¿Qué tipo de tarjeta de empresa escoger para gestionar los gastos de viaje?

La gestión de los gastos de viaje es una cuestión de suma importancia para las empresas y, a menudo, es la parte del pago la que causa un problema. En muchas ocasiones, el empleado se ve obligado a adelantar los gastos de su propio bolsillo o a pedirle prestada la tarjeta de un superior para realizar una transacción.  

Las tarjetas corporativas, trabajando en conjunto con una solución de gestión de gastos, se convierte en una forma más que efectiva para tratar los desembolsos vinculados a los desplazamientos profesionales de los colaboradores. En este artículo, repasamos las principales características de este medio de pago cada vez más utilizado en las organizaciones de todos los tamaños y sectores.   

La tarjeta de empresa, una alternativa para pagar los gastos de la empresa  

Hoy en día, estamos asistiendo a la aparición de diferentes alternativas de pago. Aprovechando la necesidad de las empresas de tener un control cada vez más preciso sobre los gastos de viaje de sus colaboradores, las tarjetas corporativas (en sus versiones Business, Corporate, virtuales o alojadas) han conquistado muy rápidamente a los departamentos financieros. 

Ya sea para los gastos de los cuadros superiores o de los colaboradores, este método de pago tiene como finalidad ayudar a simplificar los viajes de negocios y evitar una práctica muy común en el pasado: que el empleado adelante los desembolsos con su propio dinero. 

Los diferentes tipos de tarjetas corporativas 

Cuando se trata de tener mayor visibilidad sobre los gastos de los empleados en desplazamiento profesional, el uso de tarjetas corporativas aparece como una opción de primera línea. Sobre todo si se tiene en cuenta que actualmente este medio de pago trabajando en conjunto con una solución de gestión de gastos ofrece numerosas ventajas, que exceden meramente la posibilidad de realizar pagos. 

A continuación, un breve repaso por los tres tipos de tarjetas corporativas disponibles en el mercado:  

Las tarjetas corporativas 

Las tarjetas corporativas son las tarjetas bancarias habituales, principalmente utilizadas para las PYMEs y grandes empresas en las que los colaboradores efectúan con frecuencia desplazamientos profesionales. Esta solución permite optimizar la gestión y control de gastos profesionales.  

La tarjeta Business 

Destinada a un grupo más reducido de pequeñas y medianas empresas, la tarjeta empresarial o Business es una tarjeta bancaria normal e individual, ideal para pagar los gastos poco frecuentes. 

La tarjeta virtual 

La tarjeta virtual es una tarjeta en versión desmaterializada que permite regular todos los gastos realizados durante un viaje de negocios, permitiendo y que permiten ejercer un control severo -límites y comercios definidos de antemano- y que funciona mediante un número de tarjeta generada para efectuar un solo pago. Esta tarjeta debita directamente desde la cuenta de la empresa y no requiere ningún avance de la parte del colaborador.  

La carta alojada 

La carta alojada es igualmente un método de pago desmaterializado, del mismo modo que la tarjeta virtual, pero con un funcionamiento totalmente diferente. Como su nombre lo indica, esta tarjeta está alojada en un prestatario externo (como una agencia de viajes) y se utiliza para todos los gastos de reservación de un viaje de negocios. Esto hace que los colaboradores no tengan que avanzar, una vez más, los desembolsos de su propio bolsillo y que la facturación de los servicios esté centralizada.    

¿Por qué elegir tarjetas de empresa?  

Las tarjetas de empresa ofrecen la posibilidad de automatizar todas las etapas de la gestión de los gastos y representan la mejor opción para optimizar los costos de cualquier empresa. Pensadas para los empleados que realizan gastos durante sus viajes (como aquellos en, kilometraje u hospedaje), estas tarjetas ofrecen autonomía a los colaboradores -evitando que deban avanzar el dinero-, pero sin perder el control sobre los gastos en los que incurren.  Finalizada la operación, los empleados solo deberán adjuntar a la línea de gastos el justificante de la misma.  

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