La gestión de los gastos de viaje es una cuestión de suma importancia para las empresas y, a menudo, es la parte del pago la que causa un problema. En muchas ocasiones, el empleado se ve obligado a adelantar los gastos de su propio bolsillo o a pedirle prestada la tarjeta de un superior para realizar una transacción.
Las tarjetas corporativas, trabajando en conjunto con una solución de gestión de gastos, se convierte en una forma más que efectiva para tratar los desembolsos vinculados a los desplazamientos profesionales de los colaboradores. En este artículo, repasamos las principales características de este medio de pago cada vez más utilizado en las organizaciones de todos los tamaños y sectores.
La tarjeta de empresa, una alternativa para pagar los gastos de la empresa
Hoy en día, estamos asistiendo a la aparición de diferentes alternativas de pago. Aprovechando la necesidad de las empresas de tener un control cada vez más preciso sobre los gastos de viaje de sus colaboradores, las tarjetas empresariales (en sus versiones Business, Corporate, virtuales o alojadas) han conquistado muy rápidamente a los departamentos financieros.
Ya sea para los gastos de los cuadros superiores o de los colaboradores, este método de pago tiene como finalidad ayudar a simplificar los viajes de negocios y evitar una práctica muy común en el pasado: que el empleado adelante los desembolsos con su propio dinero.
Los diferentes tipos de tarjetas de empresa
Cuando se trata de tener mayor visibilidad sobre los gastos de los empleados en desplazamiento profesional, el uso de tarjetas corporativas aparece como una opción de primera línea. Sobre todo si se tiene en cuenta que actualmente este medio de pago trabajando en conjunto con una solución de gestión de gastos ofrece numerosas ventajas, que exceden meramente la posibilidad de realizar pagos.
A continuación, un breve repaso por los tres tipos de tarjetas corporativas disponibles en el mercado:
Las tarjetas corporativas
Las tarjetas corporativas son las tarjetas bancarias habituales, principalmente utilizadas para las PYMEs y grandes empresas en las que los colaboradores efectúan con frecuencia desplazamientos profesionales. Esta solución permite optimizar la gestión y control de gastos profesionales.
La tarjeta Business
Destinada a un grupo más reducido de pequeñas y medianas empresas, la tarjeta Business es una tarjeta bancaria normal e individual, ideal para pagar los gastos poco frecuentes.
La tarjeta virtual
La tarjeta virtual es una tarjeta en versión desmaterializada que permite regular todos los gastos realizados durante un viaje de negocios, permitiendo y que permiten ejercer un control severo -límites y comercios definidos de antemano- y que funciona mediante un número de tarjeta generada para efectuar un solo pago. Esta tarjeta debita directamente desde la cuenta de la empresa y no requiere ningún avance de la parte del colaborador.
La carta alojada
La carta alojada es igualmente un método de pago desmaterializado, del mismo modo que la tarjeta virtual, pero con un funcionamiento totalmente diferente. Como su nombre lo indica, esta tarjeta está alojada en un prestatario externo (como una agencia de viajes) y se utiliza para todos los gastos de reservación de un viaje de negocios. Esto hace que los colaboradores no tengan que avanzar, una vez más, los desembolsos de su propio bolsillo y que la facturación de los servicios esté centralizada.
Las ventajas de las tarjetas de pago para empresas
Las tarjetas de empresa ofrecen la posibilidad de automatizar todas las etapas de la gestión de los gastos y representan la mejor opción para optimizar los costos de cualquier empresa. Pensadas para los empleados que realizan gastos durante sus viajes (como aquellos en, kilometraje u hospedaje), estas tarjetas ofrecen autonomía a los colaboradores -evitando que deban avanzar el dinero-, pero sin perder el control sobre los gastos en los que incurren. Finalizada la operación, los empleados solo deberán adjuntar a la línea de gastos el justificante de la misma.
Saber más sobre las ventajas de las tarjetas de empresa
¿Cómo elegir la tarjeta de empresa indicada?
Consejos para elegir la tarjeta de empresa
Hoy en día, numerosas organizaciones adoptan tarjetas corporativas para gestionar mejor los gastos de sus colaboradores. Y es que gracias a ellas se facilita el seguimiento y el control de los desembolsos realizados por cada uno de los empleados, ofreciéndoles a estos últimos mayor autonomía. Existen, sin embargo, diferentes tipos de tarjetas de empresa. Y, elegir la más indicada para cada estructura constituye un verdadero desafío para los directores financieros.
En este artículo, te compartimos los mejores consejos para elegir la tarjeta de empresa que mejor se adapte a tus necesidades.
Evaluar las necesidades de la empresa
Cada una de las decisiones que se toman en el seno de una organización viene a resolver una necesidad. Por esto mismo, antes de elegir la tarjeta corporativa más adecuada para cada una de ellas, conviene preguntarse:
- ¿Cuál es la necesidad detrás de la adopción de una tarjeta de empresa?
- ¿Cuántos colaboradores utilizarán estas tarjetas?
- ¿Qué tipo de gastos realizan quienes las necesitan?
- ¿Los colaboradores efectuarán desembolsos en el extranjero?
- ¿Existe la necesidad de poner límites de gastos?
Cuando más se pueda especificar la necesidad detrás de la adopción de una tarjeta de empresa, la elección del departamento financiero será aún más pertinente.
Si los colaboradores de tu empresa, por ejemplo, viajan de manera regular es recomendable utilizar una tarjeta internacional, que permita realizar gastos en el extranjero.
Comparar las ofertas existentes
Los establecimientos como bancos y Fintech, así como sus propios partners, ponen a disposición de sus clientes un amplio abanico de opciones para completar la opción de pagos.
Por esto mismo, antes de elegir un tipo de tarjeta para tu empresa, conviene analizar en detalle las diferentes propuestas de cada proveedor. Del mismo modo, es necesario prestar especial atención a las comisiones que se cobran (como lo son aquellas sobre transacciones extranjeras, las de generación de tarjetas, las de servicio, etc).
Diferenciar las tarjetas de débito inmediato y diferido
La elección de la tarjeta corporativa indicada depende también del plazo de pago más conveniente. En este sentido, existen dos grandes grupos:
- Tarjetas de débito inmediato que, como su nombre lo indica, debitan de la cuenta asociada generalmente el mismo día del pago (pero teniendo un margen de hasta dos).
- Tarjetas de débito diferido que debitan el conjunto de los gastos realizados a fin de mes.
Es importante analizar estos dos tipos de débitos para entender cuál se adapta mejor al funcionamiento de la empresa.
Hay que tener en cuenta que las tarjetas de débito diferido ayudan a ganar en términos de tesorería, pero generalmente son más caras que las de débito.
Optar por una oferta digital
Hoy en día, hablamos de desmaterialización de las notas de gastos, de automatización de procesos de gestión de gastos profesionales y de optimización de los esfuerzos que realizan los colaboradores.
Estos últimos suelen privilegiar los medios de pago profesionales que se integran fácilmente con las herramientas que ya utilizan. Una aplicación intuitiva de gestión de gastos te permitirá controlar los desembolsos de tus empleados, hacer un seguimiento de estos teniendo cuenta quien los ha realizado, exportar automáticamente informes de gastos periódicos y generar tarjetas para quienes se desplazan por negocios.
Estas soluciones de última generación se conectan con aplicaciones de gestión de gastos profesionales, que van todavía más allá en el proceso de automatización de la administración financiera.
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Errores a evitar a la hora de elegir una tarjeta corporativa
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Tener una sola tarjeta para toda la empresa
Incluso cuando se trata de una pequeña estructura, es desaconsejable contar con una sola tarjeta de empresa. Que cada empleado que realice gastos profesionales tenga la suya es imperativo para adoptar este instrumento de pago con éxito.
Por empezar porque para confirmar un pago realizado con una tarjeta corporativa muchas veces es necesario realizar una confirmación con ayuda del número de teléfono asociada a esta. Este proceso se vuelve complicado de organizar cuando la tarjeta va pasando de mano a mano.
Sin olvidar que el teletrabajo interfiere aún más en esta dinámica, haciendo que se dificulte el intercambio del plástico entre los colaboradores.
Por último, en los casos en los que existe una tarjeta corporativa, cuando esta es robada o se pierde, todos los empleados se quedan sin la posibilidad de poder utilizarla hasta su reposición.
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Subestimar los costos suplementarios ocultos
El precio de implementar las tarjetas corporativas es, sin lugar a duda, uno de los criterios decisivos a la hora de elegir la mejor opción. Después de pasar horas estudiando cada propuesta, calculando el número óptimo de tarjetas y releyendo los contratos, es posible que que los departamentos financieros se sientan finalmente frustrados por las comisiones ocultas. Por ello, se aconseja realizar una simulación completa antes de firmar el contrato para tener una visión completa de los costes antes de avanzar.
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No configurar correctamente las tarjetas
Algunos proveedores de tarjetas de empresa permiten realizar configuraciones dependiendo del cargo y necesidades del usuario. Se pueden fijar límites, agregar reglas y restringir el gasto en ciertos. Las herramientas de gestión de los gastos suelen asociarse a las tarjetas corporativas, ofreciendo visibilidad y dando control sobre los desembolsos realizados por cada uno de sus empleados. Estos ajustes permiten respetar la política de gastos de la empresa, mejorar los procedimientos de control y evitar reembolsos de gastos no autorizados.
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