Reembolso de las notas de gastos

Reembolso de las notas de gastos: ¿qué política adoptar?

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Establecer un procedimiento para el reembolso de las notas de gastos no es tarea fácil.

Reembolsar las notas de gastos de los trabajadores suele ser una labor muy ingrata para la empresa y, si no está bien organizada, la gestión de las notas de gastos puede convertirse muy rápido en un peso para ella. Por eso, instaurar una política de reembolso de las notas de gastos resulta fundamental para garantizar el adecuado desarrollo del proceso.

Con vistas a evitar los problemas de gestión y los malentendidos, deben definirse normas claras que todos los trabajadores de la empresa conozcan.

¿Por qué establecer una política de reembolso de las notas de gastos?

Los trabajadores que incurren en gastos durante el desarrollo de su actividad profesional están obligados a declararlos a su empresa respetando las disposiciones legales.

¿Sabía que la gestión de las notas de gastos puede suponer una importante pérdida de tiempo para las personas implicadas en el proceso?

  • Para el trabajador que realiza los gastos.
  • Para el mánager y el servicio de Recursos Humanos que aprueban o rechazan los gastos.
  • Para el servicio de contabilidad que los comprueba y contabiliza.

Además, la empresa también se expone a sanciones fiscales si se detectan anomalías en los gastos profesionales.

Por esos motivos, en un contexto cada vez más complejo, contar con una visión general de los gastos asumidos resulta primordial. Las empresas establecen una política de gastos con vistas a mejorar el control y el seguimiento de los gastos, pero también para que los trabajadores conozcan las normas aplicables cuando trabajan fuera de su lugar de trabajo habitual.

No contar con una política de gastos puede resultar nefasto para una empresa y forma parte de los costes ocultos de la gestión de notas de gastos.

Con el fin de implementar un proceso más eficaz, le invitamos a descubrir nuestra guía para establecer un procedimiento de reembolso de las notas de gastos efectivo.

1. Elaborar una política de reembolso de las notas de gastos

La política de gastos determina cómo se compensan los gastos en la empresa.

Esta puede decidir libremente el modo de reembolso (en función del gasto real o con dietas) para cada viaje de sus trabajadores. Sin embargo, se recomienda consultar a los trabajadores para optar por el tipo de compensación más adaptado a sus necesidades, además de tener en cuenta la legislación del país correspondiente.

Esta etapa es fundamental en el proceso de reembolso de las notas de gastos y su objetivo es orientar al trabajador, para que conozca los gastos autorizados cuando abandona su lugar de trabajo habitual.

Es importante especificar que una política de reembolso de los gastos debe basarse en un análisis de los comportamientos existentes y los objetivos de la empresa, considerando varios criterios:

  • El tipo de gastos: naturaleza de los gastos, importes, frecuencia, etc.
  • La franja de trabajadores que recurre a los gastos.
  • Las normas actualmente vigentes y su cumplimiento.

La política de reembolso de gastos de una empresa, por lo tanto, debe reflejar los hábitos, además de la visión y la estrategia de la empresa.

Importante: para agilizar el proceso y optimizar el control de los gastos, el desplazamiento de un trabajador puede justificarse con un documento que acredite la misión y establezca unas condiciones precisas, aunque no sea obligatorio. En general, ese documento incluye todos los gastos en los que el trabajador deberá incurrir, así como los objetivos de su desplazamiento o viaje de trabajo.

2. Enviar las notas de gastos al departamento de contabilidad

Las notas de gastos se transmiten para recibir el reembolso de los gastos, ¿para qué si no?

Enviar las notas de gastos permite obtener todas las validaciones necesarias, pero también comunicar todos los datos para la contabilidad, el análisis o las labores de auditoría.

Gracias a ese proceso, se transmiten todos los datos útiles al superior responsable y al contable, para poder justificar con precisión los gastos asumidos por el trabajador.

Esos datos incluyen conceptos como fechas, importes, comercios, invitados, ejes analíticos, avisos de incumplimientos de las normas o de gastos duplicados, etc.

Una solución de gestión de notas de gastos de nueva generación como Expensya permite automatizar todo el proceso. ¡Se acabaron las entradas manuales de datos, las pérdidas de recibos o el archivo físico de documentos!

Las soluciones innovadoras permiten evitar los circuitos de validación con varios niveles, complejos y largos. Con una solución digital, todos los participantes ahorrarán tiempo y ganarán productividad.

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3. Controlar y validar las notas de gastos

Cuando las normas se encuentran correctamente configuradas en soluciones automatizadas, el mánager puede concentrarse en los gastos que activan alertas. De esa forma, el trabajador en viaje de negocios sabrá si está o no respetando las normas y límites máximos establecidos por la empresa gracias a las notificaciones automáticas que mostrará la herramienta de gestión de notas de gastos.

La nota de gastos debe respetar los límites de compensación para que la empresa pueda validarla. Asimismo, los gastos realizados deben estar vinculados al desarrollo de la actividad profesional y responder a las necesidades de la empresa. En caso contrario, la Agencia Tributaria podrá considerar el reembolso como un pago en especie si lo considera necesario.

Una vez reunidos todos los elementos, el trabajador presenta su nota de gastos para que el departamento financiero pueda proceder a su validación. Por lo tanto, el control y la validación de las notas de gastos representan una etapa esencial en su proceso de reembolso.

4. Tratar y reembolsar las notas de gastos

El tratamiento y el reembolso de las notas de gastos constituyen la última etapa del proceso de gestión de las notas de gastos.

Cuando recibe la nota, el director administrativo y financiero puede integrarla en los sistemas de información de la empresa y reembolsar al trabajador.

Importante: es primordial respetar un procedimiento estricto de reembolso de las notas de gastos para evitar el fraude y una rectificación fiscal.

En general, y según los procesos establecidos por la empresa, esta puede proceder a los reembolsos a medida que va recibiendo las notas de gastos, en una fecha fija, mediante transferencias SEPA.

Sin embargo, ese proceso puede ser muy limitativo para la empresa y conllevar retrasos en los reembolsos de las notas de gastos.

5. Apostar por la automatización de las notas de gastos 

Como ya habrá entendido, implementar un proceso de reembolso de las notas de gastos puede no resultar sencillo, sobre todo cuando la empresa no utiliza una solución digitalizada.

Hoy en día, gracias al auge de las tecnologías de última generación, numerosas etapas de la gestión de notas de gastos se han simplificado y automatizado, como la entrada de datos, el control, la integración bancaria, la lucha contra el fraude, el reembolso… ¡y muchos otros elementos!

La gestión digital de gastos facilita a las empresas el control de las notas de gastos

Por consiguiente, contar con un programa de gestión de notas de gastos se ha convertido en una opción fundamental. ¿Pero qué programa escoger?

Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya le ofrece los medios para mejorar la eficacia de sus equipos, reducir los costes y controlar los presupuestos.

Hemos integrado los últimos avances tecnológicos, como la inteligencia artificial y el machine learning, con el fin de desarrollar nuestra propia tecnología OCR+, que digitaliza las facturas y extrae de las mismas todos los datos pertinentes: importe, IVA múltiple, tasa turística, categoría de gasto, fecha, medio de pago, moneda, etc.

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