Gestion des notes de frais : 5 bonnes raisons de l’automatiser

Gestion des notes de frais : 5 bonnes raisons de l’automatiser

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La gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar pour la majorité des entreprises et génère souvent des préoccupations.

Nul besoin de rappeler que le management des dépenses et le flux de trésorerie sont considérés comme l’un des principaux challenges pour le service financier.

En effet, plus le nombre de salariés augmente, plus le nombre de notes de frais se multiplie créant ainsi une complexité dans le traitement des documents.

La gestion manuelle des notes de frais devient alors plus complexe pour le département finance et ce à divers niveaux : récupération, vérification et remboursement de milliers de notes de frais.

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des notes de frais ?

L’usage du processus « papier » pour la gestion des notes de frais est encore une pratique courante au sein de nombreuses entreprises.

Ce processus fait perdre beaucoup de temps aux collaborateurs qui déclarent leurs dépenses professionnelles et va considérablement retarder le remboursement de leurs notes de frais.

Heureusement, la gestion des notes de frais peut être facilement automatisée grâce aux dernières avancées technologiques.

Fini les heures interminables de saisie manuelle, les erreurs de saisie, les risques de perte des justificatifs et les délais de remboursement qui s’éternisent !

Voici 5 bonnes raisons d’adopter des solutions digitalisées : 

1. Réduire les erreurs de saisies et les pertes de données : 

C’est un fait : la gestion manuelle des notes de frais engendre souvent des erreurs au niveau de la saisie des données, du calcul des frais kilométriques, ou de la conversion des montants en devise étrangère.

Ces erreurs peuvent occasionner des pertes financières non négligeables pour l’entreprise.

Une solution de gestion des notes de frais offre plusieurs fonctionnalités telles que la saisie automatique des factures, la conversion automatique des devises ou encore les barèmes des frais kilométriques.

N’hésitez pas à découvrir le top 5 des fonctionnalités indispensables pour votre application de notes de frais

En adoptant l’automatisation de votre gestion des notes de frais, vos collaborateurs seront libérés de la saisie manuelle, et la vérification des notes de frais sera votre unique mission !

Toutes les autres étapes de ce processus seront entièrement automatisées via la solution mise en place.

2. Une meilleure gestion pour les entreprises internationales :

Sans une solution dédiée, la gestion des notes de frais se révèle être un véritable casse-tête pour les entreprises internationales qui se retrouvent dans l’impossibilité de centraliser toutes les dépenses professionnelles de chaque filiale.

Par ailleurs, les devises variant d’un pays à l’autre, ainsi que les réglementations en vigueur et les droits des collaborateurs, ceci rend difficile au siège et au service comptable de traiter l’ensemble des dépenses engagées, de surveiller les données récoltées et d’en tirer des conclusions.

Outil indispensable pour les entreprises internationales, la solution d’automatisation de la gestion des notes de frais s’avère donc être efficace et efficiente.

En effet, la gestion des notes de frais automatisée permet une centralisation des frais engagés par tous les collaborateurs, une sécurité lors de l’envoi, un transfert rapide des données et ce, au niveau mondial.

Elle permet également aux dirigeants et au service comptable d’accéder en temps réel à toutes les données de l’entreprise leur permettant ainsi de prendre les bonnes décisions et d’assurer un pilotage optimal du processus de gestion des notes de frais.

3. Améliorer la productivité des collaborateurs :

Autre fait : la gestion manuelle des notes de frais représente une perte de temps considérable pour les employés.

En effet, ces derniers se doivent, à chaque fin de mois, lister, saisir et justifier les différentes dépenses réalisées dans le cadre de leur activité professionnelle.

Ce processus, assez délicat et conséquent, implique souvent des erreurs qui impactent négativement les finances de l’entreprise.

Grâce à la solution de gestion des notes de frais, les erreurs sont minimisées et le logiciel dégage un temps conséquent aux collaborateurs, et ce à plusieurs niveaux : la saisie, les montants à rembourser (HT et TTC) et détecte même les taux de TVA appliqués.

Toutes les étapes sont donc automatisées, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner en productivité.

4. Simplifier la récupération de la TVA :

La récupération de la TVA peut être une tâche très chronophage et complexe, plus particulièrement lorsqu’elle est réalisée manuellement.

Les entreprises qui utilisent encore le système « papier » et qui sont assujetties à la TVA ne se rendent pas compte des montants perdus lors de la saisie manuelle des notes de frais.

En effet, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA payée sur les dépenses engagées par ses collaborateurs. dans le cadre de leur activité professionnelle. Expensya a noué plusieurs partenariats avec des spécialistes de la récupération de la TVA pour simplifier ce processus.

N’hésitez pas à consulter notre article dédié à la TVA récupérable

5. Réaliser des économies importantes :

Une solution de gestion des notes de frais permet à votre entreprise de gagner du temps considérable et par conséquent d’améliorer votre rendement.

En effet, le traitement accéléré et la validation rapide des notes de frais limite les malentendus et tous vos employés peuvent alors se concentrer sur les objectifs à atteindre.

La gestion des notes de frais automatisée simplifie le processus à tous les intervenants, du collaborateur qui déclare ses frais, au comptable en passant par les validateurs, le tout en veillant au respect des règles de dépenses et du budget de l’entreprise.

Vous connaissez à présent les 5 bonnes raisons pour automatiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise !

Découvrez la solution intelligente Expensya, qui permet d’automatiser tout le processus du reçu jusqu’à l’intégration en comptabilité grâce à sa technologie de dernière génération OCR+, ses algorithmes auto-apprenants, et les flux de validation automatisés.

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