A présent, dans le cas d’un contrôle fiscal, une entreprise est dans l’obligation de fournir le FEC qui est un document regroupant l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise. Ce fichier est un document numérique qui permet de rendre compte de l’ensemble de la comptabilité d’une entreprise.
Il faut toutefois, respecter certaines règles pour réaliser ce fichier. En effet, ce fichier informatique doit être lisible par le logiciel officiel de l’administration fiscale. Le fichier doit inclure des champs d’informations obligatoires et requiert une saisie comptable parfaitement effectuée afin de s’assurer de la régularité des champs renseignés.
Quelles entreprises doivent présenter le Fichier des Écritures Comptables?
D’après l’article 14 de la troisième loi de finances rectificative pour 2012 (loi 2012-1510 du 29 décembre 2012), toute entreprise, quel que soit son mode d’imposition (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés) tenant sa comptabilité au travers de systèmes informatisés, doit présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée afin de faciliter sa transmission et sa lecture. Cette obligation de remettre l’ensemble des données comptables sur un document dématérialisé émane du fait que l’administration fiscale a besoin d’avoir une visibilité sur les comptes de l’entreprise afin de s’assurer de la conformité et de la cohérence des données de l’entreprise avec ses déclarations fiscales.
L’entreprise a le choix de fournir un des deux formats de fichiers prévus par l’arrêté :
- Un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
- Un fichier structuré, codé en XML et respectant la structure du fichier XSD ( Plus d’informations sur impots.gouv.fr).
Les fichiers seront remis à l’administration fiscale sur DVD ou CD, non réinscriptibles.
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Intérêt du Fichier des Écritures Comptables
Le FEC est un document sur lequel, se base l’administration fiscale pour effectuer ses contrôles. Ce document regroupe des données qui serviront au vérificateur de comptabilité de :
- Vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales
- Optimiser le temps lors du contrôle
- Automatiser les opérations de contrôle
- Réaliser des contrôles plus efficaces
- Détecter facilement les anomalies présentes dans la comptabilité d’une entreprise donnée
Le FEC est directement généré depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Sinon dans le cas où l’entreprise externalise sa comptabilité, c’est l’expert-comptable en charge qui le fournit.
Le FEC présente également des avantages pour l’entreprise. En effet, il permet de renforcer son contrôle interne, s’assurer de la fiabilité des données financières, exploiter cette data pour l’avenir, et d’avoir un rapport détaillé de l’activité de l’entreprise.
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Que comporte le Fichier des Écritures Comptables?
Le document fourni à l’administration fiscale doit comporter différents éléments retraçant la comptabilité de l’entreprise. Cet ensemble d’informations est prédéfini par Article L47 A. Parmi ces informations, on retrouve des éléments tels que les numéros de comptes généraux et auxiliaires, les libellés, les numéros de pièces, les montants au débit et au crédit… Au total ce sont les 18 informations listées ci-dessous qui doivent figurer sur ce fichier.
Le fichier doit comprendre les 18 informations suivantes :
- Code journal de l’écriture comptable
- Libellé journal de l’écriture comptable
- Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- Date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Numéro de compte
- Libellé de compte
- Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Référence de la pièce justificative
- Date de la pièce justificative
- Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
- Montant au débit
- Montant au crédit
- Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
- Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
- Date de validation de l’écriture comptable
- Montant en devise (à blanc si non utilisé)
- Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
Attention aux sanctions !
Les sanctions encourues dans le cas de non-respect de cette politique peuvent être lourdes pour les entreprises. Ce fichier est désormais le seul moyen de présentation de toute comptabilité effectuée au moyen d’un logiciel lors d’un contrôle fiscal. La présentation du FEC doit suivre certaines normes établies par l’administration fiscale (type du fichier, nombre des colonnes, intitulé des colonnes, format des dates, etc…). A défaut de transmission du FEC ou dans le cas de non-respect des indications, l’entreprise encourt des sanctions pécuniaires assez lourdes : un montant allant jusqu’à 5000 € doit être versé lorsqu’un FEC non conforme ou non transmis est remis à l’administration fiscale. Les sanctions peuvent même déboucher sur un rejet de la comptabilité.
Pour éviter ces sanctions :
Produire un FEC dans les normes
Il faut veiller à utiliser un logiciel qui s’adapte aux normes de la loi, c’est à dire qu’il respecte le caractère probant, à savoir l’irréversibilité et l’intangibilité. Privilégiez de produire vos FEC et la documentation nécessaire à l’avance plutôt que de le faire à la dernière minute. Ainsi, vous avez le temps de vérifier vos fichiers avant de les transmettre à l’administration fiscale et vous êtes surs d’être dans les normes.
Assurer un contrôle du FEC avant envoi
Après avoir produit son FEC, un contrôle s’impose afin de détecter les éventuelles anomalies. C’est une manière de s’assurer que les informations saisies dans le fichier correspondent à la demande de l’administration fiscale. Vous minimisez ainsi tout risque de non-conformité aux lois en vigueur.
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