tarjetas virtuales

Qué son las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales han llegado a las empresas para quedarse. La gestión de gastos profesionales supone un gran reto para casi todas las empresas, ya que los pagos suelen ocasionar algún que otro problema en cuanto a reembolsos, intentos de fraude, límites de pago… es por eso por lo que las empresas optan cada vez más por tener un servicio de tarjetas con las que sus empleados puedan tener mayor autonomía y los procesos se simplifican al máximo. Si quieres descubrirlo todo sobre las tarjetas de pago virtuales, ¡sigue leyendo!

Qué es una tarjeta virtual

Una tarjeta virtual o electrónica es una tarjeta prepago que no tiene copia física. Es decir, únicamente existe en el servidor de Internet. Eso sí, son exactamente iguales que las tarjetas de crédito física de toda la vida: cuentan con un número único, fecha de caducidad y código secreto (CVV) para proteger las compras. La principal diferencia es que no puedes tenerla en la mano.

Estas tarjetas se recargan a través de Internet, por lo que cada vez son más usadas por aquellos que adoran comprar a través de la red, ya que, si eres objeto de algún fraude, solo se quedan con el dinero que hayas recargado en ella para realizar la compra.

El hecho de que estas tarjetas estén en la nube es una de las grandes ventajas que han encontrado las empresas para convertirlas en su principal método de pago. Las empresas pueden crear una o varias tarjetas, dependiendo de las necesidades, y dárselas a los trabajadores que incurren en mayores gastos. Así, todos salen ganando: los empleados no tienen que pagar de su dinero y esperar el reembolso, y las empresas se aseguran el límite de gastos que quieran y pueden seguir los gastos a tiempo real.

Para qué sirve una tarjeta virtual

Las tarjetas virtuales se han convertido en el método más habitual para la gestión de gastos en las grandes empresas. Se estima que, en 2025, estas tarjetas representarán cerca de 740.000 millones de dólares en transacciones.

Este tipo de pago electrónico favorece y facilita la automatización de los procesos de gestión de gastos profesionales, ya que los profesionales que incurren en gastos como viajes, comida, alojamiento y carburante no tienen que hacerlo con su propio dinero y se evitan también los lioso procesos de reembolso.

Estas soluciones de pago presentan múltiples ventajas, simplifican la vida a los servicios financieros y contables de las empresas y suponen menos trabajo para todas las partes implicadas.

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Diferentes tipos de tarjetas

Para optimizar al máximo la gestión de gastos profesionales en una empresa, los expertos en la materia recomiendan utilizar las tarjetas virtuales de empresa. Existen multitud de diferentes tarjetas dedicadas a los profesionales que, combinadas con una solución inteligente de gastos profesionales, ofrecen numerosas ventajas. Algunas de estas tarjetas son:

  • La tarjeta Corporate: esa tarjeta es utilizada principalmente por pymes, cuyos trabajadores viajan de manera regular por motivos profesionales.
  • La tarjeta Business: pequeñas y medianas empresas son sus principales usuarios. Es una tarjeta que podíamos definir como tradicional, ideal para gastos no frecuentes en las empresas.
  • La tarjeta virtual: esta tarjeta permite gestionar todos los gastos de un viaje, así como llevar un control más real sobre los gatos. Esta tarjeta carga los pagos directamente sobre la cuenta de la empresa y no es necesario que el empleado adelante su propio dinero.
  • La tarjeta de viajes: este medio de pago electrónico se aloja en el sistema de un proveedor externo, como una agencia de viajes, y está diseñada para todos los gastos de reservas de viajes de negocios, lo que permite eliminar los adelantos y centralizar la facturación de los servicios.
  • La tarjeta de compras: también conocida como P-Card, esta tarjeta permite que los empleados puedan pagar pedidos de bienes y servicios a proveedores registrados previamente.

Ventajas de las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales ofrecen una serie de ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores, por eso vamos a diferenciar los beneficios dependiendo de estos dos perfiles.

Ventajas para la empresa:

  • Respeto de la política de gastos de la empresa: fijando un máximo de gastos para las tarjetas, las empresas se aseguran de que se cumplan las normas establecidas en su política de gastos, ya que las tarjetas se cargan con un montante máximo del cual los empleados no podrán pasarse.
  • Visibilidad sobre los gastos de los trabajadores en tiempo real: cada movimiento realizado queda registrado en la cuenta bancaria de la empresa, por lo que los responsables solo tendrán que entrar en ella para tener una visión global y a tiempo real de los gastos.
  • Gestión automatizada de los gastos: al combinar las tarjetas con una solución de gestión de gastos, se automatiza todo el proceso. Los responsables pueden configurar su cuenta de empresa en unos minutos y añadir los fondos necesarios que cubran los gastos de los trabajadores. Se configuran también los flujos de validación y la aprobación de gastos. Todo el proceso se simplifica en una única plataforma.
  • Protección de gastos profesionales: las tarjetas de empresa pueden bloquearse en solo un clic. Una gran ventaja es poder ofrecer una tarjeta a cada trabajador que la necesite, así en caso de robo o pérdida, se puede anular solo una y no la tarjeta general de la empresa.

En cuanto a los trabajadores, las ventajas son las siguientes:

  • Se acabó el uso del dinero personal y los reembolsos: este tipo de tarjetas permiten a los empleados que no tengan que adelantar los gastos con su propio dinero y además el ahorro de tiempo de crear las consiguientes notas de gastos para el reembolso. Además, los manager ya no tienen que comprobar los gastos antes de devolverlos.
  • Facilitan el pago online y en el extranjero: poder pagar por internet sus reservas de alojamiento y desplazamiento con total facilidad es una de las grandes ventajas de estas tarjetas. Además, si viajan a un país extranjero con una moneda distinta, ya no tendrán que pasar por una oficina de cambio de divisas.
  • Autonomía y libertad en la gestión de gastos: si un trabajador se desplaza por motivos profesionales, puede llevar consigo su tarjeta virtual y no limitará las actividades de sus compañeros. Cada uno será independiente y podrá efectuar sus propios pagos.

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Expensya, una solución interconectada con las tarjetas virtuales de una empresa

La elección de tarjetas virtuales para una empresa es, ante todo, una decisión estratégica que forma parte de un proyecto de automatización de los procesos y de la labor de los trabajadores. Pero es esencial contar con una solución de gestión de gatos que acompañe este proceso y lo haga aún más fácil.

Y, sin duda, la mejor solución de gestión de gastos para esto es Expensya. Expensya es la una plataforma de gestión de gastos profesionales que puede conectarse con tus programas bancarios habituales y crear las tarjetas virtuales necesarias. Además, la gestión de los recibos de los gastos incurridos con estas tarjetas es simple gracias a nuestra solución. Utilizar esta aplicación es fácil e intuitivo, ya que, con tan solo una fotografía, los recibos se suben a la plataforma gracias a la tecnología de reconocimiento OCR+, que rescata los datos más relevantes de los documentos. A partir de ahí, solo hay que enviarlo a los jefes o a contabilidad para su aprobación. Además, Expensya cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, por lo que las copias en formato digital cuentan con la misma validez legal ante cualquier organismo que una copia en papel.

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