Aunque estemos ahora mismo inmersos en una situación de pandemia mundial, un viaje de negocios siempre ha sido clave para todas las empresas. Es por eso por lo que es imprescindible prepararlos bien, entender el objetivo del desplazamiento, gestionar bien los gastos en los que se incurran y mucho más. En este artículo podrás encontrar las claves para gestionar y preparar los viajes empresariales de forma sencilla y clara.
¿Qué es un viaje de negocios?
Aunque pueda parecer obvio, vamos a comenzar por la definición de un viaje de empresa: son desplazamientos que realizan los empleados de una compañía con la misión de realizar acciones que reporten beneficio al negocio, ya sea de forma económica o de potenciación de la imagen de marca. Un viaje de negocios debe estar siempre relacionado con la actividad empresarial de la sociedad, sino no puede denominarse como tal.
Los objetivos de un desplazamiento profesional:
- Crear alianzas con otras empresas
- Cuidar la red de contactos actual
- Conocer nuevas formas de trabajo que puedan ser atractivas y beneficiosas para tu empresa
- Ampliar la cartera de potenciales clientes
- Mejorar los canales de distribución de la empresa
- Innovación en productos y servicios
- Búsqueda de nuevas ideas e inspiración
Lo objetivos de los viajes profesionales son los que marcan el tipo de desplazamiento, ya que no todos tienen la misma finalidad. Cada uno de estos viajes se lleva a cabo con diferentes propósitos. Estos son los diferentes tipos de viajes de empresa:
Viaje comercial:
En este caso, el objetivo es dar a conocer tu empresa a nuevos mercados, aprovechando los canales de distribución, además de ofrecer nuevos servicios y productos a los clientes existentes y los posibles futuros abriendo nuevos mercados.
Viaje ejecutivo:
En este caso son los altos cargos de las empresas quienes realizan este tipo de desplazamiento, con el objetivo principal de fortalecer relaciones con las empresas.
Reuniones internas:
Todo el personal de la empresa debe asistir a este evento. En ocasiones, las empresas tienen sedes en distintos países, por lo que implica desplazamientos con motivos profesionales. El objetivo es conseguir la máxima productividad de los trabajadores, aumentado así la eficiencia de la empresa.
Eventos y congresos:
Ampliar la red de contactos, presentar nuevos productos, conocer las últimas tendencias del mercado y los avances tecnológicos… son muchas las ventajas que la asistencia a ferias y congresos puede aportar a una empresa. Cada vez es más habitual que los eventos se realicen en función de sectores, donde se reúnen los expertos para aportar sus conocimientos o nuevas formas de trabajar.
Viaje de incentivos:
Este tipo de desplazamientos busca crear y estimular las relaciones de los empleados. Su misión principal es motivar a los equipos, por lo que suelen ser lúdicos y de ocio, creando un ambiente distendido que ayude a los empleados a relacionarse entre sí.
Cómo preparar un viaje de negocios
Una vez definido el objetivo del viaje, el siguiente paso es la organización. Una planificación bien realizada puede asegurar el éxito de este desplazamiento, por lo que son varias las tareas a realizar antes de emprender el viaje. Los gastos deben estar incluidos dentro de la política de viaje de la empresa, y no salirse de los límites establecidos.
Desplazamiento y alojamiento: dependiendo del lugar, hay que definir el tipo de transporte a utilizar, así como si es necesario un transporte hasta el lugar donde se alojarán. Lo mejor es encontrar un equilibrio entre los precios más económicos y los horarios para aumentar la productividad del trabajador.
Organización de la agenda: antes de salir, es imprescindible revisar las tareas a realizar, ya que, al estar fuera del lugar de trabajo habitual, es más fácil cometer errores. Por eso, en la agenda deben añadirse las informaciones más importantes: ubicaciones, medios de transporte, temas de las reuniones, información del cliente…
Control de gastos: sin duda, esta es una de las etapas más importantes para las empresas. Controlar los gastos en los que incurre un empleado en viaje de negocios suele ser complicado si no se cuenta con el software adecuado. La política de gastos de empresa debe recoger en sus páginas los gastos que entran dentro de un desplazamiento por motivos laborales, pero en muchas ocasiones los trabajadores sobrepasan los límites, o hay problemas a la hora del reembolso en el caso de que el empleado haya adelantado estos gastos con su dinero. Una manera de tener un mejor control de estos gastos es contar con tarjetas de crédito de empresa, que cuentan con el límite de gastos establecido, y a partir del cual los empleados no podrán utilizarla más.
Asistencia: es esencial contar con un seguro de viajes, por si surge cualquier inconveniente durante el desplazamiento.
Cómo gestionar los gastos de los viajes de empresa
Como hemos dicho anteriormente, una de las etapas más importantes en un desplazamiento profesional es la gestión de los gastos. La empresa debe contar con una política de gastos en la que se desgrane cuáles son los gastos en los que se puede incurrir y cuáles no, además de fijar los límites. Hay empresas que reembolsan los gastos a los trabajadores de manera tradicional, tras la revisión de las notas e informes de gastos de los empleados.
En otras ocasiones, se utilizan las dietas, que son cantidades fijas establecidas para un desplazamiento sin tener en cuenta el gasto final del empleado.
Y cada vez es más habitual que las compañías opten por contar con tarjetas de crédito de empresa. En este caso, las tarjetas de empresa marcan los límites establecidos de los gastos. Una vez que el empleado llegue a este límite, no podrá utilizarla. Además, así los mánagers tienen visión en tiempo real de todos los gastos en los que incurran los empleados, por lo que la gestión es más sencilla y rápida.
Expensya, la solución ideal para gestionar los viajes de negocios
Los gastos de viajes pueden acumularse muy rápido y, si la organización no cuenta con una herramienta específica para la gestión de gastos de viajes, su tratamiento puede ser difícil, además de necesitar una gran cantidad de tiempo.
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