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Todo sobre los gastos profesionales

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Un trabajador puede obtener el reembolso de todos los gastos en los que incurre en el desarrollo de su actividad profesional previa presentación de los recibos correspondientes. Gestionar ese proceso suele ser complejo y puede convertirse rápidamente en una tarea muy ingrata para la empresa.

¿Qué es un gasto profesional? ¿Cuáles son los tipos de gastos cubiertos por la empresa? Nuestro equipo de redacción ha seleccionado para usted 5 preguntas frecuentes sobre los gastos profesionales, ¡y aquí están las respuestas!

¿Qué es un gasto profesional?

Los gastos profesionales corresponden a los gastos asumidos por un empleado cuando realiza su trabajo en un lugar distinto de su centro habitual de trabajo. No deben confundirse con los gastos de empresa, que hacen referencia esencialmente a los gastos relacionados con la actividad de la empresa y en ningún caso están vinculados al ejercicio de la profesión de un trabajador. Los gastos profesionales, que el trabajador suele adelantar de su bolsillo, son reembolsados por la empresa previa presentación de un justificante de gastos.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es un documento en papel que reúne todos los gastos asumidos por un trabajador por cuenta de la empresa. La nota de gastos constituye la prueba de que el pago se ha realizado y permite que el empleado reciba el reembolso de los gastos. Hoy, las empresas han digitalizado sus procesos, entre los que se incluyen las notas de gastos, y existen programas específicos con los que pueden crearse dos tipos de notas de gastos:

  • La nota de gastos clásica: el trabajador simplemente debe introducir el tipo de gasto y las cantidades.
  • La nota de gastos de kilometraje: el trabajador debe indicar las etapas de su itinerario en una aplicación específica y los gastos de locomoción se calculan de forma automática.

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Gastos profesionales: ¿qué dice la legislación?

Para que un gasto pueda considerarse gasto profesional, debe cumplir tres criterios fundamentales:

  • El gasto debe estar relacionado con la actividad profesional del trabajador.
  • El gasto debe estar fechado y vinculado a un periodo de imposición.
  • El gasto debe ir acompañado de un recibo, pieza esencial en el proceso de reembolso.

¿Cuáles son los gastos cubiertos por la empresa?

La empresa tiene la obligación de reembolsar el importe total de las notas de gastos de sus trabajadores y debe respetar los baremos impuestos por la legislación. En este contexto, la empresa puede reembolsar varios tipos de gastos:

  • Los gastos de restauración: dentro de este tipo de gastos se incluyen principalmente las comidas y los restaurantes.
  • Los gastos de locomoción: cuando se desplaza en su vehículo personal, el trabajador puede obtener un reembolso en función de los importes establecidos por la Agencia Tributaria para la compensación por kilometraje. En general, se utiliza sobre todo el transporte público.
  • Los gastos de estancia: este tipo de gasto es válido únicamente si el lugar de trabajo del empleado se encuentra a un mínimo de 50 km de su domicilio o a más de 1 hora y 30 minutos en transporte público.
  • Otros gastos: los costes del teletrabajo, material de oficina, documentación, etc.

Importante: no todos los gastos asumidos son necesariamente gastos profesionales reembolsables por la empresa.

Gastos profesionales: ¿cuáles son las condiciones de reembolso?

La empresa puede compensar los gastos de sus trabajadores de dos formas:

  • Reembolso de los gastos reales: la empresa reembolsa los gastos realmente asumidos por el trabajador. En este caso, los trabajadores deben presentar sus notas de gastos acompañadas de los justificantes correspondientes (facturas, recibos, tiques, etc.) para obtener el reembolso de los gastos. Todas las solicitudes de reembolso deben respetar la política de gastos de la empresa. Este modo de reembolso suele ser el más utilizado.
  • Dietas: la empresa ofrece a los trabajadores un importe fijo establecido con arreglo a la legislación que deberá cubrir los gastos que van a asumirse. En este caso, los trabajadores no tienen que justificar los gastos y todos los gastos que superen el importe de las dietas no serán objeto de reembolso. Esta forma de compensación es una solución sencilla tanto para la empresa como para el trabajador ya que para obtener el reembolso no es obligatorio presentar recibos ni es necesario un procedimiento interno.

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¿Cómo terminar con una gestión lenta y repetitiva?

Controlar, validar y reembolsar las notas de gastos de los trabajadores puede ser una tarea fastidiosa a la que hay que dedicar una enorme cantidad de tiempo en la empresa. Hoy en día, digitalizar las notas de gastos se ha convertido en una necesidad. ¿La solución? Recurrir a un programa de gestión de notas de gastos para digitalizar todo el proceso, automatizarlo y acelerar el tratamiento.

En este contexto, gracias a la automatización y a los últimos avances de la tecnología, como el machine learning, la inteligencia artificial o la nube, nuestra solución inteligente Expensya facilita la vida diaria de miles de trabajadores para la gestión de los gastos profesionales. Expensya le ofrece la posibilidad de configurar la solución en función de sus necesidades específicas y de su actividad, además de simplificar y optimizar la gestión de notas de gastos.

 

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