Tout savoir sur le Fichier des Écritures Comptables : le « FEC »

A présent, dans le cas d’un contrôle fiscal, une entreprise est dans l’obligation de fournir le FEC qui est un document regroupant l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise. Ce fichier est un document numérique qui permet de rendre compte de l’ensemble de la comptabilité d’une entreprise.

Il faut toutefois, respecter certaines règles pour réaliser ce fichier. En effet, ce fichier informatique doit être lisible par le logiciel officiel de l’administration fiscale. Le fichier doit inclure des champs d’informations obligatoires et requiert une saisie comptable parfaitement effectuée afin de s’assurer de la régularité des champs renseignés.

Définition du fichier des écritures comptables FEC

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document numérique obligatoire en France qui regroupe l’ensemble des écritures comptables enregistrées par une entreprise au cours d’un exercice fiscal. Il a été introduit par l’article L.47 A-I du Livre des Procédures Fiscales et doit être conforme à un format défini et normalisé. Son objectif est de faciliter les contrôles fiscaux, de garantir la transparence et la fiabilité des données comptables, et d’améliorer la gestion comptable des entreprises. Le FEC doit être fourni à l’administration fiscale en cas de contrôle et respecter les exigences légales en termes de structure, de contenu et de conservation.

Quelles entreprises doivent présenter le Fichier des Écritures Comptables? 

D’après l’article 14 de la troisième loi de finances rectificative pour 2012 (loi 2012-1510 du 29 décembre 2012), toute entreprise, quel que soit son mode d’imposition (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés) tenant sa comptabilité au travers de systèmes informatisés, doit présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée afin de faciliter sa transmission et sa lecture. Cette obligation de remettre l’ensemble des données comptables sur un document dématérialisé émane du fait que l’administration fiscale a besoin d’avoir une visibilité sur les comptes de l’entreprise afin de s’assurer de la conformité et de la cohérence des données de l’entreprise avec ses déclarations fiscales.

L’entreprise a le choix de fournir un des deux formats de fichiers prévus par l’arrêté :

• Un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
• Un fichier structuré, codé en XML et respectant la structure du fichier XSD ( Plus d’informations sur impots.gouv.fr).

Les fichiers seront remis à l’administration fiscale sur DVD ou CD, non réinscriptibles.

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Intérêt du Fichier des Écritures Comptables

Le FEC est un document sur lequel, se base l’administration fiscale pour effectuer ses contrôles. Ce document regroupe des données qui serviront au vérificateur de comptabilité de :

• Vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales
• Optimiser le temps lors du contrôle
• Automatiser les opérations de contrôle
• Réaliser des contrôles plus efficaces
• Détecter facilement les anomalies présentes dans la comptabilité d’une entreprise donnée

Le FEC est directement généré depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Sinon dans le cas où l’entreprise externalise sa comptabilité, c’est l’expert-comptable en charge qui le fournit.

Le FEC présente également des avantages pour l’entreprise. En effet, il permet de renforcer son contrôle interne, s’assurer de la fiabilité des données financières, exploiter cette data pour l’avenir, et d’avoir un rapport détaillé de l’activité de l’entreprise.

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Que comporte le Fichier des Écritures Comptables?

Le document fourni à l’administration fiscale doit comporter différents éléments retraçant la comptabilité de l’entreprise. Cet ensemble d’informations est prédéfini par Article L47 A. Parmi ces informations, on retrouve des éléments tels que les numéros de comptes généraux et auxiliaires, les libellés, les numéros de pièces, les montants au débit et au crédit… Au total ce sont les 18 informations listées ci-dessous qui doivent figurer sur ce fichier.

Le fichier doit comprendre les 18 informations suivantes :

1. Code journal de l’écriture comptable
2. Libellé journal de l’écriture comptable
3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Les formats du fichier FEC acceptés

Le format de fichier accepté pour le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est le format texte avec des valeurs séparées par des caractères de tabulation (TAB), également connu sous l’extension .txt. Ce format permet une lecture aisée et un traitement efficient des données par l’administration fiscale et les logiciels comptables.

Il convient de noter que certaines autres règles doivent être respectées pour assurer la conformité du fichier FEC, telles que le respect de l’ordre chronologique des écritures et l’inclusion de certaines informations obligatoires telles que les numéros de compte, les dates d’opération, les numéros de pièces justificatives, et les montants débités ou crédités.

Expensya : logiciel comptable compatible avec FEC

Expensya est un logiciel comptable compatible avec le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Il s’agit d’une solution de gestion des dépenses et de suivi des frais professionnels qui facilite la saisie, le stockage et le traitement des données comptables des entreprises.

Expensya propose des fonctionnalités et des outils pour la création et la gestion du FEC, en conformité avec les exigences légales françaises. Le logiciel permet de générer un fichier FEC conforme aux format et informations requis par l’administration fiscale, facilitant ainsi la gestion comptable et la conformité fiscale pour les entreprises.

En utilisant Expensya pour vos besoins comptables, vous bénéficiez d’une solution simple et efficace pour le suivi des dépenses et la conformité avec les exigences du Fichier des Écritures Comptables.

Autres logiciels :

1. Sage
2. QuickBooks
3. EBP Compta
4. Cegid
5. CIEL Compta
6. Odoo
7. Quadratus Compta
8. Wave
9. Zoho Books
10. Xero

10 conseils pour une gestion efficace du FEC

1. Utilisez un logiciel comptable compatible : Sélectionnez le meilleur logiciel comptable qui permet de générer un fichier FEC conforme aux exigences légales, tel qu’Expensya, QuickBooks, Sage ou d’autres alternatives compatibles.
2. Tenue à jour des écritures comptables : Assurez-vous que toutes les écritures comptables sont saisies et mises à jour en temps réel. Cela permet d’éviter les erreurs et les oublis lors de la création du FEC.
3. Conformité aux obligations légales : Veillez à inclure tous les éléments obligatoires dans le fichier FEC, tels que les numéros de compte, les dates, les montants débités et crédités, et les pièces justificatives.
4. Vérification régulière de la conformité : Effectuez des vérifications régulières de la conformité du fichier FEC à la réglementation en vigueur, en utilisant par exemple l’outil de test mis à disposition par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
5. Conservez les documents sur une longue période : Conservez le FEC et les pièces justificatives pendant au moins six ans, conformément aux obligations légales en matière de conservation des documents comptables.
6. Formation continue : Formez-vous et formez vos collaborateurs sur les obligations liées au FEC et les évolutions réglementaires, afin de rester informé des changements et de garantir le respect des exigences fiscales.
7. Sécurisez vos données : Mettez en place des mesures de sécurité pour protéger les fichiers FEC contre la perte, l’accès non autorisé ou la corruption.
8. Archivage structuré : Organisez et archivez les fichiers FEC de manière structurée et cohérente, afin de faciliter l’accès et la consultation en cas de contrôle fiscal.
9. Automatisez les processus : Automatisez autant que possible la saisie des écritures comptables, l’enregistrement, la vérification et la consolidation des données pour une gestion plus efficace du FEC.
10. Planifiez les contrôles fiscaux : Anticipez les contrôles fiscaux en réalisant des simulations et en préparant la documentation nécessaire pour répondre aux exigences de l’administration fiscale.

Fréquence de mise à jour et de conservation des données

La fréquence de mise à jour et de conservation des données relatives aux écritures comptables est essentielle pour assurer une gestion comptable efficace et pour respecter les obligations fiscales.

1. Mise à jour régulière des données : Il est recommandé de mettre à jour les données comptables au fur et à mesure des opérations réalisées par l’entreprise plutôt que de les compiler en fin d’exercice. Cette pratique permet d’éviter les erreurs, les oublis et facilite la préparation du fichier contenant toutes les écritures comptables à soumettre à l’administration fiscale.
2. Conservation des données : Les entreprises sont tenues par la législation française de conserver les données comptables et les documents justificatifs (factures, relevés bancaires, pièces comptables, etc.) pendant une période minimale de six ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Cette période de conservation peut être plus longue si des obligations spécifiques s’appliquent à certaines données ou documents.
3. Tenir compte des évolutions législatives : Les entreprises doivent rester informées des changements législatifs et des évolutions des exigences de conservation des données comptables pour adapter leurs pratiques en conséquence.
4. Organiser les archives : Il est essentiel de conserver les données comptables et les documents justificatifs de manière structurée et ordonnée pour faciliter l’accès et la consultation lors des contrôles fiscaux ou des audits internes.

Le FEC et les contrôles fiscaux

Attention aux sanctions !

Les sanctions encourues dans le cas de non-respect de cette politique peuvent être lourdes pour les entreprises.  Ce fichier est désormais le seul moyen de présentation de toute comptabilité effectuée au moyen d’un logiciel lors d’un contrôle fiscal. La présentation du FEC doit suivre certaines normes établies par l’administration fiscale (type du fichier, nombre des colonnes, intitulé des colonnes, format des dates, etc…). A défaut de transmission du FEC ou dans le cas de non-respect des indications, l’entreprise encourt des sanctions pécuniaires assez lourdes : un montant allant jusqu’à 5000 € doit être versé lorsqu’un FEC non conforme ou non transmis est remis à l’administration fiscale. Les sanctions peuvent même déboucher sur un rejet de la comptabilité.

Comment éviter les sanctions ?

Il faut veiller à utiliser un logiciel qui s’adapte aux normes de la loi, c’est à dire qu’il respecte le caractère probant, à savoir l’irréversibilité et l’intangibilité. Privilégiez de produire vos FEC et la documentation nécessaire à l’avance plutôt que de le faire à la dernière minute. Ainsi, vous avez le temps de vérifier vos fichiers avant de les transmettre à l’administration fiscale et vous êtes surs d’être dans les normes.

Après avoir produit son FEC, un contrôle s’impose afin de détecter les éventuelles anomalies. C’est une manière de s’assurer que les informations saisies dans le fichier correspondent à la demande de l’administration fiscale. Vous minimisez ainsi tout risque de non-conformité aux lois en vigueur.