Las provisiones contables son una obligación legal para todas las empresas, pero no todas las empresas saben a qué se refiere este concepto ni como se tratan en contabilidad. En este artículo podrás obtener las respuestas a todas las preguntas sobre las provisiones y su función, así como sus ventajas.
Qué son las provisiones y para qué sirven
Una provisión, en contabilidad, es una cuenta de pasivo que consiste en reservar una parte de los recursos para futuros pagos a los que la empresa tenga que hacer frente más adelante.
Es decir, las empresas saben que en el futuro van a tener que realizar pagos, por lo que tienen que guardar una provisión de fondos, una serie de recursos de la empresa para esa obligación, a corto o largo plazo, que no deben utilizarse en otros gastos.
Las provisiones suelen realizarse al final del ejercicio de cada año, y es por una cuantía estimada. Esto es así ya que, en el momento en el que se sabe la cantidad exacta que debe destinarse a un pago, deja de ser una provisión.
Según lo establecido en el Plan General de Contabilidad de la legislación española, las provisiones son:
Obligaciones expresas o tácitas a largo plazo, claramente especificadas en cuanto a su naturaleza, pero que, en la fecha de cierre del ejercicio, son indeterminadas en cuanto a su importe exacto o a la fecha en que se producirán. Las cuentas de este subgrupo figurarán en el pasivo no corriente del balance. La parte de las provisiones cuya cancelación se prevea en el corto plazo deberá figurar en el pasivo corriente del balance, en el epígrafe “Provisiones a corto plazo…” (Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007: Edición septiembre 2011)
Las provisiones contables más habituales son las destinadas a las decisiones judiciales, las restructuraciones de plantilla (prejubilaciones y despidos), periodos de garantía, ajustes en la valoración de activos, ventas a plazos, impuestos y litigios.
Tipos de provisiones contables:
Según el tipo de gasto que se provisiona:
- Provisión de una obligación contraída y todavía no pagada: Es una obligación pasada. Por ejemplo, cuando se realiza una compra a final de año, pero se estima un pago a 6 meses. Al final del ejercicio se realiza una provisión de esa deuda, ya que se ha generado una obligación, pero no se ha pagado.
- Provisión de una obligación no contraída (y, por tanto, no pagada), pero previsible: Es una obligación futura. Por ejemplo: a final de año, se contabiliza un impuesto que hay que pagar al año siguiente, aunque aún no se sepa la cantidad exacta. Deben, entonces, establecerse unas provisiones contables que servirá para afrontar este pago.
- Provisión por gastos de deterioro: Aunque los deterioros no sean unas obligaciones como tales suponen un gasto para la empresa, por lo que en el momento que se perciba la posibilidad de que exista un deterioro (de un inmovilizado, de un cliente, etc.) se debe dotar una provisión.
Según la duración estimada de la provisión:
- A corto plazo: Cuando se estima que la obligación que estamos provisionando se cumplirá en el corto plazo, es decir, en menos de 12 meses. La provisión se incluirá dentro del pasivo corriente.
- A largo plazo: Cuando se estima que la obligación que estamos provisionando se cumplirá en el largo plazo, es decir, en más de 12 meses. La provisión se incluirá dentro del pasivo no corriente.
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Cómo gestionarlas de manera eficaz
Al establecer una empresa, una de sus obligaciones contables principales es la de llevar a cabo un balance que, junto con la cuenta de pérdidas y ganancias, refleja el estado del patrimonio neto de la empresa y el estado de los efectivos que forman las cuentas anuales. Estas cuentas sirven para llevar un control sobre las gestiones que realiza la empresa. El balance es un esquema, por decirlo de alguna manera, que representa la situación financiera de la empresa y que se compone de los activos y los pasivos. Dentro de esta segunda categoría están los gastos que se prevén, las provisiones.
En contabilidad, las provisiones suponen una disminución del valor del patrimonio neto de las empresas y representan una serie de obligaciones que han de realizarse en el futuro (por ejemplo, el coste de litigios judiciales, despidos de trabajadores, pensiones, etc.) de los que no se conoce la suma o el momento en el que van a tener lugar. Dicho de otro modo, las previsiones son obligaciones inciertas que toda empresa ha de incluir en sus cuentas anuales y que contribuyen a ofrecer una imagen lo más exacta posible de la situación financiera de una empresa.
Por último, cabe indicar que el concepto de provisión desaparece como tal del balance en el momento en que se conoce la cantidad exacta de la obligación que hay pagar.
En cuanto a la contabilidad, el hecho de que las provisiones sean reservas de efectivos las ubica en el sector pasivo del balance de la empresa. En el Plan General Contable se encuentra un listado de las provisiones que pueden incluirse en el balance general de las sociedades, entre las que se encuentran:
- Provisión por retribuciones a largo plazo al personal
- Provisión para impuestos
- Provisión para otras responsabilidades
- Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
- Provisión para actuaciones medioambientales
- Provisión para reestructuraciones
- Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
Aquellas que no estén incluidas en esta lista, no serán tenidas en cuenta a la hora de calcular el estado financiero de una empresa.
Ventajas de las provisiones contables para la empresa
El objetivo de dotar una provisión por un gasto consiste en asegurarse de poseer los recursos necesarios para satisfacer la obligación en el momento que sea necesario.
Las provisiones contables ofrecen una serie de beneficios a las empresas, como pueden ser:
- Contabilizar las provisiones de modo correcto puede tener una importante repercusión en el resultado de una empresa.
- Permiten balancear el cobro de un gasto grande sin hacer que los gastos comunes suban drásticamente.
- Permite tener el dinero disponible para afrontar el gasto sin tener que utilizar de manera temporal o permanente los fondos de reserva.
- Combinado con una buena organización de fondos, permite organizar de mejor manera el dinero de la empresa.
- Que los gestores no vean disminuidos sus beneficios.
- Maquillar el resultado de cara a terceros, principalmente entidades financieras con el fin de no ver reducida la capacidad de financiación de la empresa.
- Repartir beneficios entre los accionistas para de esa manera mantener puestos en los Consejos de Administración.
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Expensya, una solución que permite gestionar las provisiones contables
Expensya se ha dado a conocer en el mercado como una solución de gestión de gastos profesionales. Pero esta plataforma va mucho más allá. Expensya incluye numerosas funciones financieras, que pueden facilitar la vida de los departamentos contables. Todos los gastos de la empresa se quedan recogidos en la plataforma, pudiendo así tener una visión global y en tiempo real del estado financiero de la misma.
Una de las principales ventajas de la solución es que cuenta con un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR+) único. Los recibos, tiques y facturas de un usuario de Expensya pueden subirse a la plataforma con tan solo una fotografía. El empleado toma una foto del tique, el OCR hace su trabajo sacando todos los datos importantes (fecha, tipo de gasto, método de pago, país, divisa, etc.) y la información se almacena en nuestro sistema.
Además, cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, gracias a la cual, los archivos digitalizados cuentan con el mismo valor legal que uno en formato físico. Así, una vez subido el gasto a la solución, el trabajador puede deshacerse del papel, lo que conlleva un gran ahorro de espacio. Todos los datos se quedan almacenados en el sistema de Expensya durante 6 años, por si un cliente necesita acceder a archivos más antiguos.
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