A qué llamamos gasto deducible y cómo integrarlo en la contabilidad
En el amplio glosario de términos que tienen que ver con la finanza y contabilidad, seguro que hay muchos que se oyen casi cada día, pero los cuales no tienes muy claro qué pueden aportar o servir para tu empresa. Ese es el caso de los costes o gastos deducibles. Por eso en este artículo vamos a definir este término para que no haya más confusiones al respecto.
Definición de gasto deducible
¿Qué es un gasto deducible? Es aquel que puede restarse de los ingresos brutos para obtener un beneficio en cuanto a los impuestos. Es decir, todo aquel gasto relacionado directamente con la actividad de la empresa, por el cual se puede ahorrar una parte, que es restada de los impuestos a declarar a la Agencia Tributaria sobre el Impuesto de Sociedades, obligado pago de cualquier asociación, empresa o fundación que realice una actividad. Esto es muy importante para las empresas y autónomos, ya que poder optar a una rebaja de la deducción fiscal es un incentivo para ellos.
Eso sí, debe quedar claro que es imprescindible que el gasto esté relacionado directamente con la actividad económica de la empresa o el autónomo.
La deducción de estos costes no se devuelve en dinero en efectivo, sino que se reduce de los futuros impuestos a pagar.
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Ventajas de los gastos deducibles desde el punto de vista de la contabilidad
Los beneficios de los gastos deducibles son varios. Uno de los principales es que motiva a las empresas y a los autónomos a invertir y a mejorar, ya que una parte de esos gastos conllevan una reducción de impuestos.
Lo más importante es poder demostrar que los pagos realizados son de uso único y exclusivo de la actividad empresarial, no se pueden deducir gastos de compras que puedan repercutir en la vida privada o diaria de trabajadores y directivos.
En cuanto a la contabilidad, los gastos deducibles deben estar contabilizados en los libros de cuentas de la empresa y sobre todo justificados a través de facturas, pudiendo así demostrar que es un pago relacionado con la actividad y con un objetivo empresarial.
La mayor ventaja para la contabilidad es la posibilidad de recuperar una parte de los gastos en el siguiente ejercicio impositivo. Además, el buen control de los gastos es uno de los requisitos indispensables para que una empresa tenga éxito. En este sentido, los gastos juegan un papel fundamental en la gestión diaria de las finanzas, y la posible recuperación de los gastos deducibles es una práctica que no debe descuidarse. El hecho de tener un impacto directo en el flujo de caja, comprender las normas aplicables a los gastos deducibles y la adopción de buenas prácticas ayudará a la contabilidad de la empresa a tener un mayor control y recuperación de los costes.
Una solución de gestión de reclamaciones de gastos se convierte en un verdadero aliado para simplificar todo el proceso y evitar errores.
Requisitos para que un gasto sea considerado deducible
Como hemos dicho anteriormente, no todos los gastos de una empresa pueden considerarse deducibles. Tiene que demostrarse, mediante las pertinentes facturas, que el pago está directamente relacionado con la actividad a la que se dedica la empresa o la persona que lo ha efectuado. Y esto se justifica a través de la factura original, en este caso no valen tiques u otro tipo de documentos.
Deben estar contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa en el ejercicio correspondiente. Es decir, estos gastos deben haberse realizado en el año impositivo, y no se pueden presentar facturas de ejercicios anteriores.
Por otro lado, estos gastos deben ser necesarios para que la empresa obtenga ingresos y deben ser demostrables.
Tipo de gastos considerados deducibles
Todos aquellos gastos que sean imprescindibles para la realización del trabajo ya sean materias primas o materias de oficina, que estén directamente relacionados con la actividad.
Los sueldos y salarios también entran dentro del grupo de gastos deducibles, así como las formaciones, propinas e indemnizaciones.
Los alquileres, tanto del local de trabajo como leasing y renting (alquiler o compra de vehículos necesarios para la empresa).
Reparación y conservación del espacio de trabajo, indispensables para el buen estado de la empresa.
Contrataciones externas, como consultores, abogados o ingenieros entre otros.
Amortizaciones, o lo que es lo mismo, el deterioro o depreciación de bienes necesarios para desempeñar la actividad empresarial. En este caso, estos costes pueden desgravarse del Impuesto de Sociedades.
Gestionar los gastos deducibles con Expensya
La gestión de los gastos deducibles es un proceso que hay que conocer y dominar. Una tarea compleja o tediosa para algunas empresas la parte de recopilar todas las facturas o la introducción manual de los gastos es los libros de cuentas. Si el objetivo es establecer un sistema simplificado, confiar la gestión de estos gastos a expertos es crucial para evitar sorpresas desagradables.
En este contexto, Expensya, una solución inteligente para la gestión de las notas de gastos, cuenta con múltiples herramientas, así como varios socios implementados dentro de la misma plataforma para gestionar por ejemplo, la emisión de facturas, haciendo así la vida de todos más fácil.
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