En la vida profesional, las tareas administrativas sin valor añadido se convierten frecuentemente en una fuente de frustración. La gestión de las notas de gastos forma parte de esas tareas a las que hay que dedicar una gran cantidad de tiempo y que además consumen muchos recursos, pese a no generar valor alguno. Una aplicacion de notas de gastos permite automatizar totalmente la gestión de los informes, incrementar la eficacia de las organizaciones y ayudarlas a establecer nuevos métodos de trabajo.
La transformación digital y la creciente necesidad de automatización de los procesos han conllevado la aparición de numerosos operadores y aplicaciones para la gestión de las notas de gastos, por lo que puede resultar difícil elegir una solución en particular.
Con el fin de orientarle a la hora de seleccionar su aplicación de notas de gastos, a continuación le presentamos algunas funcionalidades imprescindibles para este tipo de programas.
#1 Entrada automática de los datos de las facturas
Eliminar completamente la entrada manual de los datos y automatizar la introducción de los gastos constituyen auténticas novedades para una herramienta de gestión de notas de gastos.
El reconocimiento inteligente permite detectar en solo unos segundos toda la información pertinente de una factura, basta con fotografiar el recibo usando el teléfono móvil o cargar la factura en la aplicación. La potencia de la Inteligencia Artificial y de los algoritmos de Machine Learning permite terminar con cualquier intervención humana, aunque algunos editores no ofrecen soluciones totalmente automatizadas o siguen recurriendo a una entrada manual de datos deslocalizada.
Esa es una de las funcionalidades fundamentales de la solución Expensya, que elimina completamente la entrada manual de datos gracias al reconocimiento inteligente de última generación OCR+. Esta tecnología permite extraer todos los datos pertinentes de una factura en unos segundos y de forma extremadamente precisa (importe, fecha, categoría del gasto, IVA múltiple, método de pago, comerciante, etc.).
#2 Una aplicación móvil para la gestión de notas de gastos
En segundo lugar, la solución debe aportar una respuesta satisfactoria a la problemática de la movilidad. En otras palabras, cuando el trabajador está fuera de su lugar de trabajo habitual, debe poder digitalizar fácilmente sus recibos y gestionar sus gastos sobre la marcha, sin tener que esperar a volver a la oficina para empezar el informe.
De esa forma, el mánager también podrá seguir de cerca los gastos profesionales de la empresa y contar con una mayor visibilidad al respecto.
Al adoptar una solución móvil para la gestión de notas de gastos, el envío de los informes es, además de más fácil, mucho más rápido. Con un solo clic y desde cualquier dispositivo, el mánager podrá recibir las notas de sus empleados, así como aprobarlas y transmitirlas al contable o rechazarlas. Todo el proceso se optimiza y los plazos de reembolso son más cortos.
Llévese Expensya allí donde vaya y gestione las notas de gastos desde sus dispositivos móviles. ¡La aplicación de notas de gastos está disponible para Android y iOS!
#3 Integración con otras soluciones de empresa
Antes de seleccionar una solución de gestión de notas de gastos, es importante comprobar que esta se integra con otros programas ya implementados en la empresa.
Aunque en general las soluciones SaaS pueden combinarse con las API, no está de más verificarlo. La compatibilidad aportará fluidez a sus procesos de trabajo y le permitirá disfrutar plenamente de las ventajas que ofrecen esas soluciones inteligentes al automatizar los procesos.
Compruebe las integraciones que propone la solución para conectar fácilmente la gestión de las notas de gastos con su programa de contabilidad o su programa de gestión de nóminas.
Por ejemplo, una solución de notas de gastos debe poder implicar al contable que se encarga de aprobar todos los gastos, introducirlos en el programa de contabilidad y a continuación realizar el reembolso. No hace falta ninguna entrada manual de datos para introducirlos en el programa de contabilidad. Al integrar la solución de gestión de notas de gastos con el programa de contabilidad, evitará la doble entrada de datos, además de liberar a los contables de esa pesada tarea.
#4 Conversión automática de divisas
Los viajes de negocios suelen implicar gastos en monedas extranjeras. Una solución inteligente de gestión de notas de gastos calcula por usted los gastos en la moneda utilizada por su empresa. Estas soluciones detectan los gastos realizados en una moneda extranjera y realizan la conversión correspondiente de forma automática teniendo en cuenta los tipos de referencia aplicables.
La solución de gestión de notas de gastos Expensya efectúa una conversión automática de los importes de gastos asumidos en monedas extranjeras e incluso genera alertas cuando un trabajador introduce manualmente un tipo de cambio distinto del calculado por la solución.
#5 Digitalización certificada de documentos
Hoy en día, la legislación le permite deshacerse de los tiques y recibos en papel si utiliza una solución conforme con las normas de digitalización certificada de documentos. Expensya le permite acabar para siempre con el archivo físico de documentos. En caso de control de la Agencia Tributaria o la Inspección de Trabajo, una simple foto del recibo hecha con el teléfono móvil o una factura enviada por correo electrónico tendrán valor probatorio.
Ahora, ya sabe todo lo que necesita tener en su aplicación de notas de gastos. Expensya es la solución que reúne todas esas funcionalidades imprescindibles y muchas más, y le ofrece una prueba gratuita de 30 días sin compromiso para que pueda hacerse una idea de su auténtica eficacia y de las funcionalidades mencionadas disponibles en la aplicación.
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