OVHcloud et Expensya : Une gestion des notes de frais 0 papier !

OVHcloud et Expensya : Une gestion des notes de frais 0 papier !

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Avant d’adopter notre solution Expensya, le groupe OVHcloud utilisait un outil qui n’était pas vraiment efficace pour gérer les notes de frais de l’entreprise. 

L’ancien outil était peu fiable au niveau des contrôles et moins efficace au niveau du stockage des justificatifs. Le processus était donc très long et le système de contrôle impertinent. 

« On ne voyait pas les justificatifs… Ce n’était pas du tout agréable pour les collaborateurs, l’expérience utilisateur était loin d’être optimale. Il n’y avait pas d’application mobile, ni de reconnaissance intelligente. La saisie était complètement manuelle et le contrôle était chronophage. » 

Le groupe, implanté dans 19 pays à travers le monde avec un effectif de plus de 2000 salariés souhaitait donc optimiser la gestion des notes de frais de l’ensemble des collaborateurs.  

Thomas Pruneyrac, Global Director Travel & Expense du groupe, revient sur le déploiement de la solution Expensya au sein du groupe OVHcloud. 

Expensya réinvite la gestion des notes de frais d’OVHcloud : 

Suite à un processus de recherche bien élaboré, il en est ressorti qu’Expensya était la solution la plus rapide, la plus fiable et la plus efficace.  

OVHcloud décide ainsi d’adopter notre solution pour la gestion des notes de frais de l’ensemble des collaborateurs. 

D’ailleurs, le groupe enregistre un taux d’adhésion à la solution quasi-total qui s’élève à 92% sachant que seulement 21% des collaborateurs ont adhérés à l’outil précédent. 

Les éléments décisifs quant au choix d’Expensya étaient multiples :   

  • La technologie de reconnaissance qui a rapidement séduit les équipes de OVHcloud 
  • La rapidité de mise en place de l’outil 
  • Le coût de la solution 
  • La Business Intelligence : le fait d’avoir des Dashboard personnalisés a joué en faveur de notre solution. 

N’hésitez pas à consulter notre article sur le TOP 5 des fonctionnalités indispensables pour votre application de notes de frais   

 Un déploiement rapide : une gestion des notes de frais 0 papier ! 

L’automatisation est un réel plus pour un groupe multi filiales comme OVHcloud. 

En effet, leurs collaborateurs voyageant partout dans le monde, ce processus s’avère donc efficace pour le groupe. 

Par ailleurs, OVHcloud utilise Expensya dans 18 pays dont 12 pays où ils sont pleinement actifs au quotidien. Toutes les notes de frais sont centralisées par l’équipe Travel du siège. 

Le suivi en temps réel, les Dashboard personnalisés et le pilotage de l’activité, permettent de garder un œil sur l’activité du collaborateur, et voir les détails de chaque dépense. 

« Pas besoin de faire une multitude de rapports pour voir où sont les dépenses. » 

Le groupe est également séduit quant à l’archivage à valeur probante, pour eux, jeter le papier était un critère important :  

« Nous sommes passés à un process 0 papier sur les papiers où il y a l’archivage légal. Le processus sera d’autant plus optimisé lorsque d’autres pays passeront à l’archivage à valeur légale. Ça sera parfait une fois qu’il n’y aura plus de papiers dans toutes nos filiales. » 

Expensya tient sa promesse de faire gagner 80% du temps sur la gestion des notes de frais.

En effet, pour une note de frais contenant 10 dépenses, le temps de traitement global de bout en bout, c’est-à-dire du moment où le collaborateur crée ses dépenses, la validation, jusqu’à l’intégration en comptabilité de la note, dure 14 minutes via Expensya alors que le processus de traitement du même nombre de dépenses avec l’ancien outil durait 57 minutes étant donné que cet outil n’automatisait pas la saisie ni le contrôle.

Découvrez la totalité du témoignage client ici et n’hésitez pas à essayer gratuitement notre solution pendant 30 jours et sans engagement ! 

À propos d’OVHcloud : 

OVHcloud est une entreprise française spécialisée dans les services de cloud computing. Fondée en 1999, l’entreprise propose des solutions de cloud public et privé, des serveurs dédiés, de l’hébergement mutualisé, de l’enregistrement de noms de domaines, de la fourniture d’accès à internet par lignes ADSL, VDSL, et SDSL, ainsi que de la téléphonie sur IP. 

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