Notes de frais | 4 étapes pour mieux contrôler les dépenses professionnelles

Notes de frais | 4 étapes pour mieux contrôler les dépenses professionnelles

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Les déplacements professionnels impliquent diverses dépenses. Ces dépenses peuvent inclure des frais d’hébergement, des frais kilométriques, des repas, etc. Les frais engagés par le collaborateur pour des fins professionnelles, doivent lui être remboursés par son entreprise. Toutefois, l’entreprise se retrouve souvent, face à des sommes importantes et se retrouve dans l’incapacité de contrôler les dépenses professionnelles de ses équipes.

Des processus complexes de gestion de notes de frais sont mis en place par les entreprises. Cela dit, très peu de communication est faite sur ce processus ce qui impacte négativement les entreprises.
En effet, des frais dépassent les limites autorisées ou ne correspondent pas à la meilleure offre disponible. Il se peut que les équipes ne comprennent pas la logique de remboursement, qu’il y ait un mécontentement interne, etc…

Ainsi, Expensya vous propose de mieux contrôler les dépenses professionnelles de vos collaborateurs en 4 étapes :

Mettre en place une politique de dépense

Souvent en mission, l’employé n’est pas au fait de ce qui est remboursable ou pas par son entreprise. Il se pose plusieurs questions : à quoi ai-je droit ? Quelles sont les limites à ne pas  dépasser ? Quelles dépenses sont remboursables ?

Pour éviter toute ambiguïté et mieux maîtriser les coûts, l’entreprise doit avoir une politique de dépense. Elle soit d’être claire, précise et facilement accessible. Dans le cas extrême, lorsque celle-ci est trop complexe, cela crée également des situations ingérables pour une entreprise.

Voici quelques recommandations pour mettre en place votre politique de dépense :

  • Rédigez un document décrivant la politique de dépense de l’entreprise et le processus de remboursement. Ce document doit être le plus court et clair possible. De plus, il est nécessaire qu’il soit accessible et connu de tous les employés de l’entreprise.
  • Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable sur les spécificités de la loi dans le remboursement des notes de frais. Cela peut varier d’un secteur d’activité à un autre.
  • Respectez les réglementations et les lois en vigueur, mais n’en retranscrivez pas la complexité dans votre politique de remboursement interne.
  • Poussez à la planification des déplacements comme les dépenses d’hébergement, de transport, etc. Ainsi, votre entreprise engage ces dépenses au meilleur prix.
  • Pensez à faire appel à des moyens de transport plus économiques dans la majorité des cas.
  • Plafonnez les dépenses relatives aux repas.
  • Automatisez le respect de la politique de dépense grâce à des solutions automatisées.
  • Mettre en place des dates de remboursement et de soumission des frais fixes.

 

Découvrez comme mettre en place votre politique de dépenses en consultant notre article dédiée : le secret d’une politique de dépenses réussie

Cette politique permettrait à l’entreprise de piloter ses dépenses en amont et d’informer ses employés de leur droit et obligation.

 

Automatiser la gestion des notes de frais 

Afin de contrecarrer ces soucis de dépenses et minimiser les frais des déplacements professionnels, le meilleur moyen est de dématérialiser la gestion des notes de frais en adoptant une solution de gestion des notes de frais comme Expensya !

Expensya est la solution Web et Mobile qui vous permettra de gérer efficacement vos dépenses et celles de vos employés. Cette solution vous garantit une diminution des coûts et une simplification du processus de gestion des notes de frais, du reçu à la comptabilité.

  • Finie la saisie manuelle, vos équipes prennent les reçus en photo, et la reconnaissance intelligente extrait toutes les informations pertinentes.
  • La dépense est rapidement créée et prête à être envoyée au manager pour approbation.
  • Le manager est instantanément notifié et découvre ainsi via son smartphone les dépenses de ses collaborateurs, il peut soit les approuver et les envoyer à la compta, soit les rejeter.
  • Le respect des politiques de dépense est automatisé, grâce à la configuration de règles automatiques : vous configurez des plafonds, des alertes, des blocages, en fonction de critères préalablement définis, et Expensya contrôle le respect de la politique pour vous, et informe vos équipes des éventuels dépassements.
  • Un export de données simplifié pouvant s’intégrer aux différents logiciels comptables pour éviter toute double saisie.

 

La dématérialisation de ce processus permet de rationaliser les coûts des déplacements professionnels et de garder une traçabilité des dépenses engagées.

 

Vous souhaitez optimiser la gestion de vos notes de frais ainsi que le contrôle des dépenses engagées ? Automatisez votre processus via une solution dédiée !

Analyser les dépenses de ses employés 

Examiner de près les dépenses de ses employés permet à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité et de comprendre les tendances des dépenses. Ainsi, l’entreprise pourrait savoir si la politique en place est efficace ou non et si certains centres de coûts sont trop importants. Parfois, cette analyse permettrait de voir que la politique de dépense n’est pas adaptée à certaines problématiques des employés et aux exigences des missions, et il faudra la réadapter.

Cette analyse peut vous permettre de déterminer où vos employés dépensent le plus et de comprendre comment économiser sur ces dépenses :

  • Des dépenses de transport trop importantes ? Pensez à engager une agence de voyage, à mettre en place un outil de Booking ou à créer un Travel Desk en interne.
  • Certains projets de votre entreprise durent plusieurs mois ? L’analyse des dépenses par axe analytique ou par projet peut vous permettre d’identifier les coûts globaux réels d’un contrat avec un client.
  • Vos équipes utilisent de plus en plus un moyen de transport en particulier ? Mettez en place un partenariat avec un acteur du secteur.

 

Vous l’aurez compris, l’analyse de vos dépenses est essentielle! Elle vous permet d’identifier rapidement des moyens simples de réaliser des économies.

C’est d’ailleurs pour cette raison qu’une solution comme Expensya donne accès à des statistiques sur les dépenses, et permet d’exporter des rapports complets qui peuvent être traités pour analyser vos données de dépenses.

 

Faire appel aux agences spécialisées en voyage d’affaire, les SBT ou l’Open Booking

Identifier les bons partenaires pourrait être synonyme d’économies pour l’entreprise. Avoir des agences comme partenaires permet d’obtenir des tarifs privilégiés et de contracter la meilleure offre. C’est la même idée avec les fameux SBT ou Self Booking Tool. Seule la méthode de gestion en amont des voyages d’affaire changera, et aujourd’hui, les agences historiques du businesss travel distribuent elles-mêmes leur SBT.

La question de votre approche du Travel se pose : préférez-vous un processus directif, ou plutôt en Open Booking ? A vous de choisir, et d’inculquer la mentalité qui va avec.

De nos jours de plus en plus d’entreprises optent pour une sensibilisation de leurs équipes au “Best Buy” et une logique ou chacun gère tous les aspects de son voyage d’affaire seul, mais en étant fortement orienté par la politique de l’entreprise et par ses outils.

 

Vous l’avez sûrement compris, un meilleur contrôle des dépenses professionnelles passe la mise en place de certaines pratiques dont l’automatisation de la gestion des notes de frais ! N’hésitez pas à vous inscrire gratuitement pour tester notre solution pendant 30 jours !

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