Expensya Expense Management

¿Qué significa el Expense Management?

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A menudo oímos hablar del Expense Management, pero ¿qué significa exactamente?

El Expense Management son todos los sistemas implementados por una empresa para procesar, pagar y auditar los gastos incurridos por los empleados. Estos costos incluyen, entre otros, los costos de viaje. Pero ¿cómo integrar este concepto tan necesario para la buena salud de nuestras empresas?

La gestión de estos costos no es nueva para el sector corporativo. Se han utilizado y se siguen utilizando muchos métodos para administrar los presupuestos de viajes de los empleados. Uno de los más antiguos y que todavía se usa en la actualidad, es la hoja Excel.

Excel es un programa disponible en los ordenadores de todos los empleados, fácil de usar y al ser una herramienta tan popular, ni siquiera requiere formación. Pero todos estos medios, disponibles inmediatamente y fáciles de utilizar, tienen un coste: el de tratamiento.

Se estima que un informe de gastos le cuesta de media a una empresa entre 30 y 50 €. Una cantidad muy elevada para todo tipo de empresas, pero que se dispara especialmente para las que generan gran cantidad de notas de gastos al mes. El coste de las notas de gastos va más allá del coste del viaje o de la herramienta utilizada para gestionar: incluye el tiempo dedicado por los empleados a hacer, enviar, validar, conciliar, controlar y pagar.

Por ese motivo, cada vez se habla más del Expense Management, puesto que es importante gestionar los gastos de viajes eficiente y eficazmente, para mejorar el ROI, ahorrar tiempo, facilitar y asegurar las tareas de control y automatizar la integración contable.

Con ello, se ahorra tiempo y dinero en una tarea potencialmente invasiva. Las soluciones digitales de Expense Management, están ahí para ayudar a simplificar el proceso, los costos y la vida de los empleados, liberándolos de tareas monótonas y sin valor añadido, y permitiéndoles ahorrar un tiempo muy valioso que pueden invertir en otras tareas.

Sin embargo, para la correcta implementación de una política de Expense Management, es importante respetar ciertas claves y etapas y, sobre todo, conseguir la aceptación de todos los empleados.

Para más información, descubre las siete claves del Expense Management

Si quieres automatizar todo el proceso de gestión de notas de gastos, nuestra solución Expensya te ofrece una gran cantidad de funcionalidades para administrar de manera simple sus gastos de empresa.

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