URSSAF et notes de frais

URSSAF et notes de frais : les erreurs passibles de redressement

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Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais peut parfois virer au cauchemar. En plus de la complexité de gestion, l’entreprise fait face à un autre type de pression : les contrôles de l’URSSAF.  

Les contrôles de l’URSSAF sont redoutés par tous les chefs d’entreprises : faire l’objet d’un redressement est  une situation difficle qu’aucune entreprise ne souhaite vivre !

En effet, l’URSSAF contrôle de près la gestion des notes de frais des déplacements professionnels. La moindre petite erreur peut avoir de lourdes conséquences sur le plan légal de l’entreprise.  

Ces dernières peuvent subir à tout moment un contrôle de l’URSSAF qui consiste à vérifier toutes les dépenses de l’entreprise, dont les notes de frais. Mais ce n’est pas tout, les procédures à suivre sont strictes et doivent être respectées. En cas de mauvaise gestion, plusieurs acteurs seront impactés : l’entreprise, les salariés et les dirigeants. 

Par conséquent, quelles sont les erreurs qui sont souvent repérées par l’Urssaf dans les notes de frais professionnels ? Comment éviter les redressements ? C’est ce que notre équipe de rédaction va vous dévoiler pour éviter tout risque de sanction !  

Ne pas avoir de justificatif de dépense  

Qui dit note de frais dit impérativement dépense justifiée : l’entreprise est dans l’obligation de vérifier que toute dépense et accompagnée de son justificatif 

En effet, l’absence de justificatif est le premier motif de redressement fiscal d’une entreprise. 

Pour éviter ce calvaire, vous devez conserver les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées, etc.) de chaque dépense faisant l’objet d’une note de frais professionnelle remboursée par l’entreprise. Soyez vigilants ! 

A noter que pour les repas d’affaires dans lesquelles vous invitez un prospect ou un client, vous devez conserver la note en indiquant à son dos : le nom du client et de sa société ainsi que sa fonction.  

Découvrez-en plus sur les justificatifs de notes de frais ici 

Déclarer une dépense sans motif professionnel 

Autre fait : la dépense doit être engagée dans le cadre de l’activité professionnelle 

En effet, une dépense est considérée comme engagée lorsqu’elle n’est pas d’ordre personnel. Ainsi, les frais engagés qui ne sont pas dans l’intérêt de l’entreprise sont exclues des charges déductibles. De plus,  toute dépense doit être engagée dans le cadre de son activité pour être exonérée de charges sociales.

Les notes de frais doivent donc être proportionnés et engagés dans le cadre de l’activité professionnelle de l’entreprise.

Dépasser la limite d’exonération  

C’est un fait : le montant de la dépense doit être raisonnable. Souvent, il arrive que les collaborateurs en déplacement professionnel engagent des frais importants qui ne sont pas conformes aux limites des dépenses fixés par l’entreprise, et qui dépassent les seuils établis par l’administration fiscale.  

Dans ce cas, la dépense sera considérée comme avantage en nature et ne sera plus exonérée de charges sociales.

Pour éviter ce désagrément, vous devez mettre en place une politique de dépenses claire et précise qui permettra à tous les employés de connaître les limites des dépenses à ne pas dépasser.  

L’automatisation de la gestion des notes de frais représente donc la solution à mettre en œuvre pour l’entreprise, et ce, pour assurer le contrôle et le suivi ainsi que la conformité des dépenses professionnelles de ses collaborateurs. 

Consultez notre article sur la mise en place d’une politique de dépenses pour en savoir plus ! 

Opter pour le mauvais mode de remboursement  

Lorsque vous devez effectuer un remboursement des frais, vous devez opter pour le bon mode de remboursement.

Pour les chefs d’entreprises, aucun remboursement forfaitaire n’est possible. La totalité de leurs dépenses doivent être justifiées et remboursées au réel. A noter que les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l’administration fiscale.  

Pour les employés, vous avez la possibilité d’être remboursé sur une base forfaitaire ou bien d’être remboursé au réel, sur présentation de justificatifs. 

Pour cette raison, opter pour le mauvais mode de remboursement des frais professionnels de vos collaborateurs est passible de redressement. Et ce, même pour des petits montants. 

Déclarer une double dépense : 

Extrêmement répandue chez les entreprises, les dépenses dupliquées est une pratique courante qui est souvent difficile à contrôler. En effet, une vérification manuelle des dépenses est fastidieuse et coûteuse.  

Déclarer une double dépense peut être considéré comme un acte frauduleux et peut causer des sanctions lourdes pour les entreprises. 

C’est pourquoi, opter pour une solution digitale pour la gestion de notes de frais permet d’automatiser le contrôle et de détecter les dépenses dupliquées. Ainsi, les entreprises n’ont plus à se soucier de cette étape ni redouter les redressements. 

N’hésitez pas à consulter notre article sur les 5 raisons d’automatiser la gestion des notes de frais 

Comment éviter ces erreurs et optimiser la gestion des notes de frais ? 

Vous l’aurez compris, les notes de frais impliquent donc une gestion administrative et financière rigoureuse. Les erreurs détectées par l’URSSAF sont nombreuses, et les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise. 

Vous devez donc faire attention aux sanctions et veiller à ce que tout le processus de gestion de notes de frais soit respecté. Comment ?  

Si vous souhaitez éviter les redressements et garantir un contrôle de gestion de notes de frais efficace, opter pour une solution de notes de frais est l‘attitude à adopter. Laquelle ? 

Expensya répond à cette problématique et vous simplifie la vie !  

Adopter notre solution de gestion de notes de frais vous permettra de  

  • Limiter les tentatives de fraudes et les dépenses non conformes 
  • Contrôler, suivre et tracer toutes les dépenses internes de votre entreprise. 
  • Réduire les coûts et d’éviter les erreurs qui peuvent vous coûter très cher. 
  • Et bien plus encore !  

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