Pourquoi et comment proposer une solution de paiement en entreprise ? Découvrez la réponse dans notre dernier article de la série sur les cartes de paiement professionnelles !
La gestion des dépenses professionnelles en entreprise est un processus chronophage et fastidieux, surtout au sein des grandes structures où les collaborateurs engagent plusieurs dépenses au cours de leurs missions professionnelles.
En effet, il suffit qu’un collaborateur se trompe d’information lors de la saisie de ses notes de frais, perd son justificatif ou dépasse le budget alloué pour que tout le processus vire au cauchemar et devient dix fois plus chronophage, frustrant, lent, et sujet à la fraude.
Utiliser un moyen de paiement couplé à une application de gestion de notes de frais vous permettra de gérer tout le processus de gestion des notes de frais, du paiement jusqu’à l’intégration dans vos outils de gestion. Les cartes de paiement en entreprise donnent à chacun de vos collaborateurs, et plus précisément aux cadres et managers, un contrôle sur les dépenses ainsi qu’une visibilité sur les transactions professionnelles, mais surtout une autonomie totale.
Lire aussi I Les avantages de l’utilisation des cartes de paiement professionnelles
Les cartes de paiement professionnelle représentent donc un moyen efficace pour tous les collaborateurs en entreprise, quelles que soient leurs positions hiérarchiques. Découvrez dans ce qui suit 6 raisons pour vous convaincre à adopter ce moyen de paiement.
Une solution de paiement pour les chefs d’entreprise, DAFs et managers
Retrouvez l’importance de l’utilisation des cartes d’entreprise pour :
Centraliser des dépenses
Les cartes de paiement professionnelle sont généralement rattachées à un compte bancaire de l’entreprise. Ce qui fait que chaque transaction émise par un de vos collaborateur à travers une carte quelconque, physique ou virtuelle, sera enregistrée dans l’historique du compte bancaire commun.
Les managers disposent alors d’une plus grande visibilité sur toutes les dépenses professionnelles engagées par l’ensemble des collaborateurs.
Les solutions de paiement par cartes d’entreprise de nouvelle génération sont complétées par une application mobile native qui génère automatiquement un rapport détaillé et interactif sur le type et la fréquence des dépenses, les collaborateurs qui engagent le plus de dépenses, et plus encore.
Avoir une visibilité sur les dépenses des collaborateurs en temps réel
Grâce aux cartes professionnelles, les managers, les chefs d’entreprise et les directeurs financiers peuvent suivre les dépenses de leurs collaborateurs en temps réel, et s’assurer que ceux-ci respectent les conditions de la politique de dépense de l’entreprise.
Lire aussi I Le secret d’une politique de dépenses réussie !
Gérer des dépenses à l’avance
Les solutions de paiement par cartes pour les entreprises ne se limitent pas à des cartes physiques. Bien au contraire, les éditeurs de cartes de paiement sur le marché proposent des offres complètes qui reflètent une compréhension approfondie de vos besoins.
En effet, les solutions de paiement professionnelles vous proposent de :
- Générer des cartes virtuelles pour chaque collaborateur qui en aura besoin ;
- Configurer des plafonds de paiement ;
- Spécifier le compte bancaire pour alimenter chaque carte ;
- Activer et désactiver des cartes physiques et virtuelles ;
Et encore plus de fonctionnalités qui ont été développées pour donner aux chefs d’entreprise et DAFs plus de contrôle sur les dépenses professionnelles de leurs employés.
Lire aussi I Choisir sa carte de paiement professionnelle : 10 questions à poser au prestataire
Chaque carte d’entreprise peut être paramétrée pour fluidifier le processus de gestion des dépenses et aider les managers à s’assurer que chaque transaction respecte la politique de dépense de l’entreprise.
Un moyen de paiement professionnel pour les employés
Retrouvez l’importance de la mise en place d’une solution de carte de paiement en entreprise pour vos collaborateurs.
Plus besoin d’engager des dépenses de leurs budgets personnels ou de se faire rembourser
Les avantages de l’utilisation d’une carte de paiement professionnelle sont nombreux. Ce moyen de paiement s’adapte à vos besoins et ceux de vos collaborateurs.
Il leur permet d’engager des dépenses professionnelles sans avoir à verser des sommes importantes de leurs budgets personnels.
En effet, les cartes d’entreprise prépayées épargnent aux collaborateurs ainsi que leurs managers tout le processus fastidieux de remboursement : les salariés n’ont plus à avancer des frais au cours de leurs missions professionnelles ni à attendre pendant des semaines pour se faire rembourser. Les managers, quant à eux, ne sont plus dans l’obligation de passer des heures à vérifier les dépenses de leurs employés, afin de les rembourser.
Autonomie et liberté dans la gestion des dépenses
Une carte de paiement professionnelle libère vos employés et leur permet de gérer leurs dépenses professionnelles en toute autonomie.
Par conséquent, vos collaborateurs ne dépendront plus les uns des autres. Lorsqu’un employé part en mission à l’étranger et emmène avec lui sa carte d’entreprise, il ne limitera plus l’activité de ses collègues. Chacun est indépendant et peut effectuer des paiements en ligne ou en personne, sans déranger personne.
Un processus de gestion des notes de frais automatisé
Les cartes d’entreprise, couplées à une solution de gestion des notes de frais, vont considérablement faciliter la gestion financière et administrative pour vos collaborateurs en déplacement.
Ces derniers ne sont plus amenés à passer des heures à remplir des fichiers Excel interminables, à fouiller entre les dizaines de reçus et justificatifs de paiement pour retranscrire les chiffres de la TVA, le nom du marchand, etc.
Grâce à une solution de paiement connectée, les employés n’ont plus qu’à effectuer leurs achats et scanner leurs justificatifs : une note de frais remplie apparaît, automatiquement.
Les collaborateurs peuvent même se débarrasser des justificatifs de paiement sous format papier si la solution de notes de frais choisie offre l’archivage à valeur probante ; une fonctionnalité qui vous fera gagner du temps, des ressources, et des espaces de stockage.
Equiper vos équipes d’une carte de paiement professionnelle
Le choix d’une solution de carte de paiement en entreprise est une décision stratégique avant tout, qui entre dans le cadre d’un projet d’automatisation des processus et d’optimisation des efforts des collaborateurs.
Utilisées par les chefs d’entreprise, les managers et les collaborateurs, les cartes d’entreprises sont l’allié le plus performant, flexible et adapté aux besoins de chaque membre de l’entreprise, pour une maîtrise parfaite des frais professionnels.
En effet, quelle que soit la taille de votre entreprise, il existe toujours une carte de paiement professionnelle adaptée.
Choisissez bien votre cible et présentez-lui les arguments adéquats, qui lui sont pertinents. Mais avant de vous lancer, veillez à bien étudier les différentes offres de chaque éditeur de carte. Distinguez les différences entre elles et maîtrisez les bien afin de choisir la solution qui vous correspond le plus.
Et n’oubliez pas qu’une solution de gestion de paiement devrait être connectée à des solutions de gestion de notes de frais qui viennent compléter ce moyen de paiement et automatiser toutes les étapes du processus financier.
Laisser un commentaire