Guide Notes de Frais

Guide Pratique | Tout savoir sur les notes de frais

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La gestion des notes de frais est un processus qui concerne la majorité, si ce n’est pas toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles.

Si vous êtes chargés de mettre en place une stratégie de gestion de notes de frais pour le compte de votre entreprise, ou vous êtes simplement un salarié qui se demande ce qu’est une note de frais, et comment vous faire rembourser, si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de note de frais qui vous facilite la vie, ce guide est pour vous.

Nous allons tout vous expliquer sur les notes de frais, et comment optimiser vos processus.

Modele téléchargeable-NDF

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document qu’un salarié ou un collaborateur remplit après avoir engagé des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle pour se faire rembourser.

La note de frais, en anglais expense report, prend généralement la forme d’une fiche sur support papier ou sous forme dématérialisée.

En effet, les notes de frais, dans leur forme la plus élémentaire, peuvent être détaillées dans un simple fichier Excel qui comporte les colonnes suivantes :

  • Date ou période durant lesquelles les dépenses ont été engagées
  • Détails de la dépense : le motif derrière la dépense, les noms des personnes engagées (le salarié et ses invités), la nature de la mission, le poste du salarié, le nom de l’hôtel ou du restaurant, etc.
  • Nature de la dépense : Déplacement/Repas/Hébergement/Autre frais
  • Montant total

Avec l’essor des nouvelles technologies, plusieurs solutions qui permettent d’automatiser le processus de gestion de notes de frais ont vu le jour. Ces solutions ont pour objectifs de libérer du temps à tous les intervenants à ce processus, de faire gagner de l’argent à l’entreprise, mais surtout de simplifier la gestion des notes de frais, et de minimiser l’implication humaine pour une tâche à faible valeur ajoutée.

Le processus de gestion des notes de frais est un processus très réglementé et régi par l’URSSAF. L’URSSAF, ou l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, est un ensemble de structures privées dont la principale mission est de financer le régime général de la Sécurité Sociale et lutter contre les tentatives de fraude et l’évasion sociale.

Dans la partie suivante, nous vous présentons les conditions de remboursement des notes de frais, émises par l’URSSAF.

Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais émises par l’URSSAF ?

Les frais professionnels engagés pour le compte de l’entreprise et que les collaborateurs peuvent passer en note de frais doivent impérativement répondre à ces trois critères principaux :

  1. Les dépenses sont effectuées dans le cadre d’une activité professionnelle dont le but est de faire avancer les intérêts de l’entreprise. Un dîner d’affaire, par exemple, ou une formation professionnelle pour améliorer les compétences d’un groupe de collaborateurs sont considérées en règle générale comme des dépenses remboursables.
  2. Les frais professionnels respectent les conditions de dépenses mises en place par le département concerné. C’est ce qu’on appelle d’ailleurs la politique de dépenses. Afin d’éviter une mauvaise gestion des notes de frais, et surtout pour limiter les éventuelles tentatives de fraudes, chaque entreprise doit mettre en place une politique de dépenses qui liste les règles de dépenses et les conditions à respecter pour être remboursé. Il s’agit de l’ensemble des instructions formelles que les collaborateurs qui engagent des frais professionnels doivent prendre en compte.
  3. Les dépenses professionnelles sont justifiées par un reçu ou une facture payée. Une fois la dépense effectuée, il est crucial de conserver les pièces justificatives qui vont servir de preuves devant la loi et les autorités d’audit. Les employés peuvent se passer des justificatifs seulement dans le cas où l’entreprise adopte le mode de remboursement forfaitaire.

Lire aussi | Justificatif de note de frais : à quoi ressemble ce document?

Quels sont les modes de remboursement des notes de frais ?

Il existe principalement deux types de modes de remboursement des notes de frais :

  • Le remboursement des frais au réel
  • Le remboursement des frais forfaitaire

Remboursement des frais au réel

Ce mode de remboursement porte bien son nom. En effet, il s’agit de rembourser les dépenses réellement engagées par l’employé.

C’est à dire que l’employé est remboursé exactement sur les dépenses qu’il a réellement engagées dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce cas, il est impératif de garder le justificatif sous forme de reçu ou de facture.

Remboursement des frais forfaitaire

Il s’agit de verser au préalable des allocations forfaitaire aux employés, qu’ils utilisent pour couvrir les charges de leurs activités professionnelles.

Dans ce cas, les employés ne sont pas obligés de garder leurs justificatifs de dépense. Cependant, ils doivent être en mesure de démontrer que leurs dépenses engagées à partir des allocations correspondent aux situations réelles.

Le montant des allocations à verser est déterminé grâce à un barème émis par l’URSSAF.

Découvrez encore plus les deux modes de remboursement employés par les entreprises dans notre guide sur les modalités de remboursement et les règles fiscales.

Que faire passer en note de frais ?

Voici une liste non-exhaustive des différents types de frais professionnels remboursables :

  • Les frais de repas (dépenses de restaurant) : un déjeuner d’affaire avec un client ou un partenaire important ou un diner d’équipe, etc.
  • Les frais de transport et de déplacement : billet d’avion, billet de train, reçu de péage, indemnités kilométriques, etc.
  • Les frais de logement et d’hébergement : hôtel, Airbnb, etc.
  • Autres frais : Abonnement a un service internet, achat d’un matériel informatique (PC, Smartphone), achat de fournitures de bureau, etc.

Frais de déplacement et de transport

Les frais de déplacement ou de transport correspondent aux dépenses effectuées par l’employé ou le chef d’entreprise pour les besoins de son activité professionnelle.

Les frais liés aux déplacements peuvent être classés sous deux catégories principales :

  1. Frais de transport : les dépenses effectuées par un salarié pour se rendre sur son lieu de travail (frais de carburant, frais de parking, location de vélo, abonnements aux transports collectifs, etc.)
  2. Frais du grand déplacement : les dépenses engagées par le salarié en mission professionnelle, et qui sont régies par un cadre bien précis.

En effet, le salarié ne peut bénéficier des remboursements des frais professionnels liés aux déplacements que si ces deux conditions sont réunies :

  • La distance entre le lieu de résidence habituelle de l’employé et le lieu de déplacement (lieu de travail) est de 50 km et plus.
  • Le trajet entre le domicile et le lieu de déplacement prend au minimum 1h30 par transport en commun.

Les frais de déplacement sont donc exonérés de cotisations dans ces cas.

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer en mission, on parle dans ce cas d’indemnités kilométriques. Il s’agit de rembourser l’employé à partir d’un barème fiscal mis à jour annuellement par l’URSSAF. Il est aussi possible d’avoir un barème personnalisé.

Le barème kilométrique prend en considération deux facteurs principaux :

  • Le kilométrage effectué lors du déplacement professionnel.
  • La puissance fiscale du véhicule utilisé.

Le barème fiscal s’applique aussi pour les véhicules loués, prêtés, ou ceux qui appartiennent à un membre du foyer fiscal du salarié en mission.

Vous pouvez calculer gratuitement vos indemnités kilométriques en quelques secondes, en utilisant notre calculateur kilométrique.

Frais de repas

Comme tous les autres types de dépenses professionnelles, les frais de repas ne peuvent être indemnisés que si les repas ont eu lieu dans le cadre d’une activité professionnelle, et sont justifiés par un reçu (un ticket de caisse) ou une facture payée (si le repas dépasse 150 €).

Les indemnités de repas diffèrent selon le statut de l’employé qui a engagé les dépenses : un simple salarié ou le chef d’entreprise.

Les remboursements des frais de repas dépendent aussi du nombre des personnes invitées et du lieu de la consommation (sur le lieu habituel de travail ou bien en déplacement professionnel).

Modèle de Note de Frais Gratuit

Les notes de frais sont des documents techniques qui impliquent plusieurs départements et peuvent affecter les finances et le statut juridique d’une entreprise. C’est pourquoi il est d’une importance capitale de bien gérer les notes de frais de son entreprise, et d’assurer un suivi continu et rigoureux auprès de tous ses collaborateurs.

Nous vous proposons ce modèle de notes de frais Excel que vous pouvez utiliser pour suivre vos dépenses et simplifier votre processus de gestion de note de frais.

Téléchargez le modèle de notes de frais gratuit !

Il vous suffit de remplir les cases du modèle gratuit, et le total de vos indemnités est calculé automatiquement.

Il est possible de rajouter autant de lignes et de feuilles selon le nombre de dépenses à déclarer.

N’oubliez pas d’envoyer à vos managers les notes de frais remplies jointes des justificatifs de paiement de chaque dépense.

Ce modèle de note de frais peut être utilisé dans le cas ou votre entreprise suit le mode de remboursement des frais réellement engagés.

Faute de reçu ou factures payées, les émetteurs des notes de frais risquent de ne pas être remboursés.

Lire aussi | Justificatif perdu ? Voici ce que vous pouvez faire.

Quels sont les délais à respecter pour le remboursement des notes de frais ?

Les délais de remboursement ne sont pas explicitement mentionnés dans les textes de lois de l’URSSAF. Cependant, il existe quelques informations importantes à connaitre pour répondre à tous les imprévus.

Les délais de production des notes de frais pour les employés

Le salarié, une fois de retour de sa mission, et après avoir effectué ses dépenses professionnelles, est appelé à faire passer toutes ses notes de frais, jointes des preuves justificatives nécessaires.

Bien qu’il n’existe pas de textes de lois qui précisent le délai de transmission des notes de frais, les employeurs ont le droit de mettre en place des délais de notes de frais : une période après laquelle le salarié n’a plus le droit de se faire rembourser s’il n’a pas créé ses rapports de dépenses et attaché les justificatifs nécessaires.

Le délai de production des notes de frais doit être précisé dans la politique de dépense de l’entreprise, qui doit être communiquée à tous les collaborateurs, pour pouvoir justifier les éventuels refus de remboursement des notes de frais délivrées en retard.

Les délais de remboursement des notes de frais pour les employeurs

L’employeur doit rembourser les dépenses des salariés dans un délai qui ne dépasse pas 5 ans.

Cependant, afin d’éviter la frustration des employées qui ont engagé des dépenses sur leurs budgets personnels, il est conseillé de se limiter à un délai de remboursement des notes de frais beaucoup plus court et acceptable.

Comment comptabiliser une note de frais ?

Les frais engagés par un employé pour des fins professionnelles sont exonérés des charges sociales.

La comptabilisation des notes de frais se fait dans la Classe 6 : Comptes de charges.

Compte Frais
Compte 6251: Voyages et Déplacements Frais de transport
Compte 6256 : Missions – Frais de logement
– Frais de repas
Compte 6257 : Réception Frais de repas avec clients et invités
Compte 4456 : TVA Déductible Pour débiter la TVA
Comte 421 : Personnel – Rémunération Dues Pour créditer la TTC

Consultez notre guide sur les écritures comptables pour plus d’informations.

Dans quel journal comptabiliser les notes de frais ?

Le journal est un document comptable ou l’on inscrit au détail toutes les transactions de la trésorerie de l’entreprise, ordonnées chronologiquement.

Les journaux comptables doivent contenir au moins ces informations :

  • La date, le montant, et le libellé de la transaction
  • Le numéro et le nom du compte relatif à la transaction
  • Le type du mouvement : crédit ou débit

Il existe plusieurs types de journaux comptables sur lesquels il est possible de faire le suivi des transactions effectuées pour le compte de l’entreprise (journaux d’achat, des frais généraux, des salaires et des charges, etc.).

Plus l’activité et la taille d’une entreprise évoluent, plus sa comptabilité devient complexe, et plus on rajoute des journaux comptables.

Néanmoins, toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, sont amenées à tenir des journaux et y inscrire les notes de frais, qui vont par la suite faire sujet d’inspection et de contrôle par l’URSSAF.

La question qui se pose dans notre cas est donc : Quel journal pour les notes de frais ?

En réalité, il n’existe pas un seul journal en particulier pour enregistrer une note de frais.

En effet, les notes de frais peuvent être passées comme factures de fournisseurs ou dans le journal des opérations diverses.

Comment gérer les notes de frais ?

Toutes les entreprises, quels que soient leurs tailles ou domaines d’activité, doivent mettre en place une politique de dépense qui va servir de guide pour les employés en mission.

Il s’agit de mettre en place un système de création, diffusion, contrôle, validation, et remboursement des notes de frais, selon les délais et conditions propres à l’entreprise et qui respectent, bien évidemment, les lois en vigueur.

Le processus de gestion de notes de frais diffère d’une entreprise a une autre selon le nombre de collaborateurs, leur fréquence de déplacement professionnel, le mode de remboursement suivi par l’entreprise, la structure hiérarchique de l’organisation, et bien d’autres facteurs.

La gestion des notes de frais est plutôt simple dans le cas des petites structures, ou généralement peu de collaborateurs font passer des notes de frais. Cependant, plus le nombre de collaborateurs augmente, plus la gestion des notes de frais devient un processus administratif fastidieux, chronophage, et couteux. Sans oublier les erreurs humaines et les tentatives de fraude qui peuvent couter cher à l’entreprise.

Il faut donc adopter un outil de gestion de note de frais adapté à vos besoins, et configuré selon les particularités de votre entreprise.

Les entreprises modernes utilisent des applications de note de frais pour simplifier leurs process et mieux gérer les afflux des notes de frais toujours évolutifs.

Application de Note de Frais

Une application de gestion de note de frais, comme Expensya, permet aux collaborateurs d’optimiser leurs processus. Voici un cas type d’utilisation de l’application note de frais Expensya:

  1. Le collaborateur en mission utilise son application de note de frais sur son Android ou iOS pour scanner le justificatif de paiement (son reçu, facture, ticket de caisse, etc.)
  2. La technologie OCR+ détecte automatiquement toutes les informations importantes et génère une note de frais.
  3. Le collaborateur s’assure que tout est dans l’ordre, avant d’envoyer sa note de frais à son manager.
  4. Le manager se connecte sur le logiciel de note de frais, ou il reçoit les notes de ses employés. Il vérifie que le collaborateur a bien respecté les conditions de dépenses, approuve les dépenses, et envoie à son tour les notes de frais au comptable.
  5. Le comptable reçoit les notes de frais. Grâce à des notifications automatiques, il est prévenu dans le cas de dépassement des plafonds de dépenses ou tout autre non-respect des conditions de la politique de dépense. Le comptable accepte les notes de frais conformes à la politique de dépenses de l’entreprise, qui sont par la suite remboursées et archivées, et rejette les notes de frais non conformes ou qui contiennent des erreurs, qui seront rapportées au collaborateur pour effectuer les corrections nécessaires.

Ce processus de gestion de note de frais est optimisé pour maximiser la performance de chaque collaborateur sur les différents niveaux du process, et de limiter les erreurs humaines.

Conclusion

L’application de note de frais Expensya est hautement adaptable pour répondre aux besoins spécifiques de chaque collaborateur et s‘appliquer selon les règles de la politique de dépense de l’entreprise.

Les solutions modernes de gestion de note de frais sont donc la meilleure méthode pour s’organiser et assurer un meilleur traitement des dépenses professionnelles ainsi que le bon déroulement des remboursements. Elles ont été conçues pour faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises.

Expensya est certifié archiveur légal, ainsi toutes les pièces justificatives scannées via l’application, sont archivées et ont valeur probante. Ce qui veut dire que les clients d’Expensya peuvent effectuer tous les processus de gestion de note de frais sans avoir à stocker les versions en papier dans des montagnes d’archive.

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