que tarjeta de empresa escoger para gestionar los gastos de viaje

¿Qué tipo de tarjeta de empresa escoger para gestionar los gastos de viaje?

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En muchas empresas, la gestión de los gastos de viajes supone un gran reto, y los pagos y reembolsos suelen causar muchos problemas. El trabajador que viaja se ve obligado a pagar los gastos con su dinero personal o a solicitar un anticipo.

Con frecuencia, este proceso se convierte en una auténtica pesadilla tanto para el empleado como para la empresa, ya que no olvidemos que es siempre obligatorio justificar los gastos a través de la conservación de tiques y facturas. Y el control de las cuentas en una empresa es una de las mayores claves del éxito de la misma.

Para gestionar todo esto, las empresas están optando cada vez en mayor medida por utilizar tarjeta de empresa, y combinarla con una solución de gestión de notas de gastos profesionales.

¿Qué es una tarjeta de empresa?

Una tarjeta de empresa es una tarjeta de crédito o débito asociada a una empresa con la que tanto trabajadores como altos cargos pueden sufragar los gastos que estén asociados directamente a la actividad profesional. Con esto, los empleados no tienen que adelantar su propio dinero y luego pasar por el proceso de justificación y reembolso.

Entre los gastos permitidos para utilizar las tarjetas de empresa se encuentran los viajes de negocios, en vehículo propio o cualquier tipo de transporte, las comidas profesionales, las pernoctaciones por trabajo e incluso los obsequios a terceros.

Actualmente, las soluciones de pago como las tarjetas de empresa presentan múltiples ventajas que simplifican considerablemente la vida de los servicios financieros y contables de la empresa, por lo que supone menor carga de trabajo para todas las partes implicadas. La tarjeta bancaria se conecta con los sistemas de la empresa, simplifica la gestión de los gastos profesionales y permite llevar un control más estricto de los gastos asumidos por todos los empleados o directivos.

 

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Diferentes tipos de tarjetas de empresa

Si desea optimizar la gestión de los gastos profesionales y las notas de gastos, los expertos recomiendan utilizar una tarjeta bancaria de empresa. Encontrará un sinfín de tarjetas dedicadas a los profesionales que, combinadas con una solución inteligente para la gestión de las notas de gastos, facilitan las transacciones y ofrecen numerosas ventajas.

La tarjeta Corporate

La tarjeta Corporate es una tarjeta bancaria tradicional e individual principalmente utilizada por pymes y empresas de mayor tamaño, cuyos trabajadores realizan viajes de negocios con regularidad. Esta solución optimiza la gestión y el control de los gastos profesionales.

La tarjeta Business

Destinada sobre todo a un público más reducido de pequeñas y medianas empresas, la tarjeta Business es una tarjeta bancaria tradicional e individual, ideal para pagar gastos profesionales no frecuentes en las microempresas.

La tarjeta virtual

La tarjeta virtual es una tarjeta electrónica que permite pagar todos los gastos de un viaje, así como llevar un control más estricto (importes y comercios definidos previamente). Funciona mediante un número de tarjeta generado para efectuar un único pago. Esta tarjeta carga los pagos directamente en la cuenta de la empresa y no necesita que el trabajador adelante dinero para pagar los gastos.

La tarjeta de viajes

La tarjeta de viajes también es un medio de pago electrónico, como la tarjeta virtual, pero funciona de una forma totalmente distinta. Esta tarjeta está asociada a una cuenta abierta en el sistema de un proveedor externo, como una agencia de viajes o una SBT, y está pensada para todos los gastos de las reservas de los viajes de negocios, por lo que permite eliminar los adelantos de gastos y centralizar la facturación de las prestaciones.

En qué situaciones utilizar una tarjeta de empresa

Todos los gastos que estén asociados a actividades relacionadas con el desempeño de la actividad profesional pueden pagarse con la tarjeta de empresa, pero ¿cuáles pueden ser estas actividades?

Los gastos personales, sin duda alguna, no pueden pagarse con una tarjeta profesional, pero sí a aquellos que refieren a cualquier compra o servicio relacionado con la representación de la empresa. Es decir, los viajes de negocios, el kilometraje en el caso de que el desplazamiento sea en coche, los almuerzos de negocios o incluso los obsequios que puedan ofrecerse a terceros. Todos los gastos que tengan que ver con la notoriedad de la compañía se incluyen en la tarjeta de empresa.  Y es la empresa la que debe hacerse cargo de estos gastos ya que son actividades asociadas a la labor propia de la misma y son funciones que el trabajador debe desarrollar.

Las ventajas de utilizar una tarjeta de empresa

Los beneficios de utilizar una tarjeta de empresa con muchos. Por una parte, no es necesario que el empleado adelante el dinero de su bolsillo o que la empresa desembolse un anticipo. Por otra parte, cada empleado o directivo realiza los pagos asociados al desempeño de su actividad laboral sin necesidad de utilizar su dinero y esperar un reembolso, proceso que suele ser largo y tedioso para ambas partes de la compañía, tanto para el trabajador como para finanzas y contabilidad.

Hay que tener en cuenta si la empresa establece una política de gastos de viajes profesionales, como un máximo de gastos, si es posible retirar dinero en un cajero o si hay un tope por cada transacción realizada.

Ventajas de las tarjetas para la empresa:

Las cuentas están controladas en todo momento y es mucho más sencillo llevar la contabilidad de la empresa, ya que el uso que cada titular le esté dando a la tarjeta queda reflejado y puede consultarse en cualquier momento.

Ventajas de las tarjetas de empresa para los empleados:

Como hemos dicho, el adelantar dinero de su bolsillo nunca es la opción ideal para los empleados. Utilizando una tarjeta profesional, podrá hacer frente a todos los gastos de representación sin tener que utilizar su propio efectivo. Además, no será necesario justificar todos los gastos, ya que quedan registrados gracias a los movimientos de la tarjeta, ni esperar reembolso.

 

La tarjeta de empresa, una alternativa innovadora para la gestión de gastos profesionales

Las tarjetas bancarias de empresa ofrecen los medios para automatizar todas las etapas de la gestión de notas de gastos y representan la mejor opción para mejorar y racionalizar los costes de su empresa. Diseñadas para los profesionales que incurren en gastos como viajes, restauración, manutención, estancia o carburante, estas tarjetas les permiten disfrutar de una mayor autonomía y les evitan tener que adelantar los gastos de su bolsillo. Sin embargo, los profesionales deben justificar todos los gastos asumidos durante el ejercicio de sus funciones y conservar los recibos.

Gracias al apoyo de sus socios en el sector de las soluciones de pago, Expensya ofrece una gestión de los viajes de negocios de nueva generación. Su solución permite generar tarjetas virtuales para pagar todos los gastos profesionales de su empresa y que, de esa forma, los trabajadores ya no tengan que adelantar el efectivo. Estas tarjetas de pago permiten a los empleados y directivos pagar de manera instantánea sus gastos cuando están fuera de su lugar de trabajo habitual. Se trata de un método que garantiza una automatización de la gestión de los gastos, desde el pago hasta la contabilidad, además de ofrecer un acceso en tiempo real a los gastos de los trabajadores para optimizar el proceso.

 

Con Expensya, genere tarjetas de empresa virtuales y simplifique la gestión de sus gastos profesionales.

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