Nous sommes en juillet 1919, en France, l’homme d’affaires W.H Pilkington vient de rater son déplacement professionnel pour rencontrer des industriels français : c’est la compagnie d’aviation Airco, en pleine restructuration post-Guerre Mondiale, qui l’acheminera finalement vers Le Bourget. Ceci marque la naissance des voyages d’affaires.
Avec l’apparition d’internet, du data mining et d’autres technologies innovantes, ce secteur a connu une envolée surprenante. Pour les collaborateurs d’une entreprise en déplacement professionnel, se déplacer d’un point A à un point B a un coût et l’employeur est dans l’obligation de prendre en charge tous les frais de déplacements. Pour certaines entreprises, avoir recours aux indemnités journalières est plus préférable que les dépenses réelles. Cette pratique, principalement utilisé par nos voisins Allemands, se répand en Europe et suscite l’intérêt de de nombreuses entreprises.
Qu’est-ce qu’une indemnité journalière ? Qui en bénéficie ? Quel est son fonctionnement ? C’est ce que notre équipe de rédaction va vous dévoiler à travers un nouvel article de blog !
Qu’appelle-t-on les indemnités journalières ?
Les indemnités journalières, plus connues sous le nom de « per diem », provenant du latin « par jour », représentent les sommes octroyées aux salariés pour couvrir les coûts liés aux voyages d’affaires. Il est important de spécifier que les montants de ces indemnités sont susceptibles de changer en fonction de la destination des voyageurs d’affaires. En effet, la majorité des législations européennes autorisent la pratique des indemnités journalières, mais avec des conditions spécifiques à respecter par les entreprises.
Par ailleurs, comme mentionné plus haut, les per diem sont exclusivement destinés à couvrir les frais liés aux déplacements professionnels, les dépenses supplémentaires ou « extra » lors de ces voyages, ne seront pas pris en charge par l’employeur. De ce fait, les collaborateurs en mission à l’étranger, devront prévoir un certain budget pour ces dépenses.
Lire aussi : Indemnité de grand déplacement : quelles règles suivre ?
Que comprennent les indemnités journalières ?
Les indemnités journalières comprennent les frais d’hébergement, les repas et les frais de taxis engagés lors d’un voyage d’affaires. Chaque collaborateur bénéficie des per diem, avec un certain montant autorisé. En effet, chaque législation a ses propres conditions et limites que les entreprises se doivent de respecter.
Comment fonctionnent les indemnités forfaitaires journalières ?
Les indemnités journalières offrent de nombreux avantages, notamment pour les salariés. En Allemagne, cette pratique est appliquée pour pouvoir mieux gérer les indemnités journalières lors des déplacements professionnels. Un montant forfaitaire est d’emblée prédéterminé pour les voyages d’affaires, incluant les repas, l’hébergement, ainsi que tous les frais occasionnés.
Avec ce processus, les collaborateurs pourront mieux gérer leur budget car ils connaissent le montant disponible pour leurs déplacements pros. Ces derniers peuvent donc utiliser leurs indemnités journalières pour subvenir à leurs besoins durant leur mission professionnelle.
Par ailleurs, il y a bien une particularité en Allemagne, représentant un avantage non-négligeable pour les collaborateurs des entreprises allemandes : en effet, ces derniers peuvent utiliser leurs per diem comme bon leur semble : restaurants, hôtels mais aussi activités de loisirs inclues. Un avantage stimulant pour ces derniers pouvant passer un bon moment tout en réalisant leurs missions pros.
Lire aussi : Ajouter une indemnité forfaitaire – Le perdiem allemand
Quelle solution choisir pour la gestion des indemnités journalières ?
Automatiser ce processus serait avantageux pour les entreprises, plus particulièrement le service comptabilité. Pourquoi ? Si vous avez 30 collaborateurs en déplacement à l’étranger et que Si 10 de ces 30 voyageurs bénéficient d’un déjeuner/dîner offert, 15 avec un petit déjeuner offert et 5 qui n’auront pas à débourser de leur propre poche pour ces repas, il y a une grande probabilité qu’il y ait le feu dans les bureaux des comptables.
De ce fait, une solution adaptée pour faciliter ce processus serait propice pour les entreprises octroyant des indemnités journalières à leurs collaborateurs : c’est là où Expensya est votre meilleur allié. Avec son module per diem intégré, Expensya vous permettra de gérer d’une manière intuitive vos indemnités journalières sur la base de règles définies. Le calcul est automatique et la gestion automatisée. Un gain de temps et d’argent qui permettra de révolutionner à gestion quotidienne de vos per diem.
Gérer ses indemnités journalières d’une manière totalement automatisée serait un réel « push » pour les entreprises et plus particulièrement le département comptable. Avec son module per diem intégré, Expensya garantit aux entreprises cette facilité de gestion. Vos collaborateurs nomades vivront une toute autre expérience et bénéficieront d’une technologie de pointe qui les accompagnera tout au long de leurs déplacements professionnels.
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