Notes de frais SpinPart

Expensya digitalise la gestion des notes de frais de SpinPart

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Cette étude de cas revient sur le déploiement d’Expensya qui a permis l’automatisation du processus de gestion des notes de frais de SpinPart.

Situation avant Expensya :

Avant Expensya, la gestion des notes de frais de SpinPart suivait un processus classique et chronophage : les consultants devaient saisir la note en ligne, lui affecter un numéro, mettre la note papier dans une enveloppe et l’envoyer au comptable, qui récupère le tout à la fin du mois. Ce dernier procède par la suite à une re vérification en dépouillant toutes les notes une à une pour voir si elles ont été bien saisies par les consultants. Ce processus était contraignant et prenait plusieurs jours.

Après l’adoption d’Expensya :

Les collaborateurs n’étaient plus contraints de suivre le processus classique et de saisie manuelle puisque les dépenses sont créées automatiquement grâce à la reconnaissance intelligente.

Avec Expensya, c’était le plongeon dans le 4.0, face à un logiciel neuf et intelligent, et une technologie OCR qui fonctionne très bien

Pour Mathieu Naudin, la solution présente de nombreux atouts permettant d’optimiser le processus de gestion des notes de frais. Parmi les fonctionnalités proposées, la gestion 0 papier est très utile puisque depuis l’adoption de l’archivage à valeur probante, il n’a plus besoin de garder le ticket.

Cette dématérialisation évite aux collaborateurs d’avoir des enveloppes à envoyer et supprime également le risque de perte

L’automatisation de la gestion des notes de frais a également permis la mise en place des règles de dépenses et des plafonds. Cette fonctionnalité est simple à configurer et permet d’instaurer un contrôle efficace et de garantir le respect des politiques de dépenses.

Une approbation immédiate de la part des consultants :

Le défi était de trouver une solution qui puisse répondre aux attentes de tous les employés, dont les plus réticents face aux nouvelles technologies, tout en étant facile d’utilisation.

Généralement, lorsqu’on adopte un nouvel outil, la formation prends du temps et il faut longuement expliquer les nouveaux processus. Avec Expensya, c’était extrêmement rapide.

Les consultants accèdent facilement à l’application ergonomique qu’ils soient en Europe, en Asie ou aux USA et bénéficient d’une conversion automatique des devises.

En plus de fournir des fonctionnalités innovantes qui aident à rompre avec l’aspect fastidieux et chronophage de la tâche, Expensya met à la disposition de ses utilisateurs un support réactif à temps réel. Pour Mathieu Naudin, la disponibilité du support et son côté multicanal est un atout majeur pour les consultants.

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À propos de SpinPart :

Cabinet français indépendant, spécialiste en organisation et conduite du changement, SpinPart société du groupe PARTENOR, participe aux mutations stratégiques et aide les entreprises à relever leurs défis de transformation métiers.

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