Procédure de remboursement des notes de frais

Remboursement des notes de frais : quelle politique adopter ?

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La procédure de remboursement des notes de frais n’est pas une tâche évidente à mettre en place.

Rembourser les notes de frais des collaborateurs est très souvent une démarche fastidieuse pour l’employeur. En effet, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir un poids pour l’entreprise si elle n’est pas bien organisée. C’est pourquoi instaurer une politique de remboursement des notes de frais est d’une importance capitale pour assurer le bon déroulement de ce processus.

En définissant des règles claires et qui sont connues de tous les collaborateurs de l’entreprise, les problèmes de gestion et les malentendus seront évités.

Pourquoi établir une politique de remboursement des notes de frais  ?

Les salariés qui engagent des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle sont dans l’obligation de les déclarer à leur employeur dans le respect du cadre légal.

Saviez-vous que la gestion des notes de frais peut être génératrice de perte de temps pour divers intervenants ?

  • Pour le salarié, qui engage les frais
  • Pour le manager et le service RH qui approuvent ou rejettent les dépenses
  • Pour le service comptable, qui les vérifie et comptabilise

De plus, l’entreprise peut également s’exposer à des risques fiscaux dans le cas où des anomalies sont détectées dans les dépenses professionnelles.

C’est la raison pour laquelle, dans un environnement qui est de plus en plus complexe, avoir une vue d’ensemble des dépenses engagées devient primordial. Les entreprises établissent ainsi une politique de dépenses afin d’avoir un meilleur contrôle et suivi des dépenses mais également pour sensibiliser les collaborateurs aux règles à suivre lors d’un déplacement professionnel.

L’inexistence d’une politique de dépenses peut être fatale pour une entreprise et fait partie des coûts cachés de la gestion des notes de frais.

En savoir plus sur les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais

Afin de mettre en place un processus plus performant, découvrez sans plus tarder notre guide pour établir une procédure efficace de remboursement des notes de frais.

1. Définir une politique de remboursement des notes de frais

La politique de dépense  caractérise le mode de remboursement de l’entreprise.

L’employeur peut choisir librement le mode de remboursement (au réel ou au forfait) pour chaque déplacement de ses employés. Il est toutefois recommandé de consulter les employés afin de choisir le mode de remboursement qui leur convient le mieux.

Cette étape est primordiale dans le processus de remboursement des notes de frais et a pour objectif de guider le salarié, pour découvrir les dépenses qui lui sont autorisés lors de son déplacement professionnel.

Il est important de spécifier qu’une politique de remboursement s’appuie sur un diagnostic des comportements existants et des objectifs de l’entreprise, et ceci selon plusieurs critères :

– Le type de dépenses : natures des frais, montants, fréquence, etc.

– La population de collaborateurs qui a recours aux frais.

– Les règles actuelles et leur respect.

La politique de remboursement de frais d’une entreprise doit donc refléter les usages, mais aussi la vision et la stratégie de l’entreprise.

Bon à savoir : pour une meilleure fluidité et contrôle des dépenses, le déplacement d’un collaborateur peut être motivé par un ordre de mission qui définit un cadre précis mais qui n’est pas obligatoire. De manière générale, le document contient toutes  les dépenses qui doivent être engagées par le collaborateur ainsi que les objectifs de son déplacement professionnel.

2. Envoyer les notes de frais au service comptabilité

Pourquoi transmettre sa note de frais, si ce n’est que pour être remboursé ?

L’envoi des notes de frais permet d’obtenir l’ensemble des validations requises, mais également de transmettre toutes les informations pour la comptabilité, l’analyse ou encore l’audit.

La procédure d’envoi de notes de frais permet de transmettre toutes les informations utiles au responsable hiérarchique et au comptable, afin de permettre de justifier avec précision les frais engagés par le salarié.

Ces informations comprennent des notions de dates, montants, marchand, invités, axes analytiques, alertes de non-respect des règles ou de doublons. etc.

Les   solutions de gestion des notes de frais modernes comme Expensya permettent la dématérialisation du processus. Fini la saisie manuelle, la perte des justificatifs  ou encore l’archivage physique !

Les solutions innovantes permettent d’éviter les circuits de validation sur plusieurs niveaux, complexes et longs. Avec une solution dématérialisée, un véritable gain de temps pour l’employeur sera noté !

N’hésitez pas à consulter notre article sur les 5 fonctionnalités indispensables pour votre application de notes de frais 

3. Contrôler et valider les notes de frais

Saviez-vous qu’en entreprise, la fraude peut représenter une part importante des dépenses d’une entreprise ? En effet, selon Les Echos et Capital, elle coûterait 700€ par an et par salarié !

Lorsque les règles sont correctement paramétrées dans les solutions automatisées, le manager peut ainsi se concentrer sur les dépenses générant des alertes. De cette manière, le collaborateur en déplacement saura s’il respecte ou non les règles et plafonds fixés par l’entreprise grâce à des notifications automatiques sur l’outil de gestion de notes de frais.

La note de frais doit obligatoirement respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF pour qu’elle soit validée par l’entreprise : les dépenses effectuées doivent être engagées dans le cadre de la mission et doivent répondre aux besoins de l’entreprise. Dans le cas inverse, les services fiscaux peuvent la requalifier comme un avantage en nature s’ils l’estiment nécessaire.

Une fois tous les éléments rassemblés, le collaborateur soumet sa note de frais pour que le service financier puisse procéder à sa validation. Le contrôle et la validation des notes de frais représentent donc une étape primordiale dans tout le processus de remboursement des notes de frais.

4. Traiter et rembourser les notes de frais 

Le traitement et le remboursement des notes de frais est la dernière étape du processus de gestion des notes de frais.

Une fois la note reçue, le DAF peut l’intégrer dans les systèmes d’information de l’entreprise et rembourser le collaborateur.

Important : il est primordial de respecter une procédure stricte de remboursement des notes de frais pour éviter la fraude et un redressement fiscal.

De manière générale, et selon les process établis par l’entreprise, l’employeur peut effectuer un remboursement au fil de l’eau, à une date fixe, via virement bancaire SEPA.

Mais ce processus peut rapidement devenir une procédure contraignante pour l’entreprise et peut aboutir à un retard de remboursement des notes de frais.

Découvrez comment éviter les délais de remboursement des notes de frais 

5. Passez à l’automatisation des notes de frais 

Vous l’avez compris, la procédure de remboursement des notes de frais n’est pas une tâche facile à mettre en œuvre, surtout dans le cas où l’entreprise n’utilise pas de solution digitalisée.

Avec l’essor des technologies de dernière génération, de nombreuses étapes de la gestion des notes de frais sont aujourd’hui simplifiées et automatisées : la saisie, le contrôle, l’intégration bancaire, la lutte anti-fraude, le remboursement et bien d’autre !

Opter pour un logiciel de gestion des notes de frais est donc devenu primordial. Mais lequel choisir ?

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