OCR : simplifiez la saisie des notes de frais !

OCR : simplifiez la saisie des notes de frais !

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Vous le savez, la gestion des notes de frais est l’une des tâches les plus fastidieuses pour une entreprise.

Grâce à la technologie de reconnaissance des caractères ou l’OCR, la saisie et le traitement des notes de frais sont automatisés !

OCR : késako ? 

L’OCR, « Optical Character Recognition » en anglais, ou « Reconnaissance Optique de Caractères » en français, est un procédé technologique qui permet de convertir une photo, un document papier et un PDF en un document numérique éditable.

Le programme derrière cette technologie commence par analyser l’image et la structure du fichier tout en détectant les différents éléments qui composent l’image : textes, cadres, images etc.

Chaque ligne est alors identifiée puis convertie en mots, et finalement en caractères.

La technologie de pointe propose au final le contenu susceptible d’être conforme à l’image de début.

Tout savoir sur l’OCR 

Ce procédé technologique s’avère donc être pratique et idéal pour la saisie des dépenses professionnelles.

La saisie d’une note de frais devient automatisée :

La reconnaissance intelligente facilite le traitement des notes de frais et apporte une fluidité au niveau de toutes les étapes du processus de gestion des notes de frais, et ce depuis la création de la dépense, jusqu’à son intégration en comptabilité.

La technologie OCR permet de faciliter la vie des utilisateurs et génère une meilleure productivité des collaborateurs.

Tous les acteurs sont concernés par cette automatisation : l’employé, le validateur et le comptable leur permettant ainsi d’économiser jusqu’à 80% du temps consacré au processus de gestion des notes de frais et d’éliminer les erreurs de saisie.

Découvrez 5 bonnes raisons d’automatiser la gestion des notes de frais

L’OCR automatise et simplifie donc le traitement des notes de frais, rend plus productifs les collaborateurs, et apporte un gain de temps et d’argent considérable.

OCR et notes de frais : comment ça marche ?

Une solution équipée d’une technologie de reconnaissance intelligente, permet de scanner le reçu de la dépense engagée, puis de générer une copie numérique prête à être envoyée pour vérification et validation.

En effet, la technologie de reconnaissance des caractères détecte instantanément toutes les informations pertinentes sur un reçu : la catégorie de la dépense, la date, le montant TTC et HT, les devises, le taux de TVA, le moyen de paiement, etc.

Découvrez-en plus sur l’intelligence artificielle

Adoptez l’OCR dans le processus de traitement de vos notes de frais !

Vous l’aurez compris, l’OCR vous permet donc de faciliter la gestion de vos notes de frais, et ce dans tout le processus de traitement.

Adopter une solution qui automatise et simplifie le traitement de vos notes de frais devient alors indispensable.

La solution Expensya, dotée d’une reconnaissance intelligente (technologie OCR+), permet aux collaborateurs de prendre en photo leurs reçus, depuis l’application sur leur smartphone ou de traiter des factures PDF reçues par email sur leurs comptes depuis la plateforme Web.

Toutes les informations pertinentes sont alors détectées en quelques secondes et la note de frais est automatiquement générée, prête à l’envoi pour vérification et validation auprès du manager.

N’hésitez pas à tester gratuitement la solution Expensya et de profiter de la meilleure reconnaissance du marché pendant 30 jours et sans engagement !

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