Expensya Expense Management

¿Qué significa el Expense Management?

Compartir en:

Es un término que cada vez escuchamos más. Expense management. Pero ¿sabemos realmente lo que quiere decir? En las empresas es imprescindible tener una buena gestión de gastos para que sus negocios tengan el mayor éxito posible. Sigue leyendo y descubre las claves del expense management, qué significa exactamente, cuáles son las ventajas y qué soluciones utilizar para ello.

Qué es el expense management

El expense management son todos los sistemas implementados por una empresa para procesar, auditar y reembolsar todos los gastos asumidos por los trabajadores en el ejercicio de su actividad profesional. Es decir, es la gestión de gastos relacionados con los viajes de negocios, ya sean los gastos de kilometraje y gasolina, los alojamientos, las dietas, etc.

Y es que, en un mundo tan globalizado, los desplazamientos profesionales son cada vez más numerosos. Para poder procesar todos estos gastos generados por los viajes de negocios, es esencial saber cómo gestionar los gastos generales de la empresa.

El objetivo principal del expense management es realizar un seguimiento claro y al día de todos los gastos que los empleados llevan a cabo y cómo la empresa debe actuar frente a estos costes.

Es esencial para las empresas contar con una política de gastos que recoja todos los pagos relacionados con los desplazamientos profesionales (Travel&Expense). Con la aplicación de esta política, los trabajadores saben de antemano que gastos serán reembolsados, de qué manera y cuál es el presupuesto inicial con el que cuentan. Además, para las empresas, contar con una política de gastos reduce los riesgos de futuros problemas o errores relacionados con los pagos y reembolsos.

Ventajas de un buen expense management

Contar con una buena gestión de gastos relacionados con los viajes profesionales es esencial para cualquier empresa que quiera tener éxito. Es por eso que contar con herramientas precisas aporta grandes ventajas, entre ellas:

Toma de decisiones

Unificar toda la información en una base de datos común permite tener una visión global sobre el presupuesto de la empresa, y así poder tomar decisiones con una mayor precisión.

Datos en tiempo real

Todos los gastos pueden verificarse en tiempo real y esto ofrece una visión generalizada sobre los proyectos de la empresa, el presupuesto y los costes de cada trabajador en los desplazamientos profesionales.

Mayor control y seguimiento

Los departamentos contables y financieros tienen mayor control sobre los gastos, menos carga de trabajo y análisis siempre actualizados.

Se evitan errores

El acceso a toda la información en una sola plataforma evita que se produzcan duplicados de gastos o intentos de fraude.

Seguridad de datos

Los programas de gestión de expense management son seguros, ya que almacenan todos los datos en la nube.

Integraciones

Una de las grandes ventajas de los programas de gestión de gastos profesionales es que pueden integrarse con el ecosistema de programas y herramientas propio de la empresa.

Reducción de costes

Aunque al principio pueda parecer que implementar un programa de expense management conlleva una gran inversión, sin duda a corto plazo esto trae consigo una mayor eficiencia y una reducción de los costes, ya que el tratamiento de datos de manera manual supone un gasto de tiempo y dinero por parte de los trabajadores.

Recuperación del IVA

Muchos de los gastos relacionados con los desplazamientos profesionales están sujetos a la devolución del IVA. Es por eso que una buena gestión del expense management asegura un control que conlleva una devolución del IVA al final del ejercicio impositivo y también evita posibles sanciones por parte de la Agencia Tributaria, al tener todos los datos a mano y actualizados.

           Leer también: Cómo asegurar un buen control de gastos en las empresas

Cómo optimizar el expense management

No solo basta con tener una buena gestión de gastos, también es importante optmizarla, para organizar los costes relacionados con los viajes profesionales. Y las claves para que sea una gestión eficiente son las siguientes:

Planificación

La planificación es el paso principal, en el que se plasma la política de gastos de la empresa en el ámbito del Travel&Expense. Ese esencial garantizar la seguridad de todos los trabajadores durante sus desplazamientos, así como asegurar el presupuesto con el que cuentan para sus acciones fuera de la oficina.

Digitalización

Las soluciones digitales para la optimización del expense management son imprescindibles. Así se mejoran los procesos de gestión de gastos en viajes profesionales para todos los departamentos de la empresa, tanto el contable, el fiscal como el de seguridad o informática. Una solución de gestión de gastos digital agiliza los procesos, ya que los datos están siempre disponibles y actualizados.

Definir una política de gastos

Una de las claves del éxito para una gestión de gastos de Travel&Expense es definir los importes que se destinan a los gastos de manutención, de kilometraje, de alojamiento y dietas.

Flujos personalizados

Garantizar un tiempo de respuesta rápido es una de las necesidades de todas las empresas en las que los trabajadores viajan por negocios. Configurar flujos personalizados en función de la organización es clave para recibir los datos de manera instantánea y así poder llevar un control directo y transparente.

Para más información, descubre las siete claves del Expense Management

Expensya: una solución de gestión de gastos 100% digital

La gestión de estos gastos no es algo nuevo para el sector corporativo. Se han utilizado y se siguen utilizando muchos métodos para administrar los presupuestos de viajes de los empleados. Pero todos estos medios disponibles y fáciles de utilizar tienen un coste: el de tratamiento de datos.

Se estima que un informe de gastos le cuesta de media a una empresa entre 30 y 50 €. Una cantidad muy elevada para todo tipo de empresas, pero que se dispara especialmente para las que generan gran cantidad de notas de gastos al mes. El coste de las notas de gastos va más allá del coste del viaje o de la herramienta utilizada para gestionar: incluye el tiempo dedicado por los empleados a hacer, enviar, validar, conciliar, controlar y pagar.

Por ese motivo, cada vez se habla más del Expense Management, puesto que es importante gestionar los gastos de viajes eficiente y eficazmente, para mejorar el ROI, ahorrar tiempo, facilitar y asegurar las tareas de control y automatizar la integración contable.

Con ello, se ahorra tiempo y dinero en una tarea realmente tediosa. Las soluciones digitales de Expense Management están ahí para ayudar a simplificar el proceso, los costes y la vida de los empleados, liberándolos de tareas monótonas y permitiéndoles ahorrar un tiempo muy valioso que pueden invertir en otras tareas.

Expensya es una solución digital de notas de gastos que permite mejorar los procesos internos de gestión de gastos. Los trabajadores solo tienen que hacer una fotografía del recibo y subirla a la plataforma, ya sea a través de la aplicación móvil o desde la versión web. Estos gastos llegan directamente al mánager o al departamento contable para su validación. Es un proceso fluido, fácil y rápido, que ayuda a mantener una gestión transparente y directa de los gastos relacionados con los viajes profesionales. Ofrece, además, flujos de validación personalizables, se pueden añadir normas y reglas de gastos y otras muchas características.

Si quieres automatizar todo el proceso de gestión de notas de gastos, nuestra solución Expensya te ofrece una gran cantidad de funcionalidades para administrar de manera simple tus gastos de empresa.

 

solicita una demo

Compartir en:
Compartir

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *