Livre blanc CBT Conseil 2019 - Expensya pour les notes de frais

Livre blanc CBT Conseil 2019 – Expensya pour les notes de frais

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CBT Conseil, cabinet de conseil spécialisé dans les frais professionnels, dévoile son nouveau livre blanc sur les solutions de notes de frais !

Ce nouveau livre blanc présente des pistes de réflexions sur les différents outils de gestion des notes de frais.

Au programme : un panorama des fonctionnalités utiles pour les entreprises et des indices pour identifier les plus performantes, des coups de cœurs par fonctionnalités et un rappel des 4 étapes clés de traitement d’une note frais.

Vous pourrez ainsi trouver des indications pour vous aider à vous repérer dans cet ensemble de fonctionnalités, découvrir les nouvelles tendances et comment gagner de l’argent grâce aux notes de frais !

Les 4 étapes de la gestion des notes de frais :

Selon CBT Conseil, une bonne gestion des notes de frais comporte 4 étapes essentielles, à savoir :

1. Définir une politique de remboursement :

Il est primordial d’avoir une vue d’ensemble des dépenses engagées.

C’est pour cette raison que, la définition de la politique de remboursement est la première étape de la gestion des notes de frais.

Cette dernière a pour objectif d’orienter le collaborateur quant aux montants qui lui sont autorisés lors de ses déplacements professionnels.

Une politique de remboursement doit s’appuyer sur un diagnostic des comportements existants, les objectifs de l’entreprise, et ceci selon plusieurs critères :
– Le type des dépenses : natures de frais, montants, fréquence, etc.
– Le nombre de collaborateurs qui soumet des frais.
– Les règles actuelles et leur respect.

La politique de remboursement de frais d’une entreprise doit refléter sa vision et sa stratégie.

N’hésitez pas à consulter notre article sur la politique de dépenses

2. Définir le processus de transmission des notes de frais :

L’envoi de notes de frais doit permettre de transmettre toutes les informations utiles au responsable hiérarchique et au comptable pour que le collaborateur soit remboursé après avoir justifié tous les frais engagés.

Avoir recours à des solutions digitalisées et modernes permet donc la dématérialisation du processus. Fini la saisie manuelle, l’impression d’une note de frais, les pertes de justificatifs, l’attente de signature ou encore les envois postaux.

Toutes les informations sont digitalisées et accessibles en ligne. Le processus « papier » fait partie du passé et le délais de remboursement des frais professionnels est réduit !

3. Contrôler et valider les notes de frais :

Indispensable, la troisième étape permet de contrôler et de valider les notes de frais des collaborateurs.

Quel acteur se charge d’effectuer le contrôle et la validation d’une note de frais ?

Il revient au supérieur hiérarchique, au service comptabilité, ou encore à un prestataire externe de contrôler et de valider les notes de frais.

En entreprise, on retrouve plusieurs types de fraude qui peuvent représenter une part importante des dépenses d’une entreprise. Selon Les Echos et Capital, elle coûterait 700€ par an et par salarié.

En savoir plus sur les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais

Grâce aux paramétrages des règles dans les solutions automatisées, le manager peut ainsi se concentrer sur les dépenses générant des alertes.

Le collaborateur quant à lui, sait immédiatement s’il respecte ou non les règles de l’entreprise grâce à des messages automatiques sur l’outil de gestion de notes de frais.

4. Traiter et rembourser les notes de frais :

Dernière étape du processus de traitement d’une note de frais, le remboursement est assuré par le service comptable de l’entreprise.

Selon des process bien établis, l’entreprise peut effectuer un remboursement au fil de l’eau, à une date fixe, via virement bancaire SEPA.

L’automatisation et l’intégration dans les systèmes comptables doivent être pensés dès le début du projet. Les données liées à la dépense doivent permettre une intégration comptable fiable, mais aussi comporter l’ensemble des données et axes analytiques qui seront utilisées pour les reportings et le contrôle de gestion.

C’est l’assurance d’un projet réussi : les délais de paiements seront réduits et les erreurs limitées.

CBT Conseil : un coup de coeur pour Expensya !

Après une étude poussée et de multiples tests réalisés, CBT Conseil recommande notre solution Expensya et ce, pour différentes raisons :

1. La technologie OCR :

Nommée OCR+ par Expensya, la technologie de reconnaissance intelligente des justificatifs dépasse le simple OCR que les directeurs financiers et comptables ont connu dans les années 2000 avec les systèmes experts.

Aujourd’hui, grâce au Machine Learning, aucune intervention humaine n’est nécessaire.

La technologie OCR facilite le traitement des notes de frais et apporte une fluidité au niveau de toutes les étapes du processus de gestion des notes de frais, et ce depuis la création de la dépense, jusqu’à son intégration en comptabilité.

Par ailleurs, la technologie de reconnaissance des caractères permet de détecter toutes les informations pertinentes sur un reçu : la catégorie de la dépense, la date, le montant TTC et HT, les devises, le taux de TVA, le moyen de paiement, etc.

La reconnaissance intelligente d’Expensya vous libère ainsi de l’enfer de gestion des notes de frais !

Découvrez comment l’OCR simplifie la saisie des notes de frais

2. Intégration des tiers :

Notre solution Expensya vous permet de centraliser toutes vos données et d’éviter la double saisie comptable grâce aux différentes intégrations proposées.

L’intégration des tiers limite les erreurs et réduit la saisie manuelle. La vie de tous les utilisateurs est alors simplifiée.

Expensya permet donc d’intégrer automatiquement les frais engagés des collaborateurs avec des partenaires tiers tels que Uber, Cegid ou encore SAP.

N’hésitez pas à découvrir les différentes intégrations proposées en testant gratuitement notre solution pendant 30 jours !

3. Récupération de la TVA :

Gagner de l’argent est rendu possible grâce une bonne récupération de TVA sur les notes de frais.

Grâce à notre solution Expensya, tout le processus de récupération de la TVA est simplifié.

De la saisie jusqu’à l’intégration comptable, la TVA récupérable est automatiquement calculée.

Par ailleurs, Expensya a noué des partenariats avec les principaux acteurs de la récupération de la TVA, problématique majeure dans les services financiers.

Notre entreprise collabore avec trois acteurs majeurs du secteur, basés en Allemagne, en France et en Espagne : VAT4U, Vatecure et 60dias, pour vous permettre de récupérer simplement la TVA.

Plus de détails ici

Pour en découvrir davantage, nous vous invitons à télécharger l’intégralité du nouveau livre blanc de CBT conseil !

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