Frais de déplacements auto-entrepreneurs

Qu’est-ce que le régime de la micro-entreprise ?  

Une micro-entreprise, anciennement appelée auto-entreprise, est un régime fiscal unique, permettant de bénéficier de formalités simplifiées dans la création de son activité pour un citoyen et par la suite pour les obligations de déclarations et de paiement.

Les seuils 

Pour continuer à bénéficier du statut d’auto-entreprise, le chiffre d’affaires hors taxes des auto-entrepreneurs ne devra pas dépasser certains seuils, définis et revalorisés au 1er janvier. Ces seuils sont comme suit, et s’appliquent pour une année entière (si l’auto-entreprise est formée en cours d’année, alors ces montants seront proratisés) : 

  • 188 700 € pour les entreprises dont l’activité principale est la vente de marchandises, d’objets, de fournitures de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou la prestation d’hébergement. 
  • 77 700 € pour les prestations de service relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les professions libérales relevant des bénéfices non commerciaux (BNC). 

Au-delà de ces seuils, il faudra changer de régime en passant à un régime réel simplifié (RSI) par exemple.  

Les charges et cotisations

Le régime micro-entreprise permet un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires obtenu, intégrant les charges professionnelles de l’entreprise, selon les pourcentages suivants : 

  • 71% pour les activités d’achat-revente, fourniture de logement ou vente à consommer sur place 
  • 50% pour les prestations de service commerciales  
  • 34% pour les prestations de service non commerciales (activités libérales) 

Ce régime permet par ailleurs d’éviter la déclaration et le paiement de la TVA.  

Pour ce qui est de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales, le règlement de ceux-ci est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs. Ils peuvent opter pour les versements libératoires (VFL), qui permettent de s’acquitter de ses impôts et cotisations sociales tout au long de l’année selon l’évolution du chiffre d’affaires. Cela a l’avantage de ne pas laisser le paiement de ceux-ci en une fois et ainsi de soulager le micro-entrepreneur.  

Micro-entreprises en France

En France, selon l’INSEE, sont recensées plus de 4 millions de micro-entreprises marchandes non agricoles en 2020, employant au total 2,3 millions de salariés.  

Toujours selon l’INSEE, en 2022, 61% des nouvelles entreprises créées le sont sous le régime de la micro-entreprise. Cette part est relativement stable depuis 2020.  

Les micro-entreprises sont donc très présentes en France et concernent de nombreux Français. Il est donc important de bien comprendre ce régime et plus particulièrement la manière de gérer ses dépenses professionnelles sous celui-ci. Cet article présente la gestion des frais de déplacements pour les auto-entrepreneurs.  

Que peut-on déclarer et déduire en tant que micro-entreprise ? 

Frais professionnels 

Sous un régime auto/micro-entrepreneur, contrairement à d’autres types d’entreprises, il n’est pas possible de déduire du chiffre d’affaires des charges professionnelles pour un montant réel tels que les frais de déplacement, les stocks, les primes d’assurances, etc. Il n’est également pas possible de rédiger une note de frais ou de percevoir des indemnités de grand déplacement.  

En tant que micro-entreprise, il est néanmoins possible d’utiliser les débours en remplacement du remboursement des frais professionnels.  

Les frais de débours 

Les débours sont des frais en lien avec l’activité de la micro-entreprise mais facturés au nom du client. Ils sont exonérés de cotisations sociales et ne sont pas inclus dans le chiffre d’affaires. 

Les débours permettent de ne pas dépenser les frais au nom du micro-entrepreneur avant de les facturer au client, évitant ainsi de gonfler artificiellement le chiffre d’affaires et donc de payer plus de cotisations sociales ou de risquer de dépasser le seuil lui accordant le statut de micro-entreprise par l’Etat. Ils doivent apparaitre de manière forfaitaire dans le prix de vente, sur la facture, pour qu’ils puissent être remboursés correctement. 

Concernant les frais de déplacement plus spécifiquement, il existe différentes règles pour différents types de dépenses. Les frais kilométriques ne peuvent pas être considérés comme des débours, même s’ils sont engagés dans le cadre de l’activité et en faveur de la micro-entreprise. Pour couvrir ces frais, il sera donc possible de les répercuter sur la tarification finale du bien ou du service vendu.  

En ce qui concerne d’autres frais de déplacement tels que des voyages en train, avion ou des nuitées d’hôtel, il sera possible d’utiliser des frais de débours pour les couvrir. Ils pourront être facturés sur le compte du client et ainsi éviter qu’ils soient pris en compte dans le chiffre d’affaires.  

Facturer des frais de débours peut être un avantage important dans la vie d’une micro-entreprise et s’avérer très utile. Il faut cependant respecter certaines conditions pour obtenir le remboursement de ces frais. En effet, il sera important de s’accorder avec le client sur le budget alloué aux dépenses de débours, il sera d’ailleurs nécessaire d’obtenir un accord écrit de celui-ci avant de commencer la procédure. Les factures devront être rédigées au nom du client ou de l’organisme mandaté. Enfin, il faudra communiquer au client l’ensemble des justificatifs relatifs aux frais en question, ainsi qu’en conserver une copie (factures, reçus de paiement, tickets de caisse).  

Il pourra donc être intéressant et utile de recourir à une solution de gestion des dépenses pour créer et archiver les justificatifs en lien avec les frais de débours.  

Solution de dépenses professionnelles pour les micro-entreprises

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