Sin importar el tamaño o tipo de actividad que realizan las empresas, todas ellas necesitan en un momento dado evaluar los medios de pagos de los que disponen sus empleados. Se trata de una decisión estratégica que tendrá consecuencias a medio, corto y largo plazo. Y, en definitiva, el objetivo es encontrar la solución que les facilite el cotidiano y los haga ser más productivos.
Los directores financieros o dueños de empresa son los responsables de elegir entre las distintas opciones disponibles. Y, para ello, se vuelve fundamental investigar sobre las ofertas disponibles en el mercado. En este artículo, Expensya te ayuda a distinguir las ventajas e inconvenientes de cada elección.
Pagos en efectivo
Entre profesionales, el pago en efectivo es posible. Sin embargo, y con el objetivo de prevenir contra el fraude fiscal, el uso de efectivo está limitado 1.000 euros en caso de que una de las partes sea una empresa o independiente.
Por otra parte, no es aconsejable el uso de efectivo para gastos profesionales ya que aumenta el riesgo de fraude y error humano y no permite una trazabilidad fiable de las transacciones realizadas por los empleados.
Pagos con carta-cheque
La carta-cheque es un documento compuesto por una carta de presentación y un cheque que se rige por las mismas normas que se aplican a los cheques tradicionales.
Este medio de pago suele utilizarse para pagar facturas y proveedores sin necesidad de datos bancarios ni talonario. Las cartas-cheque pueden rellenarse automáticamente mediante un programa informático teniendo que, a continuación, imprimirse.
Por parte del beneficiario la carta-cheque se utiliza de la misma manera que un cheque ordinario: se cobra en el banco del beneficiario, en cuya cuenta se abonará el importe del cheque tras un periodo determinado.
La ventaja de utilizar una carta-cheque es que permite a los profesionales pagar a los beneficiarios sin tener sus datos bancarios. También se utilizan como herramienta de promoción de la empresa ya que contienen su logotipo y un mensaje promocional.
Transferencias bancarias
Una transferencia bancaria es una operación iniciada por el titular de la cuenta de una empresa que permite transferir un importe a la cuenta bancaria de un destinatario (por ejemplo, un proveedor).
No es necesario que el destinatario sea miembro de la red bancaria de la organización para que la transferencia tenga éxito.
Débito directo
Se trata del derecho del proveedor de la empresa a retirar una determinada cantidad directamente de su cuenta bancaria. Este tipo de débitos son principalmente operaciones automatizadas que facilitan la conciliación de las facturas con importes invariables: alquileres, abonos mensuales, etc.
Sólo es necesario autorizar al proveedor de la empresa con los datos de la cuenta bancaria o de la cuenta postal para realizar los débitos de manera periódica.
¿Cuál es la diferencia entre las transferencias bancarias y los débitos directos?
La diferencia radica principalmente en el emisor de la transacción. En el caso de las transferencias bancarias, el titular de la cuenta de la empresa es quien ingresa el importe en la cuenta del proveedor. Esto significa que la transacción la inicia la persona que paga el importe.
En cambio, los débitos directos son operaciones iniciadas por la persona que recibirá el dinero (es decir, el proveedor o beneficiario). Por ello, los débitos directos sólo pueden realizarse con la autorización previa del titular de la cuenta de la empresa.
Tarjetas bancarias
Las tarjetas bancarias son emitidas por el banco del profesional. Permiten a efectuar pagos en línea, realizar pagos en comercios que los aceptan y retirar dinero en efectivo.
Existen diferentes tipos de tarjetas bancarias:
- Tarjetas de débito diferido
- Tarjetas de débito inmediato
- Tarjetas virtuales
- Tarjetas sin contacto
- Tarjetas para retirar fondos
- Tarjetas de pago
Cada una de ellas tiene sus propias particularidades y usos, que difieren según las necesidades del titular.
Tarjetas bancarias estándar
Las tarjetas bancarias clásicas permiten a los profesionales realizar pagos nacionales e internacionales. Son tarjetas de pago con débito inmediato o diferido.
Tarjetas de débito inmediatas: las transacciones se realizan en tiempo real y la cuenta bancaria se debita, como su nombre lo indica, en el momento.
Tarjetas de débito diferido: todas las operaciones realizadas durante el mes se debitan juntas en una fecha fija de forma periódica. Los retiros de efectivo sí son debitados inmediatamente en la cuenta.
Si las tarjetas bancarias están vinculadas a un importe fijo y renovable, se denominan tarjetas bancarias de crédito.
Las tarjetas de pago de Expensya, en formato virtual y físico, se conectan directamente a nuestra plataforma de gestión de gastos para que puedas hacer un seguimiento en tiempo real de todos los desembolsos efectuados por tus equipos. Gracias a los presupuestos previamente definidos, ni un solo euro puede gastarse sin aprobación. Crea en pocos segundos todas las tarjetas que necesites y permite que tus colaboradores realicen pagos de forma más autónoma, pero sin perder en ningún momento el control.
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