesidad de justificantes y que no compense un gasto concreto, este importe deberá cotizarse y tributar en su totalidad, considerado como un complemento salarial más.

En cuanto a la contabilidad, los gastos de viaje y representación se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la cuenta 62 “Servicios Exteriores”. En esta cuenta, se reúnen en el asiento contable 627 “gastos en viajes y dietas” o asiento 629 “otros servicios”, dependiendo del tipo de gasto.

Expensya, una solución para gestionar las notas de gastos

Teniendo en cuenta el importante número de desplazamientos de empleados en las empresas, los gastos profesionales de viajes pueden acumularse muy rápido y, si la organización no cuenta con una herramienta específica para la gestión de notas de gastos de viajes, su tratamiento puede ser difícil, además de necesitar una gran cantidad de tiempo.

Por esto, recomendamos adoptar una solución inteligente y digital para la gestión de las notas de gastos de viajes como Expensya, ya que te permitirá optimizar la gestión y el control de los gastos de la empresa. Con nuestra aplicación, solo tendrás que hacer una fotografía del recibo y la tecnología OCR+ detectará los datos más importantes, creando automáticamente una nota de gastos lista para ser enviada para su valoración. La cantidad de tiempo ahorrado por cada parte implicada en este proceso es, simplemente, asombrosa.

Para los trabajadores en viaje de negocios, la entrada manual de las notas, los gastos de kilometraje y los procesos de reembolso de los gastos profesionales pueden ser un auténtico infierno. Por eso, os invitamos a probar gratis y durante 30 días nuestra solución Expensya, para disfrutar de una gestión sin papel, sin entrada de datos y 100 % móvil.

 

solicita una demo

Compartir en:

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *