Tipos de gastos de empresas: ¿cuáles son?

Identificar los tipos de gasto que tiene una organización y poder planificarlos es fundamental para asegurar su crecimiento. Sin embargo, en la práctica no siempre resulta sencillo tener el presupuesto bajo control. En este artículo, repasamos cómo se clasifican los gastos de empresa y las mejores estrategias para gestionarlos de manera efectiva.

Clasificación de tipos de gastos de empresa

Los tipos de gastos dentro de una empresa son muchos, y varían de acuerdo con el tamaño y sector de cada una de ellas. Sin embargo, dependiendo de su naturaleza, pueden dividirse en grandes grupos:

• Gastos fijos. Los gastos fijos hacen referencia a aquellos que no varían, y que no están afectados por los niveles de producción o facturación. Suele tratarse de desembolsos que se realizan todos los meses. Por ejemplo, el alquiler es un gasto fijo por excelencia ya que se mantiene constante independientemente de las ventas de una empresa.    
• Gastos variables. A diferencia de los gastos fijos, los variables están en relación con la facturación. En esta categoría podemos encontrar la compra de mercadería o el consumo eléctrico. Este tipo de gasto, aunque se pueden estimar, son más difíciles de prever que los fijos.
• Gastos directos. Son aquellos que pueden adjudicarse a la producción de los bienes o servicios. Por ejemplo, el packaging de un producto.
• Gastos indirectos. Como su nombre lo indica, estos tipos de gastos de empresa son los que están indirectamente relacionados con la producción. Un ejemplo de ellos es el salario de los empleados.

Diferencia entre costes y gastos de empresa

Aunque en ocasiones suelen utilizarse como sinónimos, y ambos implican un decrecimiento en el patrimonio de una empresa, los costes y gastos no son lo mismo.

Los primeros hacen referencia a los pagos que realiza una empresa para que el proceso de producción pueda llevarse a cabo; mientras que los segundos son esfuerzos económicos que efectúa la organización para fabricar un producto o brindar un servicio. En contabilidad, el coste se considera como una inversión mientras que el gasto no. Además, puede decirse que el coste al final termina por generar un retorno y no así el gasto.

En una empresa de zapatos, por ejemplo, la materia prima necesaria para la producción sería un coste mientras que los salarios de los empleados representarían un gasto.

Tipos de gastos: por qué controlar el presupuesto

Entre las ventajas de tener un mejor control sobre los gastos de la empresa, podemos mencionar:

• Detectar fugas de dinero. Es una realidad: tanto las pequeñas como grandes empresas realizan gastos a lo largo de la cadena de producción que podrían evitarse. Identificarlos es el primer paso para revertir esta situación que puede costarle muy caro a las organizaciones.
• Mejorar acuerdos con proveedores. Conocer en detalle los gastos que se realizan mes a mes puede permitirles a las empresas volver a negociar sus acuerdos con sus actuales proveedores, o bien detectar la necesidad de salir a buscar nuevas propuestas en el mercado.
• Gestionar imprevistos de manera más efectiva. Incluso las empresas con una salud financiera irreprochable pueden tener que un día hacer frente a un gasto inesperado como un despido o un fraude. Una buena gestión de gastos les permitirá llegar con el margen financiero suficiente para que este imprevisto no ponga en jaque su correcto funcionamiento.
• Tomar mejores decisiones de negocio. Una organización que tiene una mayor visibilidad sobre su presupuesto es capaz de tomar mejores decisiones para potenciar su crecimiento. Por ejemplo, si se detectan gastos superfluos en un sector determinado éstos pueden reconsiderarse para ser invertidos de manera estratégica en otro.

Los beneficios de una política de gastos

A la hora de optimizar la gestión de todos los tipos de gastos que tiene una empresa, el contable o departamento de finanzas debe enfocar sus esfuerzos en establecer una política de gastos clara. Esto no es ni más ni menos que un conjunto de normas que rigen los gastos profesionales de los empleados de la organización. Teniendo en cuenta la legislación vigente en la materia de cada país, las empresas tienen que generar la política que les más resulte acorde.

Pero para que una política de gastos contribuya a mejorar la gestión financiera de una empresa, es necesario que ésta sea clara, accesible a todos empleados y que se mantenga actualizada en todo momento. De esta manera, no solo se podrá tener una previsión sobre los desembolsos que hace la empresa, sino también mejorar la comunicación con sus colaboradores en lo que a gastos profesionales y reembolsos respecta.

La importancia de la política de viajes

Hilando aún más fino, y en el caso de las organizaciones cuyos colaboradores viajan por negocios, existe otra estrategia de suma utilidad para mantener bajo control el presupuesto: la política de viajes y gastos.

Como su nombre lo indica, este documento tiene como finalidad controlar los desembolsos que los colaboradores efectúan en el marco de sus desplazamientos profesionales (tales como la compra de un aéreo, la reserva de un hotel, los gastos de kilometraje, las comidas, entre otros). Además de fijar límites de gastos, esta herramienta permite detallar los procedimientos a seguir a la hora de realizar reservaciones antes de un viaje o efectuar compras durante el mismo.

Una política de viajes debe, además, ayudar a los colaboradores a responder a una serie de preguntas tales como: “¿Puedo viajar en Business?”, “¿Qué tipo de vehículo tengo permitido alquilar?”, “¿Con qué medio de pago debo abonar mis compras?”, entre otras.

Expensya, la solución para la gestión de gastos profesionales

Ahora bien, aunque todas las empresas desearían tener una mayor visibilidad sobre sus gastos no todas ellas cuentan con el tiempo y los recursos necesarios para hacer un seguimiento sobre los mismos. Por este motivo, cada vez son más las que utilizan herramientas tecnológicas especializadas en gestión de gastos para facilitarse esta tarea engorrosa.

Sin ir más lejos, Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, permite gracias a su tecnología OCR+ que con solo sacar una fotografía a sus tiquetes y facturas los trabajadores puedan subir sus desembolsos a la plataforma estén donde estén. Estos, a su vez, son transmitidos automáticamente al departamento contable que logra así tener un seguimiento en tiempo real de los gastos realizados por sus colaboradores.

Por otra parte, la solución ofrece a las empresas la posibilidad de configurar su propia política de gastos dentro de la plataforma para que puedan ganar tiempo y evitar movimientos fraudulentos y errores humanos. Expensya cuenta con un módulo antifraude que permite, entre otras cosas, notificar a los responsables cada vez que un usuario intenta añadir un tique o factura que no respete las reglas de la organización.

Poniendo a la tecnología de su lado, los contables y departamentos de finanzas pueden dar un paso adelante para mejorar la salud financiera de su organización y sentar las bases para su crecimiento sostenido a mediano y largo plazo.