Reembolso de las notas de gastos

Reembolso de las notas de gastos: qué política adoptar

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El reembolso de los gastos en los que incurren los trabajadores por parte de las empresas no es tarea fácil. Reembolsar las notas de gastos requiere de un tiempo y un esfuerzo que a veces los propios empleados no pueden dar, o tiene que quitar de otras tareas importantes.

Por ello, instaurar una política de reembolso de gastos es fundamental para garantizar un proceso fluido, para evitar los problemas de gestión y los malentendidos que a veces crean los gastos. Definir una serie de normas que todos los trabajadores conozcan es esencial para una empresa.

¿Qué es una política de reembolso de gastos?

Una política de reembolso de gastos comprende una serie de normas que todos los trabajadores que realicen actividades fuera de su puesto de trabajo deben conocer. Todos los actores de una sociedad deben saber cuáles son las normas aplicables, para tener una visión general de los gastos asumidos, y así asegurar un control y seguimiento mucho más eficaz. Su objetivo es orientar al trabajador para que conozca cuáles son los gastos autorizados y la forma en la que le serán reembolsados. Debe ser clara y conocida por todos en la empresa, y debe contener cómo se reembolsan los gastos, cómo se presentan las notas de gastos y los informes, la documentación necesaria y los plazos de devolución.

En esta política se define el modo de reembolso de los gastos en los que los empleados incurren cuando abandonan la oficina. Es esencial demostrar que estos pagos están directamente relacionados con la actividad profesional de la empresa para que puedan ser reembolsados.

Es importante especificar que una política de reembolso de los gastos debe basarse en un análisis de los comportamientos existentes y los objetivos de la empresa, considerando varios criterios:

  • El tipo de gastos: naturaleza de los gastos, importes, frecuencia, etc.
  • La franja de trabajadores que recurre a los gastos.
  • Las normas actualmente vigentes y su cumplimiento.

La política de reembolso de gastos de una empresa, por lo tanto, debe reflejar los hábitos, además de la visión y la estrategia de la empresa.

El reto es encontrar el equilibrio adecuado entre los dos elementos siguientes:

  • Un control justo de los gastos, para limitar los gastos profesionales y los costes de la empresa.
  • Reglas claras, que siguen siendo lo suficientemente flexibles como para no ser percibidas como demasiado restrictivas o complicadas para que los empleados las sigan

En resumen:

Todas las reglas y proc edimientos que componen la política de gastos deben ser escritas en un documento.

Este documento debe ser claro y comprensible para todos.

Este documento debe ser bien comunicado y debe permanecer accesible a todos los empleados.

Las reglas incluyen los siguientes puntos:

La naturaleza de los gastos que se reembolsan

Las condiciones que deben cumplirse antes de que el gasto pueda ser reembolsado

El procedimiento de reembolso de este tipo de gastos

Cómo crear una política de reembolso

No hay una receta única para crear una política de reembolso, pero sí es cierto que en general, las empresas se basan en varios criterios para crear sus políticas, y cada una de ellas es diferente. En general, las principales son:

Fijar límites de reembolso y gastos permitidos: una opción es fijar un límite, ya sea diario o mensual, de los gastos que pueden ser reembolsados dependiendo del concepto del gasto (restaurante, hotel, invitación a clientes, medios de transporte…) Es decir, en la política vendrá de antemano establecido un máximo que la empresa cubrirá en cada tipo de gasto, y si se supera este límite, correrá a cuenta del trabajador.

Gestionar las excepciones: es importante tener en cuenta que pueden existir situaciones en las que se rebase el límite establecido. Ante estas situaciones, la empresa debe responder si realmente el máximo se ha sobrepasado por situaciones que son ajenas al trabajador.

Para crear una política que sea eficaz y se cumpla, deben seguirse una serie de criterios:

  • Enviar las notas de gasto a contabilidad: enviar las notas de gastos permite obtener las validaciones necesarias, pero también comunicar todos los datos para la contabilidad, el análisis o las auditorías. Estos datos incluyen conceptos como fechas, importes, comercios, ejes analíticos, avisos de incumplimiento de las normas, gastos duplicados…
  • Controlar y validar las notas de gastos: cuando las normas se encuentran correctamente definidas, el trabajador sabrá si está respetando los límites establecidos y los tipos de gastos en los que puede incurrir. Las notas de gastos deben respetar los máximos presentes en la política para poder ser reembolsados y ser pagos realizados en consonancia con la actividad profesional de la empresa.
  • Tratar y reembolsar las notas de gastos: El tratamiento y el reembolso de las notas de gastos constituyen la última etapa del proceso de gestión de las notas de gastos. Cuando recibe la nota, el director administrativo y financiero puede integrarla en los sistemas de información de la empresa y reembolsar al trabajador. Es importante respetar un procedimiento estricto de reembolso de las notas de gastos para evitar el fraude y una rectificación fiscal. En general, y según los procesos establecidos por la empresa, esta puede proceder a los reembolsos a medida que va recibiendo las notas de gastos, en una fecha fija, mediante transferencias SEPA. Sin embargo, ese proceso puede ser muy limitado para la empresa y conllevar retrasos en los reembolsos de las notas de gastos.

 

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Diferentes políticas de reembolso de gastos

En general, las principales políticas de reembolso que se pueden crear son las siguientes:

Viajes en transporte público

Viaje en coche de alquiler

Viajes en coche personal y gastos kilométricos

Alojamiento

Alimentos

Actividades, como asistencia a eventos, invitaciones, etc.

Pero para las empresas, la pregunta suele ser si el reembolso se realiza de una vez o por cada gasto. Cabe destacar que hay dos tipos principales de política de reembolso:

Reembolso de cada gasto

En la práctica, la empresa reembolsa cada gasto realizado por el trabajador, que debe presentar un informe de gastos y los documentos justificativos correspondientes (factura, recibo, etc.).

Del lado del empleado, más contras que pros. Anticipar gastos con dinero propio cuando sabe que se reembolsarán más tarde es en ocasiones un elemento de bloqueo, sin mencionar el gran trabajo de compilación de los documentos justificativos.

Por otra parte, este modo de funcionamiento “a posteriori” permite a la empresa disponer de tiempo suficiente para organizar el reembolso y, sobre todo, contar con un cierto autocontrol por parte de los empleados, que intentarán no gastar su dinero personal sin contar el coste. Pero “a posteriori” también significa que la empresa no tiene control sobre el tiempo real, es decir, el momento de la compra, y que inevitablemente tendrá que ocuparse de decenas de informes de gastos al final del día.

Reembolso de una cantidad fija

En este caso, el reembolso de los gastos se hace sobre la base de una tasa fija. Y por supuesto, estos gastos deben estar justificados como esenciales en la actividad profesional de la empresa.

En este tipo de política, el trabajador no tiene que presentar ninguna justificación, y en ocasiones supone un margen de ganancia para los más inteligentes que gastan menos de la suma total reembolsada

Para la empresa, puede también parecer más simple ya que se anticipan las tasas, se limitan los costos y se simplifica la gestión administrativa, no hay recibos que cobrar y, sobre todo, que controlar. Pero en ocasiones, esta política de reembolso puede traer consigo pérdidas, problemas de liquidez y malentendidos.

 

La gestión digital de gastos facilita a las empresas el control de las notas de gastos

Beneficios de una buena política de reembolso de gastos

Los beneficios de una política de reembolso de gastos son varios. En primer lugar, la empresa y los trabajadores tiene claros cuáles son los límites de gastos permitidos. Esto permite a la empresa también tener una visión más global de los gastos y ayuda en la toma de decisiones, como por ejemplo ahorrar en ciertos gastos e invertir en otros ámbitos necesarios.

Por otro lado, los empleados tienen claro qué gastos se les van a devolver, en qué tipo de gastos pueden incurrir sin problemas y sabrán de antemano las normas de la empresa.

Transparencia, agilidad y fluidez, esas son las grandes ventajas de una buena política de reembolso para todos los departamentos de una empresa.

 

Expensya: la solución de automatización de reembolso de gastos

Hoy en día, gracias al auge de las tecnologías de última generación, numerosas etapas de la gestión de gastos se han simplificado y automatizado, como la entrada de datos, el control, la integración bancaria, la lucha contra el fraude, el reembolso…

Por lo tanto, contar con un programa de gestión de notas de gastos se ha convertido en una opción fundamental. ¿Pero qué programa escoger?

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