Notes de frais : justificatif perdu ?

Notes de frais : justificatif perdu ?

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Le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion des notes de frais, il faut le garder précieusement ! C’est la garantie de remboursement des frais engagés par le collaborateur et c’est également une pièce d’une grande importance pour l’entreprise qui rembourse des frais professionnels. En effet, les notes de frais sont exonérées de charges sociales, pour cette raison, les autorités en place exercent un contrôle assez strict.

Il arrive parfois que l’employé en mission perde un de ces précieux justificatifs : étant pressé, il part du restaurant sans le récupérer, ou il peut l’égarer parmi une pile de reçus cumulés tout le long de son déplacement professionnel. Cette perte peut coûter cher, et pour l’employé qui va avancer une demande de remboursement et pour son entreprise, qui ne saura comment procéder au remboursement dans ce cas.

Les enjeux liés à une telle perte sont assez lourds pour l’entreprise. Rembourser des dépenses professionnelles sans avoir de justificatif peut être perçu par l’administration fiscale comme un acte frauduleux qui peut vous coûter cher. Dans le même temps, ne pas rembourser un salarié qui a engagé des frais pour le compte de l’entreprise est délicat : il convient donc d’établir des règles strictes et claires face à ce type de cas.

Justificatif envolé ?

Dans le cas où, le collaborateur se retrouve sans facture pour justifier sa note de frais, la dépense engagée pour le compte de son entreprise sera considérée comme une dépense personnelle et ne lui sera pas remboursée.

Toutefois, il existe des moyens pour remédier à ce problème et trouver une alternative qui peut aboutir au remboursement du salarié. En effet, ce dernier peut :

  • Solliciter le fournisseur pour lui fournir un second justificatif. Cette alternative n’est possible que lorsque le fournisseur est accessible (l’employé peut soit se déplacer, soit le contacter et lui expliquer la situation).
  • Fournir un relevé du compte bancaire ou de sa carte personnelle afin de prouver que la dépense ait eu lieu en précisant la dépense, son montant et la date à laquelle elle a été engagée. Bien que légalement à risque, si elle est rare et pour de faibles montants, cette solution peut être tolérée.
  • Rédiger une déclaration sur l’honneur signée comportant son identité et ses coordonnées afin d’expliquer les faits, le contexte, les frais avancés et fournir tous les détails de la dépense (date, marchand, etc…). Dans certains cas, les entreprises exigent aussi le relevé de compte bancaire ou de la carte personnelle du collaborateur pour s’assurer du montant des frais avancés. Il faut être attentif en rédigeant la déclaration sur l’honneur, la moindre erreur est passible de redressement et pourra être retenue contre la personne.

Les deux derniers points restent toutefois des situations exceptionnelles dans lesquelles l’entreprise, peut rembourser son salarié sans que ce dernier ne fournisse le justificatif original de sa dépense. Ceci est en général acceptable si le montant en question ne dépasse pas 35€. Le contrôleur peut être tolérant si le montant reste raisonnable et que la situation n’est pas récurrente.

Expensya, la fin des justificatifs qui s’envolent !

Une autre solution d’exception viendra vous épargner ce problème assez récurrent. Une solution intelligente comme Expensya va vous libérer vous et vos collaborateurs de l’enfer de gestion des notes de frais, vous allez économiser un temps fou et éviter ce genre de désagrément !

Fini les factures perdues et les demandes de remboursement manquantes, avec Expensya, le processus est beaucoup plus simple : le collaborateur en mission prend son reçu en photo via son smartphone, sa dépense est automatiquement créée et stockée dans le Cloud en toute sécurité. De plus, Expensya intègre l’archivage à valeur probante parmi ses fonctionnalités payantes et vous pourrez enfin jetez le papier !

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