Viajes de negocios

Viajes de negocios: ¿qué se puede incluir en las notas de gastos?

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En un gran número de empresas, los viajes de negocios son cada vez más frecuentes. Las empresas tienen la obligación legal de pagar a los empleados sus gastos de viaje cuando trabajan fuera de su lugar habitual de trabajo.

En esos casos, las notas de gastos permiten a los trabajadores presentar mensualmente todos los gastos que han asumido en el desarrollo de su actividad profesional. De esa forma, la empresa tiene conocimiento de los distintos gastos profesionales de sus empleados y puede reembolsárselos.

Sin embargo, cuando realizan un viaje de negocios, los trabajadores no pueden presentar cualquier tipo de gasto en sus notas de gastos. ¿Qué se puede incluir en las notas de gastos cuando se viaja por trabajo? ¿Qué es un gasto profesional y cuáles son los distintos tipos de gastos aceptados por la empresa? ¡A continuación le presentamos todo lo que debe saber para garantizar la conformidad de los procedimientos de su empresa, sobre todo en caso de inspección fiscal!

¿Qué son los gastos profesionales?

Los gastos profesionales hacen referencia a cualquier gasto asumido en el desarrollo de su actividad profesional, para llevar a cabo su misión.

Por lo tanto, se trata de las sumas asumidas por el trabajador, que la empresa le reembolsará previa presentación de un justificante del gasto.

Importante:

  • Los gastos profesionales pueden reembolsarse en función del gasto real o según una cantidad fija (las dietas). Los reembolsos se encuentran excluidos de la base de cotización a la Seguridad Social y deben respetar un determinado límite establecido.
  • Es necesario justificar los gastos, que además deben ser proporcionados y haber sido asumidos en interés de la empresa.

Por consiguiente, son varios los tipos de gastos que pueden incluirse en las notas de gastos. ¿Cuáles son esos tipos?

¡No pierda más dinero en su proceso de gestión de notas de gastos!

Los gastos de locomoción:

Los gastos de locomoción incluyen todos los gastos que impliquen un medio de transporte para desplazarse fuera de la empresa con el fin de realizar su trabajo en un lugar distinto.

Más concretamente, estos gastos muy frecuentes y comunes abarcan todos los desplazamientos a partir del lugar donde se encuentra la empresa. Así es, los gastos domicilio-trabajo no pueden considerarse para el reembolso de los gastos de locomoción.

En general, los medios de transporte que más suelen utilizarse son el taxi, el tren, el avión o el barco. No es necesario recordarle que tiene la obligación de conservar un recibo para poder obtener el reembolso de los gastos.

Información importante:

  • En algunos casos, la empresa puede exigir el billete de tren o la tarjeta de embarque como prueba para evitar cualquier riesgo de fraude.
  • Si un trabajador utiliza su propio vehículo para un desplazamiento profesional, podrá recibir una compensación con arreglo a un importe máximo por kilómetro recorrido. En ese caso, se recomienda utilizar una solución de gestión de los gastos de kilometraje para calcular la distancia, así como para el control y la comprobación de los datos.

Existen otros gastos relacionados con los gastos de locomoción, como por ejemplo:

  •  Los gastos de peaje y aparcamiento: dichos gastos se reembolsarán como los demás tipos de gastos, es decir, previa presentación de los recibos correspondientes. En algunos casos, las empresas incluso equipan a sus trabajadores con dispositivos de identificación para los sistemas de telepeaje con el fin de facilitar la gestión de ese tipo de gastos.
  • Las multas: cuando una multa afecta a un coche de empresa, esta puede pagarla y refacturársela al trabajador implicado. En general, las organizaciones tienden a no denunciar a sus empleados, salvo en caso de falta grave o reiterada.

Los gastos de manutención:

Los gastos de manutención incluyen todos los gastos relacionados con la restauración pagados durante una misión profesional.

En general, ese tipo de gastos designa las comidas, los restaurantes, o incluso las compras de alimentos realizadas en grandes superficies. Cabe señalar que la empresa establece un límite máximo para los gastos de manutención que el empleado debe conocer.

Importante: Quizás organice alguna vez una comida de negocios para invitar a comer a clientes confirmados o potenciales. Esas notas de gastos se vigilan mucho ya que se prestan a excesos o a posibles fraudes. Los gastos deben ser razonables y los recibos deben respetar las exigencias legales.

Los gastos de estancia:

Los gastos de estancia se refieren a todos los gastos relacionados con el alojamiento de los empleados durante un viaje de negocios.

Ya sean en un hotel o a través de una plataforma de alojamiento colaborativo, los gastos de estancia son válidos y se reembolsan cuando el trabajador se encuentra a un mínimo de 50 km de su domicilio o a más de 1 hora y 30 minutos en transporte público.

Por supuesto, estos gastos deben justificarse, además de ser razonables y proporcionados teniendo en cuenta la misión del trabajador.

Información importante: la Agencia Tributaria no aprecia demasiado las notas de gastos de hoteles de lujo (5 estrellas), y podría considerar su reembolso como un pago en especie.

Los gastos profesionales:

Los gastos profesionales designan todo lo que abarcan las compras de pequeños equipos o los gastos necesarios para desempeñar correctamente la labor profesional. ¿Por ejemplo?

  • La suscripción a un servicio.
  • El recibo de entrada a una feria.
  • El contrato de teléfono, etc.

Leer también : Notas de gastos: implementación de una política de gastos

El procedimiento es el mismo que para los anteriores gastos, cualquier gasto deberá justificarse antes de presentarse para su validación y posterior reembolso.

Por otra parte, habida cuenta del importante número de desplazamientos, los gastos profesionales pueden acumularse muy rápido y, si su organización no cuenta con una herramienta específica para la gestión de notas de gastos, su tratamiento puede ser difícil de llevar a cabo, además de necesitar una gran cantidad de tiempo.

Por ese motivo le recomendamos adoptar una solución inteligente y digital para la gestión de las notas de gastos, pues le permitirá ahorrar un tiempo muy valioso, además de optimizar la gestión y el control de los gastos de la empresa.

Para los trabajadores en viaje de negocios o los contables, la entrada manual de las notas, los gastos de kilometraje y los procesos de reembolso de los gastos profesionales pueden ser un auténtico infierno. Por eso, les invitamos a probar gratis y durante 30 días nuestra solución Expensya, ¡para disfrutar de una gestión sin papel, sin entrada de datos y 100 % móvil!

 

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