Remboursement des notes de frais : comment éviter les délais ?

Remboursement des notes de frais : comment éviter les délais ?

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Le remboursement des frais professionnels des collaborateurs est une étape fondamentale dans le traitement des notes de frais d’une entreprise.

Étant une obligation pour l’employeur et l’équipe financière, ces derniers consacrent un temps considérable pour le traitement des notes de frais, la vérification des justificatifs, et les modes de remboursement.

En effet, ce processus peut rapidement devenir une procédure coûteuse et contraignante pour l’entreprise. Mais comment éviter les retards de remboursement des notes de frais ?

Afin de vous faciliter la tâche, notre équipe de rédaction a concocté pour vous des conseils à suivre pour adopter une procédure de remboursement simple et efficace !

1. Définir une politique de remboursement des notes de frais :

La politique de dépense définit le mode de remboursement d’une entreprise. Il est primordial de définir une politique de remboursement claire et précise.

Cette étape a pour but d’orienter les collaborateurs sur les règles à suivre, les types de dépenses autorisés ainsi que les montants à ne pas dépasser lors de leurs déplacements professionnels.

Selon une étude de la GTBA, il existe un décalage entre ce que les collaborateurs pensent avoir comme droit de dépenses et ce qui est véritablement accepté par les managers : est-ce qu’un frais de transport avec Uber est valide ? Est-ce qu’une réservation d’un logement sur AirBnB compte parmi les frais d’hébergement ? 

N’hésitez pas à découvrir comment mettre au point une politique de dépense

Afin d’éviter toute anomalie dans la gestion des notes de frais, la définition d’une politique de dépenses devient alors indispensable. Ceci servira autant le collaborateur que son manager lors de la validation des notes de frais. En effet, un gain de temps considérable sera noté lorsque les critères sont approuvés. Mais quelles sont les dépenses que l’entreprise est tenue de rembourser ?

2. Connaître les différents types de dépenses pris en charge :

Toutes les dépenses effectuées par un collaborateur en déplacement ne sont pas toutes remboursables.

Dans le cadre des déplacements professionnels des collaborateurs, l’entreprise est tenue de rembourser les dépenses suivantes :

  • Les dépenses de transport : correspond aux frais engagés pour le déplacement des collaborateurs.
  • Les dépenses d’hébergement : le lieu de travail temporaire doit être situé à plus de 50km du domicile du salarié. Aussi, si le domicile du collaborateur est à moins de 1h30 de trajet en transports en commun du lieu de travail.
  • Les repas : correspond aux frais engagés pour la restauration lors de déplacements professionnels. Dans le cas où un client a été invité à déjeuner ou dîner, la note doit être précisée avec le nom des invités, le motif de l’invitation, le prix payé et le montant de la TVA.

A noter que d’autres frais engagés peuvent être remboursés : ceci dépendra de la nature de la dépense.

Mais qu’en est-il du mode de remboursement ?

3. Adopter un mode de remboursement :

Il existe deux modalités de remboursement des frais professionnels : un remboursement au réel ou une indemnisation forfaitaire.

L’entreprise concernée peut ainsi choisir le mode de remboursement et de fonctionnement qui lui convient.

Remboursement des frais réels :

Le remboursement au réel correspond à une prise en charge intégrale des dépenses engagées. La note de frais est obligatoire pour que le service financier puisse effectuer le remboursement.

Remboursement forfaitaire des frais engagés :

Le remboursement au forfait consiste à ce que l’employeur indemnise son salarié selon un barème minimum définit par l’URSSAF.

Le collaborateur doit fournir des justificatifs, telles que la raison de la dépense, la date et les circonstances de la dépense.

En savoir plus sur les modalités de remboursement et règles fiscales 

4. Être rigoureux lors de l’envoi des notes de frais :

Il est recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour faire ses notes de frais.

Lorsque ces dernières sont réalisées au fur et à mesure de vos dépenses, vous éviterez les oublis ou la confusion liés à chaque frais encourus.  

La rigueur dans l’envoi des notes de frais permettra de transmettre toutes les dépenses au service comptable et au responsable hiérarchique, afin de favoriser un remboursement rapide.

5. Utiliser une solution de gestion de notes de frais :

Si vous souhaitez garantir une gestion de notes de frais efficace, vous munir d’une solution de notes de frais est la solution idéale.

En effet, la digitalisation et l’automatisation de tout le process de traitement des notes de frais vous permettra de gagner en temps et en argent, et d’améliorer les délais de remboursement 

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