Gestionar la contabilidad es una actividad que exige la máxima atención. La gestión contable permite evaluar el estado de una empresa en función de los datos publicados, además de ofrecer una visión exhaustiva y rigurosa de su situación financiera. Asimismo, todos los instrumentos de gestión se basan en la contabilidad, que constituye una auténtica herramienta de ayuda para la toma de decisiones.
Los registros contables están sujetos a una regulación estricta, y la contabilidad debe respetar los principios y normas vigentes. Por todo ello, no solo no se debe descuidar, sino que hay que tratar de llevarla a cabo en las mejores condiciones posibles.
Existen varias formas de desarrollar este proceso con frecuencia complejo. ¡A continuación le presentamos algunas reglas que le permitirán optimizar la gestión de la contabilidad!
1 – Optar por un programa de contabilidad:
Los programas informáticos ofrecen una respuesta adaptada a las necesidades de las empresas en materia de gestión de la contabilidad. Por ejemplo, permiten automatizar su gestión, desde el tratamiento de los datos financieros hasta la transmisión del balance a la asesoría contable, lo que para la empresa supone un ahorro de tiempo y una mayor eficacia. Resulta indispensable contar con este tipo de herramientas para incrementar la productividad y gestionar fácilmente el proceso de los asientos contables. Un programa de contabilidad permite:
- Automatizar los asientos contables
- Simplificar las declaraciones fiscales
- Actualizar los documentos contables en tiempo real
- Controlar las cuentas de clientes y proveedores
- Editar documentos de síntesis: balances, cuentas de resultados, etc.
- Generar los asientos en los libros diarios, libros mayores y balances…
Centralizar todos los datos en una misma herramienta facilita la comunicación de los archivos y el trabajo colaborativo. Asimismo, permite mejorar la seguridad a la hora de transmitir los datos financieros al exterior, como por ejemplo a la asesoría contable. Prácticamente todas las herramientas de contabilidad también permiten gestionar la emisión de facturas y presupuestos directamente a través del programa, para poder integrar con mayor facilidad dichos elementos en la contabilidad.
2 – Mantener la contabilidad al día:
Conviene llevar un registro de todas las operaciones contables. Hay que establecer una clasificación de los documentos contables, los movimientos bancarios, las facturas de ventas o de compras, etc., así como comprobar que se han contabilizado todos los gastos y que cada asiento contable se ha introducido en la cuenta correspondiente. Así, toda la documentación necesaria (justificantes, recibos, facturas, etc.) está disponible en todo momento. Esta forma de proceder permite mejorar la visibilidad de los datos contables y, por consiguiente, facilita la evaluación de la actividad de la empresa.
Si cuenta con un asesor contable ajeno a la empresa, este le agradecerá enormemente que le comunique todos los documentos en los plazos estipulados, con vistas a evitar un retraso que le podría salir muy caro, en particular en la gestión del IVA.
3 – Planificar la contabilidad:
Consiste en elaborar una lista de operaciones contables para poder incluirlas en un calendario y optimizar su gestión.
Lista de operaciones contables:
- tratamiento de los presupuestos y las facturas de compra y venta,
- comprobación de las transferencias,
- envío de recordatorios por los impagos,
- declaración del volumen de negocios, del IVA y de las cotizaciones sociales,
- documentos de ingreso de impuestos y tasas,
- contabilización de las nóminas.
4 – Recurrir a una asesoría contable:
La contabilidad requiere mucho rigor y conocimientos especializados. El administrador de una empresa puede llevar su contabilidad solo perfectamente pero, dada la continua evolución de la legislación fiscal, puede pasar por alto algunas leyes o normas, lo que afectará a su empresa. Para evitar esos problemas, es recomendable externalizar esa labor y confiársela a una asesoría contable, que sabrá gestionarla mejor.
Trabajar con un profesional permite evitar errores que podrían dar lugar a una rectificación fiscal. También puede aprovechar los conocimientos del asesor contable en materia de fiscalidad para optimizar las decisiones relativas al desarrollo de su actividad. Esta alternativa le garantiza un riesgo mínimo de error.
Para el directivo, presenta varias ventajas:
- un ahorro de tiempo,
- la optimización de la contabilidad,
- la conformidad con la legislación,
- valiosos consejos para su actividad.
No olvide tener en cuenta que su campo de actividad y el tamaño de su empresa pueden conllevar la obligación legal de recurrir a una asesoría contable.
5 – Establecer un sistema de archivo de documentos:
El archivo de los documentos es esencial para llevar una contabilidad eficaz y rigurosa. En caso de control, tendrá que presentar una gran cantidad de documentos, y si no cuenta con un sistema de archivo eficaz, muy pronto le resultará difícil encontrar los documentos pertinentes.
Para evitar este problema puede elegir entre varias soluciones: externalizar el archivado (numerosos despachos de asesoría contable se ocuparán del mismo por usted), recurrir a los servicios de una empresa especializada, implementar un sistema interno o utilizar un sistema de archivo completamente digital y certificado.
6 – Automatizar la gestión de las notas de gastos:
La gestión de notas de gastos forma parte del ámbito de la microcontabilidad. Implica gestionar con rigor un gran número de facturas de un valor a menudo escaso, pero cuya suma arroja una cantidad importante.
No olvide que puede automatizar el proceso de gestión de las notas de gastos y optar por una solución más eficaz que le permita reducir el tiempo dedicado a esta laboriosa tarea. Utilizar una solución en la nube como Expensya es la mejor manera de simplificar la vida profesional de todas las personas implicadas en la declaración de los gastos, desde el trabajador hasta el contable.
El objetivo de Expensya es automatizar al máximo todas las etapas de la gestión de los gastos profesionales, desde el recibo hasta la contabilidad. Además, la solución ofrece una exportación de los datos simplificada para permitir su integración en los distintos programas de contabilidad.
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